בדיקה של יום או יומיים בשנה, שמגלה מסמכים חסרים, נהלים מיושנים וטעויות בנוכחות לפני שמישהו אחר מגלה אותן.
תיקי עובדים: האם לכל עובד יש הודעה על תנאי עבודה, טופס 101, אישורים נדרשים ומסמכים חתומים. נוכחות: האם השעות מתועדות, האם יש תיקונים בלי אישור, האם יש חוסרים חוזרים. שעות נוספות ומנוחה: האם משולמות כנדרש, והאם יש חריגות. היעדרויות: האם יתרות החופשה והמחלה מדויקות. שכר: האם התלושים כוללים את כל הרכיבים. נהלים: האם הם מעודכנים ומופצים, כולל נוהל למניעת הטרדה מינית כשהוא נדרש. גיוס וסיום העסקה: האם תהליכים כמו שימוע ומסמכי סיום נעשים כראוי.
בעסק קטן אפשר לבדוק מדגם של תיקים ולא את כולם.
ביקורת של משרד העבודה, תביעה של עובד לשעבר או בדיקה של רואה החשבון יכולות לגלות את אותם פערים, אבל אז התיקון יקר יותר. ביקורת פנימית מאפשרת לתקן בזמן, לשלם הפרשים בלי קנסות, ולשפר תהליכים. היא גם נותנת תמונה של מה עובד טוב.
כדאי לשלב בביקורת את יועץ השכר, ובנושאים משפטיים גם עורך דין.
בוחרים מועד קבוע בשנה, למשל אחרי סגירת השנה, ומכינים רשימת בדיקה. בודקים קודם את מה שהכי מסוכן: שעות נוספות, מסמכי חובה ותשלומים בסיום העסקה. רושמים כל ממצא עם אחראי ותאריך תיקון, ובודקים בביקורת הבאה שהממצאים נסגרו.
ממצאים שחוזרים מצביעים על תהליך שצריך לשנות, לא רק על טעות שצריך לתקן.
לעסק שמתחיל, הנה חמש שאלות לבדיקה ראשונה: האם לכל עובד יש הודעה על תנאי עבודה חתומה? האם שעות נוספות של החודש האחרון חושבו נכון? האם יתרות החופשה בתלוש תואמות את הרישום? האם הנוהל למניעת הטרדה מינית פורסם, כשהוא נדרש? והאם לעובדים שעזבו השנה שולמו כל התשלומים? חמש שאלות, בדיקה של כמה שעות, ותמונה ראשונה של המצב.
ביקורת בדויה בעסק עם 30 עובדים:
| ממצא 1 | 4 עובדים בלי הודעה על תנאי עבודה חתומה |
|---|---|
| ממצא 2 | שעות נוספות של משמרות לילה חושבו כרגילות |
| ממצא 3 | נוהל נוכחות מלפני 3 שנים |
| תיקון | החתמה דיגיטלית, תשלום הפרשים ועדכון נוהל |
הדוגמה בדויה וממחישה בלבד.
כשהנוכחות, ההיעדרויות והמסמכים נמצאים במערכת אחת, הביקורת מהירה: מפיקים דוח של תיקונים ידניים, חוסרים, שעות נוספות ומסמכים שפגו, במקום לעבור על קלסרים.
פעם בשנה, ובנוסף בדיקה ממוקדת אחרי שינוי גדול.
מנהל או אחראי HR, יחד עם יועץ השכר, ובנושאים משפטיים עם עורך דין.
מתקנים ומשלמים הפרש בהקדם, ומשנים את התהליך. כדאי להתייעץ עם יועץ השכר.
נציג EZTime יראה לכם את זרימת העבודה על הנתונים של העסק שלכם.