לעסק עם 3 עד 30 עובדים אין צורך במערכת של ארגון גדול. הנה מה שחשוב, כמה זה עולה, ואיך לבחור בלי להתחייב.
החובה לנהל רישום שעות עבודה חלה על כל מעסיק, גם על מי שמעסיק עובד אחד. ההבדל הוא רק בדרך. בעסק קטן הבעלים בדרך כלל גם מנהל המשמרות, גם מכין את הנתונים לרואה החשבון וגם עונה לעובדים על שאלות שכר, ולכן כל שעה שנחסכת מורגשת.
הסיכון בלי רישום מסודר זהה בעסק קטן ובגדול: במקרה של מחלוקת, הנטל להוכיח את השעות עלול לעבור אל המעסיק. פירטנו את זה בעמוד מה קורה אם אין שעון נוכחות.
אם העובדים לא מדווחים בקלות, הם לא ידווחו. אפליקציה בטלפון או מדבקת NFC בעסק הן לרוב הדרך הקלה ביותר להתחיל, בלי חומרה ובלי התקנה.
הערך העיקרי לבעלים הוא לא לסכם שעות ידנית בסוף החודש, ולהעביר לרואה החשבון או למחלקת השכר נתונים מסודרים.
חישוב נכון של שעות נוספות וזיהוי החתמות חסרות לפני שהן הופכות לבעיה. ראו ניהול התראות וחריגות.
בית קפה, חנות או מסעדה ירוויחו מסידור עבודה באותה מערכת. משרד עם שעות קבועות כנראה לא צריך את זה בהתחלה.
בלי דמי הקמה גבוהים ובלי התחייבות ארוכה, כדי שאפשר יהיה לנסות ולעזוב אם זה לא מתאים.
ברוב המערכות בישראל משלמים מנוי חודשי לפי עובד, ולעיתים יש חיוב מינימום חודשי. ב-EZTime, לפי עמוד התמחור, מסלולי הנוכחות הם ₪6, ₪8 או ₪10 לעובד לחודש, עם חיוב מינימום של ₪89.90 לחודש. המחירים לא כוללים מע״מ.
המשמעות לעסק קטן: עד מספר עובדים מסוים משלמים את המינימום, ומעליו לפי מספר העובדים. לדוגמה:
| מספר עובדים | מסלול ₪6 לעובד | מסלול ₪8 לעובד | מסלול ₪10 לעובד |
|---|---|---|---|
| 5 | ₪89.90 (מינימום) | ₪89.90 (מינימום) | ₪89.90 (מינימום) |
| 10 | ₪89.90 (מינימום) | ₪89.90 (מינימום) | ₪100 |
| 15 | ₪90 | ₪120 | ₪150 |
| 20 | ₪120 | ₪160 | ₪200 |
| 30 | ₪180 | ₪240 | ₪300 |
החישוב הוא הערכה לפי המחירים שמופיעים בעמוד התמחור, לפני מע״מ. דיווח ב-NFC או QR כלול במסלול הנוכחות Premium. למחיר מדויק לעסק שלכם בדקו את עמוד התמחור.
אם אתם צריכים גם סידור משמרות, יש מסלולים משולבים. השוואה מלאה בין סוגי המערכות והעלויות בשוק נמצאת במדריך כמה עולה מערכת נוכחות.
| סוג העסק | שיטה מומלצת להתחלה | למה |
|---|---|---|
| עובדים בשטח, טכנאים, שליחים | אפליקציה עם מיקום | אין נקודת כניסה אחת |
| בית קפה, חנות, מספרה | מדבקת NFC או אפליקציה | דיווח מהיר במקום, בלי חומרה יקרה |
| מסעדה עם תחלופת עובדים | NFC או שעון בכניסה | נקודה קבועה, פחות תלות בטלפון של העובד |
| משרד קטן | אפליקציה | מתאים גם לעבודה מהבית |
| מפעל או מחסן | שעון נוכחות פיזי | עובדים רבים בכניסה אחת |
לפירוט היתרונות והחסרונות של כל שיטה ראו NFC מול GPS מול ביומטרי ואפליקציה מול שעון פיזי.
בעסקים קטנים נפוץ לרשום לכולם משמרת קבועה, גם כשבפועל יש ימים ארוכים יותר. רישום כזה לא משקף את המציאות. אם עובד יטען לשעות נוספות, קשה להסתמך עליו.
לפעמים רושמים שעות רק לעובדים שעתיים, ולא לעובדים במשכורת חודשית או לבני משפחה שעובדים בעסק. חובת הרישום חלה גם עליהם, עם חריגים מסוימים כמו עובדים בתפקידי אמון. אם לא בטוחים, כדאי לבדוק מול יועץ.
טבלה שממולאת ב-30 לחודש, מהזיכרון או מהודעות וואטסאפ, היא רישום חלש. דיווח יומי, ברגע הכניסה והיציאה, אמין יותר וגם חוסך את הסיכום.
כשהבעלים עסוק בעסק עצמו, אף אחד לא שם לב שעובד לא החתים יציאה כבר שבוע. מערכת שמתריעה על חריגות פותרת את זה בלי לדרוש תשומת לב קבועה.
הטעות ההפוכה היא לקנות מערכת עם כל המודולים לפני שיודעים מה צריך. עדיף להתחיל בנוכחות בלבד ולהוסיף סידור משמרות או מודולים נוספים כשהצורך ברור.
בעסק עם עד 30 עובדים, ההטמעה לא צריכה להיות פרויקט. תוכנית אפשרית:
| מתי | מה עושים |
|---|---|
| יום 1 | פותחים חשבון, מגדירים את העסק, את שעות העבודה ואת ההסכם (שעות נוספות, הפסקות) |
| יום 2 | מוסיפים עובדים ובוחרים לכל אחד שיטת דיווח: אפליקציה, NFC או שעון |
| יום 3 | שולחים לעובדים הסבר קצר: איך מדווחים, מה עושים כששוכחים, למי פונים |
| ימים 4 עד 7 | עוברים כל יום על הדיווחים, מתקנים טעויות ראשונות ומוודאים שכולם מדווחים |
| סוף החודש | מפיקים דוח ראשון לשכר ומשווים לשיטה הקודמת |
טיפ: בחודש הראשון כדאי להריץ את השיטה הקודמת במקביל, כדי לראות שהנתונים תואמים. אם אתם עוברים מטבלאות, המדריך מעבר מאקסל למערכת נוכחות מפרט את השלבים.
ב-EZTime תקופת הניסיון היא 14 יום, כך שאפשר לעבור את כל השלבים האלה לפני שמחליטים.
לרוב העסקים הקטנים כדאי להתחיל באפליקציה או ב-NFC, בלי לקנות חומרה. אחרי חודש של שימוש תדעו אם צריך שעון בכניסה, סידור משמרות או מודולים נוספים. התחילו מהמסלול הבסיסי שמכסה את מה שאתם צריכים היום, ושדרגו רק כשיש צורך.
ב-EZTime אפשר לנסות 14 יום, ללא כרטיס אשראי וללא התחייבות. אם אתם עוברים מטבלאות, המדריך מעבר מאקסל למערכת נוכחות יעזור לעשות את זה מסודר.
בלי "התקשרו לקבלת הצעה" ובלי עמלות נסתרות: המחירון שלנו גלוי לכולם, ואתם יודעים מראש כמה תשלמו.
המחירים לא כוללים מע"מ. עלות חודשית מינימלית: 89.90 ₪.
נציג EZTime יחזור אליכם בהקדם, יענה על כל שאלה ויתאים לכם את המסלול הנכון. בלי התחייבות.
ב-EZTime, לפי עמוד התמחור, עסק עם 5 עובדים ישלם בדרך כלל את חיוב המינימום של ₪89.90 לחודש לפני מע״מ, כי 5 עובדים כפול המחיר לעובד נמוך מהמינימום.
חובת ניהול רישום שעות העבודה חלה על מעסיקים באופן כללי, ללא קשר למספר העובדים. לבירור במקרה ספציפי התייעצו עם יועץ.
לא בהכרח. עסקים קטנים רבים עובדים עם אפליקציה או מדבקת NFC בלבד. שעון פיזי מתאים בעיקר כשיש הרבה עובדים בכניסה אחת.
לא. המחירים בעמוד התמחור של EZTime מוצגים לפני מע״מ.
כן. 14 יום ניסיון, ללא כרטיס אשראי וללא התחייבות.
כן. יש מסלולים לסידור עבודה ומסלולים משולבים. אפשר להתחיל בנוכחות ולהוסיף בהמשך.
המסלולים נבדלים ביכולות. למשל, דיווח ב-NFC או QR כלול במסלול Premium. הפירוט המלא בעמוד התמחור.
כן. אפליקציית הנוכחות מאפשרת דיווח מהטלפון עם מיקום, ומתאימה לעובדים שאין להם נקודת כניסה קבועה.
בעסק קטן אפשר להתחיל לדווח כבר ביום הראשון. הגדרת ההסכם והעובדים לוקחת בדרך כלל כמה שעות, והשבוע הראשון משמש לתיקון טעויות ולהרגלת העובדים.
חובת הרישום חלה ככלל גם עליהם, עם חריגים מסוימים כמו עובדים בתפקידי אמון. לבירור במקרה ספציפי פנו ליועץ.
השאירו פרטים, ונציג EZTime יחזור אליכם כדי להבין מה העסק צריך ולהראות לכם איך המערכת עובדת.
מעדיפים לדבר עכשיו? 079-9991111