דיווח שעות לרשות החדשנות: מה צריך לתעד ואיך עוברים ביקורת

תשובה קצרה: חברה שמקבלת מענק מרשות החדשנות מקבלת החזר על הוצאות שכר של עובדי מו"פ רק אם היא מתעדת את השעות והמשימות שלהם. לפי נוהל 200-02 של הרשות, הדיווח נעשה במערכת שעות ומשימות ממוחשבת, בתחילת ובסוף כל יום עבודה, עם פירוט השעות לפי תיק ומשימה ועם חתימת העובד והממונה בסוף כל חודש. בביקורת, הרשות בודקת שהשעות שדווחו תואמות את ההוצאות שנדרשו.

עיקרי הדברים

• תיעוד שעות ומשימות של כל עובדי המו"פ הוא תנאי להכרה בהוצאות השכר בתיק.
• הדיווח צריך להיעשות באופן פעיל על ידי העובד, בתחילת ובסוף כל יום עבודה, ולא באופן אוטומטי.
• השעות מחולקות לפי סוג פעילות ולפי תיק, וסך השעות במשימות צריך להתאים לסך שעות העבודה.
• דיווח שלא נעשה ביום הפעילות או ביום העבודה שאחריו נחשב דיווח בדיעבד, ודורש הסבר בכתב.
• כל שינוי נרשם ביומן שינויים: מתי, מה השתנה ומי שינה.
• שעות עבודה בחו"ל מוכרות רק אם ועדת המחקר אישרה אותן מראש.
• לפי הנוהל, יש לשמור את מסמכי המקור לפחות 7 שנים מסיום תקופת הביצוע המאושרת.

למה רשות החדשנות דורשת דיווח שעות

ברוב תוכניות המו"פ, חלק גדול מתקציב הפרויקט הוא שכר של מפתחים, חוקרים ומהנדסים. הרשות משתתפת בהוצאות האלה, אבל רק בחלק שבאמת הוקדש לפרויקט המאושר. עובד שמחלק את זמנו בין פיתוח, תמיכה בלקוחות ושיווק לא יכול להיחשב כעובד מו"פ במשרה מלאה.

הדרך היחידה להוכיח כמה מזמנו של כל עובד הוקדש לתיק היא רישום שעות לפי משימות. לכן נוהל 200-02 של הרשות, "ניהול מערכת הכספים והגשת דוחות ביצוע", קובע שתיעוד ודיווח של שעות ומשימות של כלל עובדי המו"פ הוא תנאי לתמיכה בהוצאות השכר. הדרישה חלה גם על מנכ"ל, על בכירים ועל קבלנים שמשמשים כוח אדם תחליפי.

מה צריך לתעד: הדרישות המרכזיות

הטבלה מבוססת על נוהל 200-02 כפי שהוא מפורסם באתר רשות החדשנות (נוסח בתוקף מנובמבר 2020). הנהלים מתעדכנים מעת לעת, ולכן חשוב לבדוק את הנוסח העדכני ואת דרישות המסלול שלכם.

דיווח בדיעבד ותיקונים: הנקודה הרגישה

הרבה חברות מגלות את הבעיה רק בביקורת. מפתח שלא דיווח שבוע שלם, ובסוף החודש "השלים" את השעות, יוצר דיווח בדיעבד. לפי הנוהל, מערכת השעות צריכה לסמן תיקון כזה, להציג אותו תחת משימה נפרדת עם שם המשימה המקורית, ולתעד מתי בוצע ומה השתנה. תיקון בלי הסבר בכתב עלול לא להיות מוכר.

יש לזה משמעות כספית ישירה. אם שעות לא מוכרות, גם הוצאות השכר שמבוססות עליהן לא מוכרות, והמענק קטן בהתאם.

איך מחושבת הוצאת השכר שמוכרת

לפי הנוהל, ההוצאה מחושבת לכל עובד מו"פ בנפרד. עלות המעסיק של העובד (שכר, שווי הטבות והוצאות סוציאליות) מוכפלת באחוז העבודה שלו בתיק, בכפוף לתקרות השכר הרלוונטיות. אחוז העבודה בתיק נגזר מדיווח השעות.

דוגמה להמחשה (מספרים לדוגמה בלבד): מפתחת עבדה בחודש מסוים 180 שעות. לפי הדיווח, 126 שעות הוקדשו למשימות בתיק המאושר, והשאר לתמיכה בלקוחות קיימים. אחוז העבודה בתיק הוא 126 חלקי 180, כלומר 70%. אם עלות המעסיק שלה באותו חודש היא 30,000 ₪ ואין חריגה מתקרת השכר, ההוצאה שתוצג בדוח היא 70% מ־30,000 ₪, כלומר 21,000 ₪. בלי דיווח שעות, אין בסיס לחישוב הזה.

ביקורת של רשות החדשנות

אחרי הגשת הדוח הסופי, הרשות או מי מטעמה רשאים לבצע ביקורת כספית וביקורת טכנולוגית על ביצוע התיק. הרשות יכולה להיעזר בגורמים חיצוניים. במהלך הביקורת החברה נדרשת למסור הבהרות, מידע ומסמכים נוספים. בסיום נערך גמר חשבון, שמשווה בין ההוצאות שהוכרו לבין הסכום ששולם לחברה.

במסגרת הביקורת נבדקים, בין היתר, דיווחי השעות והמשימות. לכן כדאי לוודא מראש:

• שלכל עובד שמופיע בדוחות יש פלט חודשי חתום.
• שאחוז המשרה ואחוז העבודה בתיק בדוח הכספי זהים לנתונים בדיווחי השעות.
• שכל תיקון מתועד ביומן השינויים ומלווה בהסבר.
• שמסמכי המקור שמורים ונגישים, לפחות 7 שנים מסיום תקופת הביצוע.

דוחות תקופתיים: מתי מגישים

לפי הנוהל, דוחות ההוצאות מוגשים בטופס אקסל ייעודי דרך האזור האישי במערכת החברות המקוונת, בצירוף הגיליון הראשי ב־PDF חתום על ידי מנהל הכספים או המנכ"ל. הדוחות מוגשים אחת לרבעון או לפי חלוקה אחרת שהנוהל מאפשר, ולא יאוחר מ־60 יום מסוף התקופה. דיווח שעות מסודר לאורך הרבעון חוסך עבודה רבה בשלב הזה.

טעויות נפוצות

1. מילוי שעות בסוף החודש במקום בכל יום. זה דיווח בדיעבד.
2. שימוש בברירת מחדל אוטומטית של שעות כניסה ויציאה לעובדי מו"פ, בניגוד לדרישה לדיווח פעיל.
3. משימה כללית אחת בשם "פיתוח" לכל העובדים, בלי הפרדה בין תיקים ובין פיתוח לפעילויות אחרות.
4. אי התאמה בין סך השעות במשימות לסך שעות העבודה של העובד.
5. שכחת בכירים וקבלנים: גם המנכ"ל וכוח אדם תחליפי צריכים לדווח.
6. חתימות חסרות של העובד או של מנהל הפיתוח על הפלט החודשי.
7. דיווח שעות בחו"ל בלי אישור מראש של ועדת המחקר.

איך EZTime עוזרת בדיווח שעות לפי פרויקט

במסלול המתקדם של מערכת הנוכחות של EZTime יש כלים שתומכים בתיעוד שעות לפי פרויקט:

• דוח לפי תפקיד, פרויקט או לקוח, לצד דוח יומי מפורט, כך שאפשר לראות כמה שעות כל עובד הקדיש לכל פרויקט.
• דיווח שעות מהאפליקציה, מהמחשב או בסריקת NFC ו־QR.
• חתימת עובד על דוח הנוכחות ותיק מסמכים אישי לכל עובד.
• דוחות ב־Excel וב־PDF שאפשר לצרף להכנת הדיווח הכספי, ומשלוח דוחות לעובדים במייל.
• תזכורות לדווח, שעוזרות לצמצם דיווחים בדיעבד.

חשוב לדעת: רשות החדשנות מפרסמת רשימה של מערכות שעות ומשימות שאושרו לשימוש. לפני שבוחרים מערכת לדיווח לרשות, בדקו את הרשימה העדכנית באתר הרשות ואת הדרישות של המסלול שלכם. בנוסף, לעובדי מו"פ כדאי לא להפעיל יציאה אוטומטית, כי הנוהל דורש דיווח פעיל. לפרטים על המסלולים ראו את עמוד התמחור, ולבירור התאמה לצרכים שלכם אפשר לפנות אלינו.

חברות טכנולוגיה עם מענקי מו"פ ימצאו עוד מידע בעמוד הפתרונות לארגונים, ואת הדיווח היומי העובדים עושים באפליקציית הנוכחות.

שאלות נפוצות

האם כל העובדים בחברה צריכים לדווח שעות לרשות החדשנות?

הדרישה חלה על עובדי המו"פ שהוצאות השכר שלהם נכללות בתיק, כולל מנכ"ל, בכירים וכוח אדם תחליפי. עובד שאינו נכלל בהוצאות התיק אינו חלק מהדיווח לרשות, אבל עדיין חלה עליו חובת רישום שעות לפי דיני העבודה.

האם אפשר לדווח שעות פעם בשבוע?

לפי הנוהל, הדיווח נעשה בתחילת ובסוף כל יום עבודה. דיווח שלא נעשה ביום הפעילות או ביום שאחריו נחשב דיווח בדיעבד.

מה קורה אם עובד שכח לדווח יום שלם?

אפשר לדווח בדיעבד, אבל הדיווח יסומן ככזה, צריך ללוות אותו בהסבר בכתב, והוא יוכר רק אם יש לו הצדקה.

האם חתימה אלקטרונית מספיקה?

כן, אם המערכת כוללת חתימה אלקטרונית שמציינת את מועד החתימה ואת שם החותם, גם של העובד וגם של הממונה. בלי חתימה אלקטרונית, מדפיסים את הפלט החודשי וחותמים בכתב יד עם תאריך.

כמה זמן לשמור את דיווחי השעות?

לפי נוהל 200-02, מסמכי המקור נשמרים לפחות 7 שנים מסיום תקופת הביצוע המאושרת, באופן שמאפשר לאתר אותם בקלות.

מוכרות שעות עבודה מחו"ל?

רק אם ועדת המחקר אישרה זאת מראש. במקרה כזה המשימות מדווחות בנפרד, תחת משימה ייעודית.

האם דוח נוכחות רגיל מספיק לרשות החדשנות?

דוח שמראה רק כניסה ויציאה לא מספיק. צריך גם פירוט של השעות לפי תיק ומשימה, יומן שינויים וחתימות. לכן חשוב להשתמש בדוח לפי פרויקט ולוודא שהמערכת עומדת בדרישות הנוהל.

המידע במאמר הוא מידע כללי, מבוסס על נוהל 200-02 של רשות החדשנות ועל המדריך להגשת דיווח כספי תקופתי באתר הרשות, ואינו ייעוץ משפטי או חשבונאי. הדרישות עשויות להשתנות לפי המסלול ולפי עדכוני הנהלים. לבירור מקרה ספציפי מומלץ לפנות לרשות החדשנות או ליועץ מענקים.

רוצים לראות דוח שעות לפי פרויקט על הנתונים שלכם? השאירו פרטים ונציג יחזור אליכם.