תשובה קצרה: סטודנטים הם חלק חשוב מכוח העבודה בהרבה עסקים עם משמרות, אבל הזמינות שלהם משתנה לפי סמסטר, ובתקופת מבחנים היא יורדת בחדות. כדי לשבץ אותם נכון, אוספים זמינות מחדש בתחילת כל סמסטר, מבקשים לוח מבחנים מראש, מתכננים את תקופת המבחנים כמו עונה רגילה, ומשתמשים בחופשות הסמסטר כדי לאפשר לעובדים אחרים לצאת לחופש. כללים ברורים להחלפות ולבקשות שומרים על הגמישות בלי לייצר חורים.
עיקרי הדברים
- זמינות של סטודנט משתנה כל סמסטר, ולכן אוספים אותה מחדש.
- לוח מבחנים שמגיע מראש הופך הפתעות לתכנון.
- תקופת מבחנים מתוכננת כמו עונה, עם מכסה לכמה סטודנטים יכולים להוריד משמרות.
- בחופשות הסמסטר סטודנטים זמינים יותר, וזו הזדמנות לצוות הקבוע לנוח.
- תמהיל בין סטודנטים לעובדים קבועים מונע תלות בקבוצה אחת.
למה סטודנטים הם עובדים טובים ולמה הם מאתגרים
סטודנטים מביאים לעסק אנרגיה, למידה מהירה וגמישות. הם מתאימים במיוחד למשמרות ערב וסופי שבוע, ורבים מהם נשארים בעבודה לאורך כל התואר, שלוש או ארבע שנים. בעסקים רבים הם עמוד השדרה של משמרות הערב.
האתגר הוא שהחיים שלהם בנויים סביב לוח האקדמי. מערכת השעות משתנה כל סמסטר, ותקופת המבחנים מגיעה פעמיים בשנה לכל הסטודנטים בבת אחת. עסק שלא מתכנן את זה מגלה שבשבועיים מסוימים חצי מהצוות מבקש להוריד משמרות, בדיוק באותו זמן.
זמינות לפי סמסטר
הצעד הראשון הוא להתייחס לזמינות של סטודנט כמשהו שמתעדכן, לא כנתון קבוע. בתחילת כל סמסטר, בקשו מכל סטודנט לעדכן את הזמינות שלו לפי מערכת השעות החדשה: באילו ימים ושעות הוא פנוי, ומה המינימום והמקסימום של משמרות שהוא רוצה בשבוע.
כדאי לקבוע מועד קבוע לעדכון, למשל שבוע לפני תחילת הסמסטר, ולתזכר את כולם. עדכון שמגיע באיחור משאיר את המנהל לשבץ לפי זמינות ישנה, וזה מוביל לבקשות החלפה כבר בשבוע הראשון.
תקופת מבחנים: לתכנן כמו עונה
תקופת המבחנים היא הנקודה הכי רגישה. סטודנטים צריכים זמן ללמוד, ועסק שמתעלם מזה יאבד אותם. אבל אם כולם מורידים משמרות באותו שבוע, העסק נשאר בלי צוות. הפתרון הוא תכנון מוקדם:
- בקשו מכל סטודנט את לוח המבחנים שלו ברגע שהוא מתפרסם.
- קבעו מראש כמה משמרות בשבוע כל סטודנט מתחייב לעשות בתקופת המבחנים, גם אם פחות מהרגיל.
- סמנו את הימים שלפני מבחן כימים שבהם לא משבצים את הסטודנט, ככל האפשר.
- הגדירו מכסה: כמה סטודנטים יכולים להיות בהפחתה באותו שבוע.
- תכננו כיסוי מעובדים קבועים, עובדים חלקיים אחרים או עובדים שכבר סיימו את המבחנים.
כשהתכנון נעשה חודש מראש, אפשר לפזר את ההפחתות כך שהעסק ממשיך לתפקד. וכשסטודנטים יודעים שהעסק מתחשב בהם, הם נוטים יותר להתחייב למינימום.
חופשות סמסטר: ההזדמנות
בין סמסטרים ובחופשת הקיץ, סטודנטים רבים זמינים הרבה יותר, ולעיתים מחפשים יותר שעות. זו הזדמנות כפולה: אפשר לתת להם את השעות שהם רוצים, ובמקביל לאפשר לעובדים הקבועים לצאת לחופשה. עסק שמתכנן את זה מראש מקבל צוות נח לפני העונה העמוסה הבאה.
כללים להחלפות ולבקשות
סטודנטים מבקשים הרבה החלפות: מטלה שנדחתה, הרצאה שהוזזה, מבחן מועד ב'. כדי שזה לא יהפוך לכאוס, כדאי לקבוע כללים ברורים:
- בקשת החלפה רגילה מוגשת עד מועד קבוע לפני המשמרת.
- הסטודנט אחראי למצוא מחליף מתאים, והמנהל מאשר.
- עד שההחלפה מאושרת, הסטודנט עדיין משובץ.
- מבחן שנקבע מחדש, כמו מועד ב', מטופל בעדיפות, בתנאי שהסטודנט הודיע מיד.
הכללים האלה מגינים גם על הסטודנטים עצמם. כשהתהליך ברור, אף אחד לא צריך להתחנן, ואף אחד לא מקבל יחס מועדף.
תמהיל צוות נכון
עסק שכל משמרות הערב שלו מבוססות על סטודנטים פגיע בתקופת המבחנים. כדאי לשמור על תמהיל: סטודנטים לצד עובדים במשרה חלקית שאינם סטודנטים, עובדים קבועים ותיקים, ולעיתים גם עובדים מבוגרים שמחפשים שעות גמישות. כשהתמהיל מגוון, ירידה בזמינות של קבוצה אחת לא משביתה את העסק.
כדאי גם לשים לב למחזור הלימודים. סטודנטים בשנה האחרונה עשויים לעזוב בסוף השנה. גיוס של סטודנטים בשנה הראשונה, כמה חודשים לפני, שומר על רציפות.
דוגמה מעשית
בית קפה ליד קמפוס מעסיק 14 סטודנטים ו־6 עובדים קבועים. בתחילת כל סמסטר, המנהלת שולחת בקשה לעדכן זמינות, וחודש לפני תקופת המבחנים היא אוספת את לוחות המבחנים. היא קבעה שבתקופת המבחנים כל סטודנט עושה לפחות שתי משמרות בשבוע, ושלא יותר משישה סטודנטים מורידים משמרות באותו שבוע. את הפער היא מכסה בעובדים הקבועים, שמקבלים בחופשת הסמסטר עדיפות בבקשות החופשה. הדוגמה להמחשה בלבד, אבל השיטה עובדת בכל גודל.
שכר ונוכחות של סטודנטים
סטודנטים זכאים לאותן זכויות כמו כל עובד, לפי היקף המשרה ושעות העבודה בפועל. בגלל שהשעות שלהם משתנות מחודש לחודש, חשוב במיוחד שהנוכחות תירשם בדיוק, ושהשכר יחושב לפי מה שעבדו בפועל. סטודנט שעובד שתי משמרות בשבוע בתקופת מבחנים ושש משמרות בחופשה צריך לראות בתלוש בדיוק את מה שעבד.
אם העסק נותן הטבות ייחודיות לסטודנטים, כמו התחשבות בתקופת מבחנים או מלגה, כדאי לכתוב אותן במדיניות כדי שיהיה ברור מה מגיע למי.
סטודנטים במילואים
בשנים האחרונות, סטודנטים רבים משרתים במילואים, לפעמים לתקופות ארוכות ובהתראה קצרה. בעסק שמעסיק הרבה סטודנטים, זה עוד גורם שמשפיע על הזמינות. כדאי לבקש מהם לעדכן ברגע שהם מקבלים צו, לתכנן כיסוי, ולוודא שהחזרה שלהם לעבודה מסודרת. יש לזכור שעובדים במילואים מוגנים בחוק, והתכנון צריך לכבד את זה.
סטודנט שחוזר ממילואים ארוכים מגיע לעיתים ישר לתקופת השלמות ומבחנים. גמישות בתקופה הזו, ככל שהעסק יכול, נזכרת לאורך זמן.
כמובן שאת ההחלטה אם להיעדר ממשמרת בגלל צו מילואים לא מקבל המנהל, אלא החוק. התכנון נועד רק לוודא שהמשמרות מכוסות.
לתת לסטודנטים לאן להתקדם
סטודנט שעובד בעסק שלוש שנים צובר ניסיון רב. כדאי לתת לו מסלול: אחראי משמרת, חונך לעובדים חדשים, או אחריות על תחום מסוים. זה משאיר אותו מעורב, מכין אותו לתפקידי ניהול, ומקל על העסק בתקופות שבהן המנהל צריך עזרה. סטודנטים שקיבלו אחריות נוטים להישאר עד סוף התואר, ולפעמים גם אחריו.
אפשר גם לחבר את העבודה לתחום הלימודים, כשזה מתאים. סטודנט לחשבונאות יכול לעזור בבדיקת דוחות, וסטודנט לשיווק יכול להציע רעיונות לרשתות החברתיות של העסק. זה לא מחליף את העבודה הרגילה, אבל נותן לה משמעות נוספת.
תקשורת בתקופות לחוצות
בתקופת מבחנים, סטודנטים פחות זמינים גם לקריאת הודעות. כדאי לשלוח עדכונים חשובים מוקדם, לפני שהתקופה מתחילה, ולוודא שהסידור לתקופת המבחנים מתפרסם מוקדם מהרגיל. הודעה ברורה אחת, עם הכללים לתקופה, עדיפה על הרבה הודעות קטנות באמצע.
אחרי כל תקופת מבחנים, כדאי לעשות סיכום קצר: האם המכסה עבדה, האם היו משמרות חסרות, ומה הסטודנטים אמרו על התהליך. הסיכום הזה הוא הבסיס לתכנון של תקופת המבחנים הבאה, והוא חוסך לחזור על אותן טעויות. עם הזמן, תקופת המבחנים הופכת משבועיים של לחץ לעוד עונה מתוכננת בלוח השנה של העסק.
טעויות נפוצות
- לשבץ לפי זמינות מהסמסטר הקודם.
- לגלות את תקופת המבחנים כשהבקשות כבר מגיעות.
- לאשר לכל הסטודנטים הפחתה באותו שבוע, ולהישאר בלי צוות.
- להסתמך רק על סטודנטים במשמרות ערב וסופי שבוע.
- לא לנצל את חופשות הסמסטר כדי לתת לעובדים הקבועים לנוח.
איך EZTime עוזרת
ב־EZTime עובדים מגישים בקשות ומבקשים החלפות משמרת מהאפליקציה, והמנהל מאשר. הסידור מתפרסם לטלפון של כל עובד, כך שסטודנט רואה את המשמרות שלו גם כשהוא בקמפוס. הנוכחות נרשמת לפי מיקום או מדבקת NFC ומיוצאת לשכר, גם כשהיקף השעות משתנה מחודש לחודש.
שאלות נפוצות
איך משבצים סטודנטים בתקופת מבחנים?
אוספים לוחות מבחנים מראש, קובעים מינימום משמרות שבועי ומכסה של כמה סטודנטים יכולים להפחית באותו שבוע.
כל כמה זמן צריך לעדכן זמינות של סטודנט?
לפחות בתחילת כל סמסטר, ובנוסף כשיש שינוי במערכת השעות.
האם סטודנטים זכאים לאותן זכויות כמו עובדים אחרים?
כן, לפי היקף המשרה והשעות שעבדו בפועל.
איך מונעים תלות בסטודנטים?
שומרים על תמהיל של סטודנטים, עובדים חלקיים אחרים ועובדים קבועים.
קריאה נוספת
- זמינות עובדים
- משרה חלקית
- עובד שעתי ועובד חודשי
- החלפות משמרות
- כמה עובדים צריך במשמרת
- מערכת סידור עבודה ושיבוץ
הצעד הבא
רוצים לבדוק איך זה יעבוד אצלכם? השאירו פרטים לשיחה עם נציג או עיינו במחירון. יש 14 ימי ניסיון ללא עלות.
המידע במאמר כללי ואינו ייעוץ משפטי, ייעוץ שכר או ייעוץ מס. הכללים עשויים להשתנות ולחול אחרת לפי ענף, הסכם קיבוצי או צו הרחבה; לפני החלטה מומלץ לבדוק עם עורך דין או יועץ שכר.