למה בעסק עם משמרות, חצי מהצוות תמיד לא שמע על השינוי, ואיך דואגים שכולם יקבלו את אותו מידע.
הודעות חשובות לכולם: ערוץ אחד רשמי, שבו כל הודעה נשארת ואפשר לבדוק מי קרא. עדכונים מבצעיים: תדריך בתחילת משמרת, או הודעה לצוות של אותו סניף. שיחה אישית: פנים אל פנים או בהודעה פרטית. מסמכים: במקום אחד מסודר, ולא מפוזרים בצ׳אטים.
הבעיה הנפוצה היא שכל המידע עובר בקבוצת וואטסאפ אחת, ששם הודעה חשובה על שינוי נוהל נבלעת בין ברכות יום הולדת לשאלה מי לקח את המפתח.
קצר, עם הדבר החשוב בשורה הראשונה. אם יש פעולה שהעובד צריך לעשות, כותבים אותה במפורש ועם מועד. אם ההודעה משנה משהו, מסבירים במשפט אחד למה. ואם זה חשוב באמת, מבקשים אישור קריאה, או חוזרים על זה בתדריך הבא.
תקשורת פנימית היא לא רק מה שההנהלה מודיעה. עובדים צריכים דרך פשוטה להעלות בעיות, להציע שיפורים ולשאול שאלות. תיבת הצעות, שיחה קבועה עם המנהל, או שאלה פתוחה בישיבת צוות, כל אלה פותחים ערוץ. וכשעובד מעלה משהו, הוא צריך לקבל תשובה, גם אם היא לא.
לרוב העובדים במשמרות, בשטח ובקמעונאות אין מייל ארגוני, והם לא יושבים מול מחשב. הערוץ שלהם הוא הטלפון. הודעה שמגיעה לאפליקציה שהם ממילא פותחים כדי לראות סידור או להחתים כניסה, מגיעה אליהם בזמן. הודעה שנתלתה על לוח בחדר הצוות מגיעה רק למי שעבר שם.
יש הודעות שחייבות להגיע לכל עובד: שינוי בנוהל בטיחות, שינוי בשעות הפתיחה, או מידע על אירוע חריג. בהודעות כאלה לא מסתפקים בשליחה. מבקשים אישור קריאה, חוזרים עליהן בתדריך, ובודקים מי לא אישר. עובד שהיה בחופשה או במילואים צריך לקבל אותן כשהוא חוזר.
כדאי גם לשמור את ההודעות האלה במקום אחד, כדי שעובד חדש יוכל לעבור עליהן בקליטה ולא ישמע עליהן מעמיתים בגרסה חלקית.
ולבסוף, שימו לב לשפה. בצוותים מגוונים יש עובדים שעברית היא לא שפת האם שלהם. הודעה קצרה ופשוטה, בלי ראשי תיבות ובלי סלנג, מגיעה לכולם. בהודעות חשובות במיוחד, כמו נוהלי בטיחות, כדאי לשקול תרגום לשפות שמדוברות בצוות, או הסבר בעל פה בתדריך.
שינוי בדוי בנוהל סגירת קופה ברשת חנויות:
| הודעה רשמית | נשלחה לכל העובדים באפליקציה, שורה ראשונה: החל ממחר, ספירת קופה בשני אנשים |
|---|---|
| תדריך | אחראי המשמרת חזר על זה בפתיחה |
| שאלות | שני עובדים שאלו על משמרות לילה, קיבלו תשובה באותו יום |
| מסמך | הנוהל המעודכן נשלח לחתימה |
הדוגמה בדויה.
כשההודעות לצוות, הסידור והמסמכים לחתימה נמצאים באפליקציה שהעובד ממילא פותח, מידע חשוב לא נבלע בצ׳אטים, ואפשר לשלוח הודעה לכל העסק או רק לצוות של סניף מסוים.
לשיחות קלות כן. להודעות רשמיות ולמסמכים, עדיף ערוץ שבו המידע נשמר ולא נבלע.
כשעובדים מפסיקים לקרוא. עדיף מעט הודעות חשובות מהרבה עדכונים קטנים.
מבקשים אישור קריאה או חתימה, ובודקים בתדריך.
נציג EZTime יראה לכם את זרימת העבודה על הנתונים של העסק שלכם.