תהליך מסודר לסיום העסקה, שמגן על העסק, נותן לעובד יחס הוגן ומשאיר דלת פתוחה.
גם עובד שמתפטר וגם מעסיק שמפטר צריכים לתת הודעה מוקדמת לפי חוק הודעה מוקדמת לפיטורים ולהתפטרות. אורך ההודעה תלוי בוותק ובסוג העובד, חודשי או שעתי. מעסיק יכול לוותר על עבודה בתקופת ההודעה ולשלם במקומה. בפיטורים, החוק דורש גם שימוע לפני ההחלטה.
מומלץ לתעד את מועד מסירת ההודעה ואת התאריך האחרון בכתב, כדי שלא תהיה מחלוקת.
בתקופת ההודעה כדאי לתכנן חפיפה: מה העובד עושה שאף אחד אחר לא יודע, אילו לקוחות או ספקים הוא מכיר, אילו סיסמאות או קבצים נמצאים אצלו. רשימה קצרה של משימות, אנשי קשר ותהליכים, שהעובד כותב בשבוע הראשון של ההודעה, חוסכת חודשים של ניחושים אחר כך.
בודקים מה רשום על שם העובד: מפתחות, כרטיס כניסה, טלפון, מחשב, כלים, מדים. מתאמים החזרה עד היום האחרון. ביום האחרון מבטלים גישה למערכות, לאפליקציות ולקבוצות העבודה.
השכר האחרון כולל את השכר הרגיל, שעות נוספות שלא שולמו, פדיון ימי חופשה שלא נוצלו, דמי הבראה לפי הזכאות, ובפיטורים גם פיצויי פיטורים או שחרור כספי הפיצויים מהקופה. המעסיק ממלא גם טופס 161 לרשות המסים על סיום יחסי עובד ומעביד, כשיש תשלום פיצויים או שחרור קופה. כדאי לתאם את כל זה עם יועץ השכר לפני היום האחרון.
שיחה קצרה עם עובד שעוזב היא מקור מידע נדיר: מה היה טוב, מה הפריע, מה היה גורם לו להישאר. עובדים שעוזבים כנים יותר מעובדים שנשארים. כדאי לרשום את התשובות ולחפש דפוסים לאורך זמן. וכדאי גם לומר תודה, ולהשאיר דלת פתוחה לחזרה.
עובדת במוקד שירות התפטרה אחרי שנתיים:
| הודעה מוקדמת | נמסרה בכתב, תאריך אחרון בעוד חודש |
|---|---|
| חפיפה | שבועיים עם עובדת חדשה |
| ציוד | אוזניות ומחשב נייד הוחזרו ביום האחרון |
| שכר אחרון | כולל פדיון 6 ימי חופשה |
| שיחת עזיבה | סיבה עיקרית: מרחק נסיעה |
הדוגמה בדויה וממחישה בלבד.
כשכל השעות, ההיעדרויות ויתרת החופשה מעודכנות במערכת, התלוש האחרון מבוסס על נתונים מלאים. סגירת העובד במערכת מבטלת גם את הגישה לאפליקציה ומוציאה אותו מהסידור.
רשימה כזו כדאי להחזיק בנוהל העזיבה, כדי שלא תלוי בזיכרון של מנהל אחד מה עוד צריך לשלוח.
בשני המקרים יש הודעה מוקדמת ושכר אחרון. בפיטורים יש גם חובת שימוע, ובדרך כלל זכאות לפיצויי פיטורים.
לפי כללי מועד תשלום השכר ותשלומי סיום העבודה. כדאי לתאם עם יועץ השכר.
ניכויים משכר מוגבלים בדין. אין לעשות זאת בלי בדיקה מקצועית.
כן, ביום האחרון ולא שבוע אחרי: משתמש באפליקציית הנוכחות, מיילים, קבוצות וסיסמאות. מצד שני, כדאי לוודא שהעובד קיבל את התלושים והמסמכים שלו לפני שהגישה נסגרת.
ב־EZTime יתרת החופשה, דוחות הנוכחות ותיק המסמכים של העובד זמינים לגמר החשבון, ואפשר להפיק אותם ל־PDF.