למה המיקום של נקודת ההחתמה משפיע על דיוק הנוכחות לא פחות מהטכנולוגיה עצמה.
שעון נוכחות: מכשיר קבוע, לרוב עם כרטיס או טביעת אצבע. דורש חשמל, התקנה ותחזוקה. מדבקת NFC: מודבקת על הקיר, והעובד מקרב אליה את הטלפון. אין צורך בחשמל או בכבלים. קוד QR: מודפס או מוצג, והעובד סורק אותו. GPS: אין נקודה פיזית, אלא אזור מוגדר סביב מקום העבודה, שבתוכו מותר להחתים.
שילוב של שתי שיטות, למשל NFC יחד עם המיקום של הטלפון, מקשה מאוד על דיווח מרחוק, כי העובד צריך להיות גם ליד המדבקה וגם באזור.
נקודת ההחתמה צריכה להיות במקום שבו העבודה מתחילה בפועל, ולא במקום שנוח למשרד. במסעדה, ליד הכניסה של הצוות ולא ליד הקופה. במפעל, ליד חדר ההלבשה או בכניסה לרצפת הייצור, לפי מה שהעסק מגדיר כתחילת עבודה. ובאתרים עם כמה כניסות, כדאי לשקול כמה נקודות, כדי שלא ייווצר תור.
מיקום לא נוח הוא הסיבה הנפוצה להחתמות חסרות. עובד שצריך ללכת דקה וחצי לכיוון ההפוך, ישכח.
לעובדים שעובדים אצל לקוחות או באתרים משתנים, אין נקודה קבועה. כאן GPS מתאים יותר: מגדירים את האתרים שבהם מותר להחתים, או מאפשרים החתמה בכל מקום ורושמים את המיקום. לפעמים מדביקים מדבקת NFC גם באתר של לקוח קבוע, כדי לוודא שהעובד הגיע.
כדאי להגדיר בנוהל הנוכחות מאיפה מחתימים, מתי נחשבת תחילת העבודה, ומה עושים כשההחתמה לא עובדת, למשל טלפון שהסוללה שלו נגמרה. נוהל ברור חוסך ויכוחים על דקות, ונותן לעובד דרך מסודרת לבקש תיקון.
השאלה מתי מתחיל זמן העבודה לא תמיד פשוטה. האם הזמן שבו עובד מחליף בגדים, עובר בדיקה ביטחונית או לוקח ציוד נחשב לזמן עבודה? התשובה תלויה בנסיבות ובפסיקה, ולכן כדאי להגדיר בנוהל איפה נמצאת נקודת ההחתמה ומה נחשב תחילת העבודה, ולבדוק את ההגדרה עם יועץ כשיש ספק. המיקום של הנקודה משפיע ישירות על השעות שנרשמות.
כשמשנים מיקום של נקודה, כדאי להודיע לעובדים מראש, כדי שלא ייווצרו החתמות חסרות בימים הראשונים.
ובעסקים שבהם עובדים מגיעים בלי טלפון חכם, או שאסור להכניס טלפונים לאזור העבודה, למשל באזורי ייצור רגישים, צריך פתרון חלופי, כמו שעון קבוע בכניסה. כדאי לברר את זה מראש, לפני שבוחרים שיטה לכל העסק.
מחסן לוגיסטי בדוי עם שתי כניסות:
| כניסה ראשית | מדבקת NFC ליד חדר ההלבשה |
|---|---|
| רמפת פריקה | מדבקה נוספת לעובדי משמרת לילה |
| נהגי חלוקה | החתמה ב־GPS באזור המחסן |
| החתמות חסרות | ירדו אחרי שנוספה המדבקה ברמפה |
הדוגמה בדויה.
ב־EZTime אפשר להחתים מהטלפון ליד מדבקת NFC, בסריקת QR או בתוך מקום מותר שהוגדר ב־GPS. הנתונים מתעדכנים בזמן אמת בפורטל הניהול ומיוצאים לדוח לשכר.
תלוי בעסק. מדבקה זולה וקלה להתקנה, ושעון מתאים כשאין לעובדים טלפון חכם.
אחת לכל כניסה שעובדים משתמשים בה באופן קבוע.
מגדירים בנוהל דרך חלופית, ובודקים את המקרים בדוח החריגות.
נציג EZTime יראה לכם את זרימת העבודה על הנתונים של העסק שלכם.