איזה חלק מימי העבודה המתוכננים אבד בהיעדרויות, וכמה זה עולה בערך.
שיעור היעדרות = ימי היעדרות ÷ (מספר עובדים × ימי עבודה מתוכננים לעובד) × 100. כשיש עובדים במשרות חלקיות או במשמרות לא קבועות, מדויק יותר לחשב לפי שעות: שעות היעדרות חלקי שעות מתוכננות לפי סידור העבודה. אותה נוסחה, יחידה אחרת.
כדאי לחשב את השיעור כל חודש באותה שיטה, ולהציג אותו לצד החודש המקביל בשנה הקודמת. כך עונות כמו החורף, שבהן יש יותר מחלות, לא נראות כהחמרה פתאומית.
ההחלטה החשובה היא אילו היעדרויות נכנסות לחישוב. ברוב העסקים סופרים היעדרויות לא מתוכננות: מחלה, מחלת ילד, איחור ארוך או היעדרות בלי הודעה. חופשה שנתית מתוכננת, מילואים, חופשת לידה וחגים בדרך כלל לא נספרים, כי הם זכויות ידועות מראש ולא מלמדים על בעיה. מה שחשוב הוא לקבוע הגדרה אחת, לכתוב אותה, ולהחיל אותה בכל התקופות.
בנוסף לשיעור הכללי, כדאי להסתכל על התדירות. עשרה ימי היעדרות של עובד אחד במחלה ממושכת שונים מאוד מעשר היעדרויות של יום אחד אצל עשרה עובדים, בעיקר בימי ראשון או אחרי חגים. הדפוס השני מעיד לרוב על בעיה בסידור, בעומס או במחויבות.
העלות הישירה של יום היעדרות היא בערך עלות יום העבודה, כשהעובד מקבל עליו תשלום. אבל העלות האמיתית גבוהה יותר: מישהו צריך להחליף, לעיתים בשעות נוספות, עבודה נדחית, ובעסקים עם קבלת קהל השירות נפגע. המחשבון מציג רק את העלות הישירה, לפי עלות יום שאתם מזינים. כדי להעריך עלות יום עבודה כולל רכיבי מעביד, אפשר להיעזר במחשבון עלות שעת עבודה.
בעסק 25 עובדים, ובחודש מתוכננים 22 ימי עבודה לכל אחד, כלומר 550 ימי עבודה. בחודש נרשמו 18 ימי היעדרות לא מתוכננת. שיעור ההיעדרות הוא 18 חלקי 550, בערך 3.27%, כ־0.7 ימים לעובד. בעלות יום של 550 ₪, העלות הישירה היא בערך 9,900 ₪ לחודש. הדוגמה בדויה.
טעות ראשונה היא לחשב לפי מספר העובדים ברשימה ולא לפי מי שתוכנן לעבוד. עובד בחופשה ללא תשלום, או עובד שעתי שלא שובץ השבוע, לא צריך להיכנס למכנה. טעות שנייה היא לערבב סוגי היעדרות: אם בחודש אחד ספרתם מחלה בלבד ובחודש הבא גם איחורים, ההשוואה ביניהם לא אומרת דבר.
טעות שלישית היא להסתכל רק על הממוצע של כל העסק. שיעור של 3% יכול להסתיר סניף אחד עם 8% וסניף אחר עם 1%. הפער ביניהם הוא בדיוק המידע שמנהל צריך. וטעות רביעית היא להשתמש במדד כדי להעניש. היעדרות במחלה היא זכות, והמטרה היא לזהות דפוסים ובעיות בסביבת העבודה, לא ללחוץ על עובדים חולים להגיע.
חישוב שיעור היעדרות דורש שני נתונים: מה תוכנן ומה קרה בפועל. כשסידור העבודה והנוכחות נמצאים באותה מערכת, ההשוואה נעשית לבד. ב־EZTime בקשות היעדרות מוגשות מהאפליקציה עם סוג ההיעדרות, המנהל מאשר, ודוחות ההיעדרויות זמינים לפי עובד, מחלקה ואתר. מסך החריגות מסמן ימי עבודה בלי דיווח, כך שהיעדרות שלא דווחה לא נעלמת מהתמונה.
המחשבון מכפיל את ימי ההיעדרות בעלות יום, וזו הערכה עליונה. בישראל, כשההיעדרות היא מחלה, היום הראשון לא משולם, הימים השני והשלישי משולמים ב־50%, ומהיום הרביעי 100%. לכן העלות הישירה תלויה באורך כל אירוע מחלה, ולא רק בסך הימים. אותם 18 ימי היעדרות מהדוגמה למעלה יכולים לעלות סכומים שונים מאוד:
| חלוקה | ימי שכר מלאים | עלות לפי 550 ₪ ליום |
|---|---|---|
| 18 מחלות של יום אחד | 0 | 0 ₪ |
| 6 מחלות של 3 ימים | 6 × 1 = 6 | 3,300 ₪ |
| 3 מחלות של 6 ימים | 3 × 4 = 12 | 6,600 ₪ |
| הערכת המחשבון (כל הימים מלאים) | 18 | 9,900 ₪ |
הטבלה מראה שתי אמיתות שנראות סותרות. עלות השכר הישירה של מחלות קצרות נמוכה, אבל הן אלה ששוברות את הסידור, כי הן לא צפויות ודורשות מחליף באותו בוקר. ואילו מחלה ארוכה עולה יותר בשכר, אבל קל יותר לתכנן סביבה. לחישוב של אירוע בודד יש מחשבון דמי מחלה.
מילואים, חופשת לידה, ימי אבל וחגים הם זכויות או חובות ידועות, ולא מלמדים על בעיה בעסק. ספירה שלהם מנפחת את השיעור ומקשה להשוות בין תקופות, למשל בתקופות של גיוס מילואים נרחב. כדאי להחזיק אותם כמדד נפרד, כי הם עדיין משפיעים על התכנון ועל הסידור.
זו היעדרות לא מתוכננת, ולכן לרוב סופרים אותה. כדאי לסמן אותה כסוג נפרד, כי הכללים של מחלת ילד שונים.
לא בשיעור ההיעדרות הרגיל. כדאי לעקוב אחרי מילואים כמדד נפרד לצורכי תכנון.
רק אם שני החודשים חושבו באותה הגדרה, ובהשוואה לאותו חודש בשנה שעברה, כדי לנטרל עונתיות.
ימי היעדרות חלקי ימי העבודה המתוכננים לכל העובדים בתקופה, כפול 100.
בדרך כלל לא. סופרים בעיקר היעדרויות לא מתוכננות, כמו מחלה או היעדרות בלי הודעה.
כשיש משרות חלקיות ומשמרות משתנות, חישוב לפי שעות מדויק יותר.
משווים לתקופות קודמות ובין מחלקות, ומסתכלים גם על תדירות ההיעדרויות הקצרות.
לא. הכול מחושב בדפדפן שלכם, ושום נתון לא נשלח אלינו.
ב־EZTime היעדרויות נרשמות לפי סוג, והדוח החודשי מראה אותן לפי עובד, מחלקה או סניף.