תשובה קצרה: תחלופת עובדים בעסקים עם משמרות נובעת לרוב מכמה סיבות חוזרות: סידור שמתפרסם מאוחר ומשתנה כל הזמן, חלוקה לא הוגנת של משמרות טובות ורעות, קליטה חלשה, שכר שמגיע עם טעויות ותחושה שאף אחד לא שם לב. כדי להפחית אותה מודדים קודם את שיעור העזיבה ואת הסיבות, ואז מטפלים בסיבות שבשליטת העסק: סידור צפוי, הוגנות, קליטה מסודרת, שכר מדויק ושיחות קבועות.
עיקרי הדברים
- מודדים קודם: כמה עוזבים, אחרי כמה זמן, ומאיזה תפקיד או סניף.
- סידור שמתפרסם מוקדם ומשתנה מעט הוא אחד הגורמים החזקים לשימור.
- חלוקה הוגנת של משמרות לילה, שבת וסגירה מורידה תסכול.
- טעויות בשכר הן סיבה שקטה לעזיבה, ואפשר למנוע אותן.
- שיחת עזיבה קצרה מלמדת יותר מכל סקר.
כמה עולה עובד שעוזב
קל להסתכל על עזיבה של עובד שעתי כעל דבר שקורה. אבל לכל עזיבה יש מחיר: זמן של מנהל שמראיין, שעות של עובד ותיק שמלמד, טעויות של עובד חדש, ולפעמים שעות נוספות לשאר הצוות עד שהמשרה מתמלאת. כשזה קורה כמה פעמים בחודש, המחיר מצטבר, והוא פוגע גם בעובדים שנשארו ושצריכים לשאת בעומס.
המטרה היא לא אפס עזיבות. עובדים עוזבים ללימודים, למעבר דירה, לקריירה אחרת, וזה טבעי. המטרה היא לצמצם את העזיבות שנובעות מדברים שהעסק יכול לשנות.
מודדים לפני שמשנים
שיעור התחלופה הבסיסי הוא מספר העובדים שעזבו בתקופה, חלקי הממוצע של מספר העובדים באותה תקופה. אבל המספר הכללי פחות חשוב מהפירוט. כדאי לפרק אותו:
- לפי ותק: כמה עזבו בשלושת החודשים הראשונים, וכמה אחרי שנה.
- לפי תפקיד: האם יש תפקיד אחד שבו כולם עוזבים?
- לפי סניף או מנהל: האם יש מקום אחד שבו התחלופה גבוהה במיוחד?
- לפי סיבה: מה העובדים אמרו כשעזבו.
אם רוב העזיבות קורות בחודשים הראשונים, הבעיה כנראה בגיוס או בקליטה. אם הן מרוכזות אצל מנהל אחד, הבעיה כנראה שם. מספר אחד לא יגיד את זה, הפירוט כן.
הסידור: הגורם שמנהלים מזלזלים בו
לעובדים במשמרות, הסידור הוא החיים. ממנו נגזר מתי הם רואים את המשפחה, אם יוכלו ללמוד, ואם יוכלו לתכנן משהו בסוף השבוע. סידור שמתפרסם ביום חמישי בלילה לשבוע שמתחיל ביום ראשון, ומשתנה עוד פעמיים במהלך השבוע, שוחק אותם יותר מכל משמרת קשה.
כמה שינויים שעושים הבדל גדול:
- פרסמו את הסידור לפחות שבוע מראש, ועמדו במועד קבוע.
- בקשו זמינות מראש, וכבדו אותה ככל האפשר.
- צמצמו שינויים אחרי הפרסום, ואם יש שינוי, הודיעו רק למי שהוא נוגע לו.
- אפשרו החלפות מסודרות, כדי שעובד שצריך יום חופש לא יצטרך פשוט לא להגיע.
הוגנות בחלוקת המשמרות
כמעט בכל צוות יש משמרות שכולם רוצים ומשמרות שאף אחד לא רוצה: לילות, שבתות, סגירות, ערבי חג. כשאותם עובדים תמיד מקבלים את המשמרות הקשות, הם מרגישים שמנצלים אותם, וזה בדיוק העובדים שעוזבים ראשונים. לפעמים זה קורה בלי כוונה, פשוט כי הם אלה שאומרים כן.
פתרון פשוט הוא לעקוב. פעם בחודש, ספרו לכל עובד כמה משמרות לילה, שבת וסגירה קיבל, והשוו. אם יש פער גדול, תקנו אותו בסידור הבא. הנתון הזה גם עוזר כשעובד מתלונן: אפשר להראות לו את המספרים, או לגלות שהוא צודק.
קליטה שמחזיקה
אם הרבה עובדים עוזבים בחודשים הראשונים, כדאי להסתכל על הקליטה. האם יש מישהו שמחכה לעובד ביום הראשון? האם יש חונך? האם מישהו שואל אותו אחרי חודש איך הולך? תוכנית קליטה כתובה, עם שיחות אחרי 30, 60 ו־90 יום, היא אחד הצעדים הזולים והאפקטיביים ביותר להפחתת עזיבה מוקדמת.
שכר מדויק ובזמן
עובד שמקבל תלוש עם טעות, למשל שעות שלא נספרו או תוספת לילה שלא שולמה, מאבד אמון. גם אם הטעות מתוקנת בחודש הבא, התחושה נשארת. ועובד שצריך לבדוק כל חודש את התלוש מול הרשימות שלו מבין שאף אחד לא סומך על המערכת.
רוב הטעויות האלה מתחילות ברישום נוכחות לא מדויק: דיווחים ידניים, שעות שתוקנו בלי תיעוד, החלפות שלא עודכנו. כשהנוכחות נרשמת נכון ומיוצאת ישירות לשכר, יש פחות טעויות, ולעובד יש דרך לראות את השעות שלו לפני שהתלוש יוצא.
לדבר עם העובדים
שיחות קבועות קצרות עם עובדים, אפילו עשר דקות פעם ברבעון, מגלות בעיות לפני שהן הופכות להתפטרות. שאלו מה טוב, מה מתסכל, ומה היו משנים. ושאלו גם את מי שעוזב: למה החלטת לעזוב, ומה היה יכול לשנות את ההחלטה. רשמו את התשובות, ופעם ברבעון עברו עליהן. אם אותה סיבה חוזרת שוב ושוב, יש לכם את הכיוון לשינוי הבא.
גם הכרה עושה הבדל. עובד שמישהו אמר לו תודה על משמרת קשה, או שהצלחה שלו הוזכרה בפני הצוות, מרגיש שרואים אותו. זה לא מחליף שכר הוגן, אבל זה חלק ממה שגורם לאנשים להישאר.
דוגמה מעשית
רשת קטנה של בתי קפה עם ארבעה סניפים גילתה, אחרי שפירקה את נתוני העזיבה, שכמעט כל העזיבות הגיעו מסניף אחד, ושרובן קרו בחודשיים הראשונים. בשיחות עזיבה חזרו שתי סיבות: הסידור התפרסם מאוחר, ועובדים חדשים קיבלו כמעט רק משמרות סגירה. הרשת קבעה מועד פרסום קבוע של שבוע מראש, הגבילה את מספר משמרות הסגירה לעובד בחודש הראשון, והוסיפה שיחה אחרי חודש. הדוגמה להמחשה, אבל העיקרון כללי: הנתונים מראים איפה לחפש, והשיחות מראות מה לתקן.
מנהלים ישירים: הגורם שקשה לדבר עליו
יש משפט מוכר בעולם העבודה: עובדים לא עוזבים מקום עבודה, הם עוזבים מנהל. זה לא תמיד נכון, אבל כשהתחלופה מרוכזת בסניף אחד או אצל מנהל אחד, כדאי לבדוק את זה ברצינות. לפעמים הבעיה היא סגנון ניהול, לפעמים עומס יתר על המנהל עצמו, ולפעמים חוסר בכלים בסיסיים, כמו סידור שמתפרסם בזמן.
מנהלי סניפים ואחראי משמרת צריכים הדרכה גם הם. מנהל שקיבל את התפקיד כי היה עובד טוב לא בהכרח יודע לתת משוב, לחלק משמרות בהוגנות או לנהל שיחה קשה. השקעה קטנה בהם משפיעה על כל הצוות שלהם.
גמישות כיתרון שאפשר לתת
לא כל עסק יכול להעלות שכר, אבל רוב העסקים יכולים לתת יותר גמישות. עובד שיכול להגיש זמינות, להחליף משמרות בצורה מסודרת ולבקש חופש בלי מאבק, מקבל משהו שהרבה מקומות עבודה אחרים לא נותנים. לסטודנטים, להורים ולעובדים עם עבודה נוספת, הגמישות הזו שווה הרבה, ולעיתים היא הסיבה שהם נשארים.
גמישות לא אומרת כאוס. היא דורשת כללים ברורים: מתי מגישים זמינות, מי מאשר החלפות, וכמה עובדים יכולים להיות בחופש באותו זמן. כשהכללים ברורים, הגמישות עובדת לטובת כולם.
גם כאן, הכלל הוא לבדוק מה העובדים עצמם אומרים, ולא להניח מראש מה חשוב להם.
מה לא עובד
יש גם צעדים שנראים טוב ולא עוזרים הרבה: אירוע צוות פעם בשנה כשהסידור כל השבוע הוא כאוס, סקר שביעות רצון שאף אחד לא מגיב לתוצאות שלו, או מענק התמדה בלי לטפל בסיבה שבגללה עובדים עוזבים. כל אלה יכולים להשלים, אבל לא להחליף את הבסיס: סידור צפוי, יחס הוגן, שכר מדויק ומנהל שמקשיב.
הדרך הטובה לבחור צעדים היא לחזור לנתונים ולשיחות. אם העובדים אומרים שהסידור הוא הבעיה, אירוע צוות לא יפתור אותה. אם הם אומרים שאין להם לאן להתקדם, כדאי לחשוב על תפקידים כמו אחראי משמרת או חונך, שנותנים אחריות והכרה. כל צעד צריך לענות על סיבה שהעובדים עצמם ציינו.
איך EZTime עוזרת
ב־EZTime הסידור מתפרסם לאפליקציה של כל עובד, הזמינות והבקשות מנוהלות במקום אחד, והחלפות עוברות אישור מסודר. הנוכחות נרשמת לפי מיקום או מדבקת NFC ומיוצאת לשכר, כך שיש פחות טעויות בתלוש. דוחות הנוכחות עוזרים לראות מי עבד כמה משמרות ומתי, ולבדוק אם החלוקה הוגנת.
שאלות נפוצות
איך מחשבים שיעור תחלופת עובדים?
מספר העובדים שעזבו בתקופה, חלקי הממוצע של מספר העובדים באותה תקופה, כפול 100.
מה הסיבה הנפוצה לעזיבה של עובדים שעתיים?
אין סיבה אחת, אבל סידור לא צפוי, חלוקה לא הוגנת של משמרות, קליטה חלשה וטעויות בשכר חוזרים בהרבה עסקים.
האם אפשר להגיע לאפס עזיבות?
לא, וזו גם לא המטרה. המטרה היא לצמצם עזיבות שנובעות מדברים שהעסק יכול לשנות.
מה שואלים בשיחת עזיבה?
למה העובד החליט לעזוב, מה היה טוב, ומה היה יכול לשנות את ההחלטה.
קריאה נוספת
הצעד הבא
רוצים לבדוק איך זה יעבוד אצלכם? השאירו פרטים לשיחה עם נציג או עיינו במחירון. יש 14 ימי ניסיון ללא עלות.