ספירה לפי אזורים במטבח, עם שווי מלאי שמחושב לבד ופריטים מתחת למינימום שמסומנים להזמנה.
מקרר, מקפיא, יבש, ירקות ומשקאות, לפי הסדר במטבח.
מה נספר, ומה הכמות המינימלית שצריכה להיות.
עלות ליחידה, שווי שורה ושווי מלאי כולל.
סימון אוטומטי ושורה צבועה לכל פריט מתחת למינימום.
ספירה בדויה ביום ראשון בבית קפה:
| פריט | כמות / מינימום | להזמין? |
|---|---|---|
| חלב 3% | 8 / 12 ליטר | כן |
| קפה פולים | 4 / 3 ק"ג | — |
| בצק עלים | 6 / 10 יחידות | כן |
| גבינה צהובה | 3 / 2 ק"ג | — |
שני פריטים מתחת למינימום, וההזמנה יוצאת לפני שנגמרים. שווי המלאי הכולל מחושב לבד.
תיעוד מלאי, תאריכי תפוגה ואחסון נקבעים גם לפי הנחיות בטיחות מזון שחלות על העסק. התבנית היא כלי ספירה בלבד.
השוו בין ספירות. אם בשבוע אחד הוזמנו 20 ק"ג עוף, וההפרש בין שתי ספירות מראה שנצרכו 25, משהו לא מסתדר: אולי הזמנה שלא נרשמה, אולי מנות גדולות מדי, ואולי בזבוז. ההפרש הזה הוא המידע החשוב ביותר בספירה.
סדרו את הרשימה לפי המסלול הפיזי במטבח, מקרר אחרי מקרר, מדף אחרי מדף. כך הספירה מהירה יותר ולא מדלגים על פריטים.
ושתפו את הצוות. כשטבחים רואים כמה עולה המלאי שנזרק, הם שמים לב יותר לתאריכים ולסדר במקרר.
אחרי שיש ספירה קבועה, אפשר לחשב את עלות המזון של החודש: מלאי בתחילת החודש, ועוד קניות, פחות מלאי בסוף החודש. את התוצאה מחלקים במכירות המזון.
דוגמה בדויה: בית קפה פתח את החודש עם מלאי של 6,000 ₪, קנה ב־24,000 ₪ וסיים עם 5,000 ₪. עלות המזון היא 25,000 ₪. אם המכירות היו 80,000 ₪, עלות המזון היא כ־31%. אם בחודש הקודם היא הייתה 28%, כדאי לבדוק פחת, מחירים מהספקים או מנות גדולות מדי.
המספר הזה שווה משהו רק אם סופרים באותו יום ובאותה שעה כל פעם, כמו שהתבנית מציעה.
ספירת מלאי היא משימה שחוזרת כל שבוע. ב־EZTime, במודול המשימות (בעלות נוספת), אפשר להגדיר אותה כמשימה קבועה לפי משמרת או תפקיד, כך שמי שבמשמרת יודע שהיא עליו ומסמן ביצוע. ראו ניהול משימות וEZTime למסעדות.
פעם בשבוע מתאים לרוב המטבחים. פריטים יקרים או מתכלים מהר אפשר לספור יותר.
באותה שעה בכל פעם, לרוב לפני קבלת סחורה או בסגירה.
לפי הצריכה בין שתי הזמנות, ועוד מרווח ביטחון.
כן. מוסיפים שורות בתוך הטבלה ומעתיקים את הנוסחאות.
עדיף אותו אדם בכל שבוע, עם רשימה באותו סדר כמו המדפים. כך הספירה מהירה, והטעויות קבועות ולכן קל לזהות אותן.
במודול המשימות של EZTime הספירה מופיעה למי שבמשמרת, והמנהל רואה מתי סומנה כבוצעה.