ניהול נוכחות ושיבוץ בחברת כוח אדם ושירותים

תשובה קצרה: חברת כוח אדם או קבלן שירות מעסיקים עובדים שעובדים בפועל אצל לקוחות שונים. כדי שהשכר והחשבונית יהיו נכונים, כל שעה צריכה להיות משויכת לעובד, ללקוח ולאתר. בונים את השיבוץ לפי הזמנות הלקוחות, מבקשים דיווח מהאתר עצמו, מרכזים את מסמכי הקליטה בתיק עובד דיגיטלי, ומפיקים מאותו דוח גם שכר וגם חיוב.

עיקרי הדברים

כל שעה משויכת לעובד, ללקוח ולאתר.
דיווח מהאתר של הלקוח, עם מיקום או נקודת דיווח.
קליטת עובדים מהירה עם מסמכים מהטלפון.
חריגות מטופלות במהלך החודש, לא ביום השכר.
דוח אחד משמש לשכר ולחיוב הלקוח.

האתגר: עובדים שלכם, אתר של מישהו אחר

בחברת כוח אדם או אצל קבלן שירותים בתחומים כמו ניקיון, אבטחה או אחזקה, העובדים עובדים במקומות שאינם שלכם. הלקוח רואה אותם כל יום, אתם לא. בסוף החודש צריך לשלם לעובד על כל שעה שעבד, ולחייב את הלקוח על אותן שעות בדיוק. פער בין השניים פוגע ברווח, ופער מול מה שהעובד זוכר יוצר תלונות ותביעות.

בנוסף, יש תחלופה גבוהה: עובדים חדשים מצטרפים כל שבוע, וחלקם עובדים אצל כמה לקוחות במקביל.

שיבוץ לפי הזמנות הלקוחות

נקודת המוצא היא ההזמנה של הלקוח: כמה עובדים, באילו ימים ושעות, ובאיזה אתר. מהזמנה כזו נגזר הסידור. כשהסידור מנוהל במערכת אחת לכל הלקוחות, רואים מי פנוי, מי כבר משובץ במקום אחר, ואיזו הזמנה עדיין לא מאוישת. כשעובד מודיע שלא יגיע, אפשר לפרסם את המשמרת לעובדים זמינים ולשבץ את מי שאישר.

דיווח מהאתר של הלקוח

כדי שהשעות יהיו אמינות, הדיווח צריך להיעשות מהאתר עצמו. ב־EZTime אפשר להגדיר לכל לקוח מקום מותר לדיווח עם רדיוס, או להציב באתר מדבקת NFC או קוד QR. כל דיווח משויך לאתר, וניתן לשייך שעות ללקוחות ולפרויקטים. מסך החריגות מסמן כניסה בלי יציאה, יום עבודה בלי דיווח, או שעות שחורגות מהכללים שהוגדרו, ואפשר לקבל התראה כשעובד מסוים מדווח.

קליטה מהירה ומסמכים

בתחלופה גבוהה, קליטת עובד צריכה לקחת דקות. שולחים לעובד החדש קישור ב־SMS או במייל, והוא מצלם ומעלה את המסמכים הנדרשים מהטלפון, גם בלי להתחבר. בתיק העובד הדיגיטלי מגדירים מסמכי חובה ורואים מה חסר. מסמכים עם תוקף, כמו רישיונות או אישורי הדרכה, מקבלים תזכורת לפני שהם פגים. טופס 101 והסכמי עבודה אפשר להחתים דיגיטלית.

אחריות משותפת מול הלקוח

בהעסקה דרך קבלן, הדין מטיל חובות גם על הקבלן וגם, במקרים מסוימים, על מזמין השירות, בעיקר לגבי תשלום השכר והזכויות. לכן לקוחות רבים מבקשים לראות דוחות נוכחות ותלושים. דוח שעות מסודר לפי לקוח, שמבוסס על דיווחים מהאתר, עוזר לענות על הבקשות האלה מהר. מה בדיוק חל עליכם תלוי בענף, בהסכמים ובדין, וכדאי לבדוק את זה עם עורך דין שמכיר את התחום.

עובד אחד, כמה לקוחות

עובד שעובד בבוקר אצל לקוח אחד ואחר הצהריים אצל לקוח אחר הוא מקרה נפוץ, והוא בדיוק המקום שבו נוצרות טעויות. בשכר, השעות של שני הלקוחות מתחברות ליום עבודה אחד, ושעות נוספות נספרות על סך כל השעות. בחיוב, כל לקוח משלם רק על השעות שלו. כשכל דיווח משויך ללקוח, שני החישובים יוצאים מאותם נתונים ולא סותרים זה את זה.

חשוב גם להחליט איך מתייחסים לזמן הנסיעה בין הלקוחות, ולכתוב את זה בהסכם העבודה. ההחלטה משפיעה על השכר, ולפעמים גם על התמחור מול הלקוחות.

שכר וחיוב מאותו דוח

בסוף החודש, הדוח שמאושר הוא אותו דוח שמשמש לחשבות השכר ולחיוב. EZTime מייצאת את נתוני הנוכחות לתוכנת השכר, ומפיקה דוחות לפי לקוח ופרויקט. כשמטפלים בחריגות לאורך החודש, יום הסגירה הופך לבדיקה ולא לחקירה.

כדאי לקבוע לוח זמנים קבוע: אישור הדוח מול מנהלי האתרים בשבוע האחרון של החודש, טיפול בבקשות תיקון של עובדים לפני הסגירה, ורק אז ייצוא לשכר והפקת חשבוניות. סדר כזה חוסך את הלחץ של היום האחרון.

שאלות נפוצות

איך מוודאים שהעובד באמת היה אצל הלקוח?

בדיווח מהאתר עצמו: מקום מותר לדיווח עם רדיוס, או מדבקת NFC או QR באתר.

איך מחייבים לקוח לפי שעות?

משייכים כל דיווח ללקוח או לפרויקט, ומפיקים דוח לפי לקוח בסוף החודש.

איך קולטים עובד חדש מהר?

שולחים לו קישור להעלאת מסמכים מהטלפון, ומחתימים דיגיטלית על טופס 101 והסכם העבודה.

מה עושים כשעובד לא מגיע למשמרת אצל לקוח?

מפרסמים את המשמרת לעובדים זמינים ומשבצים את מי שאישר ראשון.

קריאה נוספת

הצעד הבא

רוצים לבדוק איך זה יעבוד אצלכם? השאירו פרטים לשיחה עם נציג או עיינו במחירון. יש 14 ימי ניסיון ללא עלות.

המידע במאמר כללי ואינו ייעוץ משפטי, ייעוץ שכר או ייעוץ מס. הכללים עשויים להשתנות ולחול אחרת לפי ענף, הסכם קיבוצי או צו הרחבה; לפני החלטה מומלץ לבדוק עם עורך דין או יועץ שכר.