שתי לחיצות ביום, שמהן נגזר כל התלוש. שווה לעשות אותן נכון.
שעון נוכחות בכניסה מתאים לעסק עם מקום אחד וכניסה מרכזית, כמו מפעל או משרד. זיהוי ביומטרי, כמו טביעת אצבע או זיהוי פנים, מונע החתמה של עובד אחד בשביל אחר. כרטיס או צ׳יפ מהירים, אבל אפשר להעביר אותם בין אנשים.
אפליקציה בטלפון מתאימה לעובדים שנעים בין אתרים, לעובדי שטח ולעסקים בלי עמדה קבועה. כשמגדירים מקומות מותרים לדיווח עם רדיוס, העובד יכול להחתים רק כשהוא באתר. מדבקת NFC או קוד QR באתר מוסיפים אימות שהעובד באמת היה שם.
הכלל צריך להיות כתוב: מחתימים כשמתחילים לעבוד, לא כשמגיעים לחניה, ומחתימים יציאה כשמסיימים, לא כשיוצאים מהחניון. בעסקים שבהם יש החלפת בגדים או ציוד מגן לפני העבודה, כדאי לבדוק עם יועץ אם הזמן הזה נחשב זמן עבודה, ולהגדיר את נקודת ההחתמה בהתאם.
ולגבי הפסקות: יש עסקים שמחתימים יציאה וכניסה להפסקה, ויש שמגדירים הפסקה קבועה שמנוכה אוטומטית. מה שחשוב הוא שהכלל יהיה ברור ושיעמוד בדין לגבי הפסקות.
שכחה היא הבעיה הנפוצה, ופתרונה פשוט: תזכורת בשעת הכניסה והיציאה, ובקשת תיקון עם הסבר שהמנהל מאשר. מה שלא כדאי לעשות זה לתקן בשקט, בלי תיעוד של מי תיקן ולמה.
כשיש חשד להחתמה בשם אחר, הפתרון הוא אמצעי שמזהה את האדם, כמו ביומטריה או טלפון אישי עם מיקום, ולא עוד בדיקות ידניות.
חברת אבטחה עם עמדות בקניון. הנתונים בדויים.
| הבעיה | שלוש כניסות, אין שעון אחד שכולם עוברים בו |
|---|---|
| הפתרון | החתמה באפליקציה, הקניון מוגדר כמקום מותר עם רדיוס |
| אימות נוסף | מדבקת NFC בחדר הביטחון |
| החתמות חסרות בחודש | ירדו מ־38 ל־9 אחרי הפעלת תזכורות |
| זמן סגירת חודש | מיום עבודה לשעה וחצי |
שילוב של מיקום ותזכורת פתר את רוב הבעיות. האימות הנוסף נועד בעיקר לביטחון של המנהל.
לפני שמחפשים אמצעי מתוחכם יותר, הפעילו תזכורת לעובדים בשעות הכניסה והיציאה. ברוב העסקים זה לבד מוריד את מספר ההחתמות החסרות בצורה משמעותית.
עובד שעובד שש שעות ומעלה זכאי ככלל להפסקה של 45 דקות לפחות, שחצי שעה ממנה רצופה. כשהעובד חופשי לצאת בהפסקה, היא בדרך כלל לא נחשבת זמן עבודה. כאן מתחילה השאלה אם להחתים יציאה וכניסה סביב ההפסקה.
יש שתי דרכים מקובלות. בראשונה, העובד מחתים יציאה להפסקה וכניסה בחזרה, והשעות מחושבות לפי מה שנרשם. בשנייה, ההפסקה מנוכה אוטומטית לפי כלל קבוע, למשל 30 דקות בכל משמרת של שש שעות ומעלה. הדרך השנייה חוסכת החתמות, אבל מתאימה רק כשההפסקה באמת נלקחת. אם העובד נשאר ליד הקופה כי אין מי שיחליף אותו, ניכוי אוטומטי מוריד לו שכר על זמן שעבד.
כן, זה מקובל, וכדאי להגדיר מקומות מותרים לדיווח. חשוב להסביר לעובדים מה נאסף ומתי, ולבדוק את ההיבטים של פרטיות.
העובד מבקש תיקון עם הסבר, והמנהל מאשר. התיקון נשמר עם תיעוד.
תלוי בנוהל העסק ובדין. אפשר להחתים יציאה וכניסה להפסקה, או להגדיר הפסקה קבועה. כדאי לבדוק עם יועץ שכר.
כדאי לקבוע בנוהל כלל ברור, למשל שהשעות נספרות משעת תחילת המשמרת אלא אם המנהל ביקש להתחיל מוקדם. כלל כזה צריך להיות ידוע מראש, וכשהעובד באמת התחיל לעבוד מוקדם, הזמן הזה הוא זמן עבודה.
ב־EZTime עובדים מחתימים מהאפליקציה, מהמחשב או בסריקת NFC ו־QR, ואפשר להגביל דיווח למקומות מאושרים ב־GPS.