ניהול עובדים בכמה סניפים: סידור, השאלת עובדים ובקרה

תשובה קצרה: בעסק עם כמה סניפים, כל סניף צריך סידור משלו ומנהל שאחראי עליו, אבל הנהלים, ההגדרות והנתונים צריכים להיות אחידים. מגדירים לכל עובד סניף בית ואילו סניפים נוספים הוא יכול לעבוד בהם, מאפשרים השאלת עובדים בין סניפים בתהליך מסודר, ומוודאים שהדיווח נעשה מהסניף שבו העובד עבד בפועל. כך הנוכחות, השכר והעלויות של כל סניף נכונים, וההנהלה רואה תמונה מלאה בלי להתקשר לכל מנהל.

עיקרי הדברים

לכל סניף סידור ומנהל משלו, עם נהלים אחידים לכל הרשת.
עובד יכול להיות משויך לסניף בית ולעבוד גם בסניפים אחרים.
השאלת עובדים בין סניפים צריכה תהליך ותיעוד.
דיווח לפי מיקום הסניף מבטיח שהשעות נרשמות למקום הנכון.
השוואה בין סניפים מגלה מה עובד ואיפה יש בעיה.

מה משתנה כשנפתח סניף שני

עם סניף אחד, הבעלים או המנהל רואים הכול בעיניים. מי הגיע, מי איחר, איך נראה הסידור. כשנפתח סניף שני, ואחריו שלישי, התמונה הזו נעלמת. כל סניף מתחיל לעבוד קצת אחרת: אחד מפרסם סידור ביום רביעי ואחר ביום שישי, אחד מאשר החלפות בוואטסאפ ואחר בעל פה, אחד מדווח נוכחות בשעון ואחר על דף. בסוף החודש, השכר מגיע משלושה מקורות שונים, וקשה להשוות.

האתגר הוא לאזן בין שני צרכים: לתת למנהל כל סניף חופש לנהל את הצוות שלו, ולשמור על אחידות ברמת הרשת.

מה אחיד ומה מקומי

כדאי להחליט במפורש מה נקבע ברמת הרשת ומה נשאר לכל סניף:

אחיד לרשת: נוהל נוכחות, כללי החלפות ובקשות, מועד פרסום הסידור, הגדרות שכר ותוספות, נהלי בטיחות, תבניות של צ'קליסטים.
מקומי לסניף: הסידור עצמו, חלוקת עמדות, תקן לפי העומס המקומי, שעות פתיחה אם שונות, משימות ייחודיות לסניף.

כשהחלוקה הזו ברורה, מנהלי הסניפים יודעים איפה יש להם חופש פעולה, וההנהלה יודעת שהבסיס זהה בכל מקום.

סידור לכל סניף

כל סניף מנהל סידור משלו, לפי העומס והתקן שלו. מנהל הסניף אחראי עליו, ורואה את העובדים שלו. ההנהלה רואה את כל הסידורים במקום אחד, ויכולה לזהות בעיות, כמו סניף עם חוסר קבוע במשמרות ערב או סניף שמשבץ יותר שעות ממה שהעומס מצדיק.

מועד פרסום אחיד לכל הסניפים עוזר במיוחד כשיש עובדים שעובדים ביותר מסניף אחד. הם צריכים לראות את כל המשמרות שלהם ביחד, ולא לגלות התנגשות ביום האחרון.

עובדים שעובדים בכמה סניפים

בהרבה רשתות, חלק מהעובדים עובדים בשני סניפים או יותר: מנהל אזור, עובד מחסן מרכזי, או עובד שהשלים שעות בסניף שכן. כדאי להגדיר לכל עובד סניף בית, שאליו הוא שייך מבחינה ניהולית, ואת הסניפים הנוספים שבהם הוא יכול לעבוד.

החשוב הוא שהשעות יירשמו לסניף שבו העובד עבד בפועל. כך העלות של כל סניף נכונה, והשוואה בין סניפים משקפת את המציאות. דיווח נוכחות לפי מיקום, עם מקום מותר לכל סניף, עושה את זה אוטומטית: העובד מדווח כשהוא בסניף, והדיווח משויך אליו.

השאלת עובדים בין סניפים

אחד היתרונות הגדולים של רשת הוא היכולת לכסות חוסר בסניף אחד עם עובד מסניף אחר. אבל השאלה לא מסודרת יוצרת בלבול: המנהל של סניף א' שולח עובד לסניף ב' בלי לעדכן, העובד לא יודע למי לדווח, והשעות נרשמות לסניף הלא נכון.

תהליך פשוט פותר את זה:

מנהל הסניף שצריך עובד מפרסם משמרת פתוחה, או פונה למנהל הסניף השני.
מנהל סניף הבית מאשר שהעובד לא נדרש באותו זמן.
העובד מאשר ומשובץ בסידור של הסניף המארח.
העובד מדווח נוכחות בסניף המארח, והשעות נרשמות אליו.
אם יש תוספת נסיעה או תנאים שונים, הם מוגדרים מראש.

בקרה מרחוק

בעל רשת או מנהל אזור לא יכולים להיות בכל סניף בכל יום. הם צריכים לדעת מה קורה בלי להתקשר. כמה נתונים נותנים תמונה טובה: מי הגיע לכל משמרת בכל סניף, אילו דיווחים חסרים או חריגים, אילו משימות פתיחה וסגירה הושלמו, וכמה שעות עבדו בכל סניף לעומת התכנון.

כשהנתונים האלה זמינים, מנהל האזור יכול להתמקד בסניף שבאמת צריך תשומת לב, במקום לחלק את הזמן שלו שווה בשווה.

השוואה בין סניפים

היתרון של נתונים אחידים הוא היכולת להשוות. כשכל הסניפים מדווחים באותה שיטה, אפשר לראות איזה סניף עובד עם פחות שעות לאותו עומס, איפה ההיעדרויות גבוהות, ואיפה התחלופה חריגה. ההשוואה הזו לא נועדה לדרג מנהלים, אלא ללמוד: מה הסניף המצליח עושה אחרת, ואיך מעבירים את זה לאחרים.

כדאי לקיים פגישה חודשית קצרה עם מנהלי הסניפים, לעבור על הנתונים יחד, ולתת להם לשתף מה עבד אצלם.

תקשורת ברשת

ברשת יש שלושה סוגי הודעות: הודעות לכל הרשת, כמו נוהל חדש או מבצע; הודעות לסניף מסוים, כמו שינוי בשעות או אירוע מקומי; והודעות לעובד אחד. כשכל ההודעות עוברות באותה קבוצה, עובדי סניף אחד מקבלים מידע שלא רלוונטי להם, ומפספסים את מה שכן. כדאי לשלוח כל הודעה לקהל הנכון בלבד.

דוגמה מעשית

רשת של ארבע חנויות נוחות גילתה שבאחד הסניפים יש כל שבוע חוסר במשמרת שבת, ובסניף אחר, במרחק עשר דקות, יש עובדים שמבקשים עוד שעות. הרשת הגדירה את העובדים מהסניף השני כמי שיכולים לעבוד גם בסניף הראשון, ומשמרות השבת החסרות מתפרסמות כמשמרות פתוחות לשני הסניפים. העובדים מדווחים מהסניף שבו עבדו, והשעות נרשמות לסניף הנכון. הדוגמה להמחשה בלבד.

פתיחת סניף חדש

פתיחת סניף היא הרגע שבו האחידות נבחנת. אם הנהלים כתובים, התבניות מוכנות וההגדרות קיימות, הסניף החדש מתחיל לעבוד באותה שיטה כמו השאר כבר מהיום הראשון. אם לא, הוא ממציא שיטה משלו, ותוך חודש יש עוד מקור לבלגן.

כדאי להכין ערכת פתיחה: נוהל נוכחות, הגדרת מקום הדיווח של הסניף, צ'קליסטים לפתיחה וסגירה, תבנית לסידור ותקן התחלתי. עובדים ותיקים מסניפים קיימים יכולים לעבור לסניף החדש לשבועות הראשונים, כדי להעביר את השגרה לצוות החדש. זה גם הזמן לבדוק מי ממנהלי המשמרת מוכן לקחת אחריות גדולה יותר.

אחרי החודש הראשון, כדאי לעבור עם מנהל הסניף החדש על הנתונים: האם התקן מתאים לעומס, האם יש חריגות חוזרות, והאם הצוות מכיר את הנהלים. זו גם הזדמנות לעדכן את ערכת הפתיחה לקראת הסניף הבא.

מנהל הסניף: הסמכויות שלו

מנהל סניף צריך לדעת מה הוא מחליט לבד ומה דורש אישור. בדרך כלל הוא אחראי על הסידור, על אישור החלפות ובקשות חופשה בסניף, ועל המשימות היומיות. החלטות על גיוס, תוספות שכר או שינוי שעות פתיחה עוברות לרוב דרך ההנהלה. כשהגבולות כתובים, מנהלי הסניפים פועלים בביטחון, וההנהלה לא צריכה לאשר כל פרט.

כדאי גם שלמנהל הסניף תהיה גישה לנתונים של הסניף שלו: נוכחות, חריגות, שעות מול תכנון. מנהל שרואה את המספרים יכול לתקן בעצמו, לפני שההנהלה צריכה לשאול.

כך גם מנהל חדש יודע מהיום הראשון מה מצופה ממנו.

טעויות נפוצות

לתת לכל סניף לבחור שיטת נוכחות משלו, ואז לא להצליח להשוות.
להשאיל עובדים בלי תיעוד, כך שהשעות נרשמות לסניף הלא נכון.
לשלוח את כל ההודעות לכל העובדים בכל הסניפים.
לא להגדיר מי מאשר משמרות של עובד שעובד בשני סניפים.
לנהל את כל הסניפים מהמשרד, בלי לתת למנהלי הסניפים סמכות.

איך EZTime עוזרת

ב־EZTime אפשר להגדיר מקומות מותרים לדיווח לכל סניף, כך שהדיווח נעשה מהמקום שבו העובד נמצא. מנהל מחלקה רואה את העובדים שלו, וההנהלה רואה את כל הנתונים. אפשר לשלוח הודעה לעובד אחד, למחלקה או לקבוצה, ולהגדיר משימות קבועות לפתיחה וסגירה של כל סניף. דוחות הנוכחות מיוצאים לשכר.

שאלות נפוצות

איך יודעים לאיזה סניף לרשום את השעות של עובד?

לפי המקום שבו עבד בפועל. דיווח לפי מיקום עם מקום מותר לכל סניף עושה את זה אוטומטית.

מי מאשר השאלת עובד לסניף אחר?

כדאי שמנהל סניף הבית יאשר שהעובד לא נדרש באותו זמן, והעובד יאשר שהוא מוכן לעבוד בסניף המארח.

מה צריך להיות אחיד בכל הסניפים?

נוהל נוכחות, כללי החלפות ובקשות, מועד פרסום הסידור, הגדרות שכר ונהלי בטיחות.

איך משווים בין סניפים?

בודקים שעות עבודה מול עומס, היעדרויות ותחלופה, כשכל הסניפים מדווחים באותה שיטה.

קריאה נוספת

הצעד הבא

רוצים לבדוק איך זה יעבוד אצלכם? השאירו פרטים לשיחה עם נציג או עיינו במחירון. יש 14 ימי ניסיון ללא עלות.