דיווח שעות, סידור עבודה והודעות לצוות עוברים לטלפון של העובד. איך עושים את זה בצורה שמכבדת גם את העסק וגם את הפרטיות.
אילו אפליקציות ולמה: רשימה קצרה של מה העובד מתבקש להתקין. איזה מידע נאסף: למשל מיקום בזמן החתמה בלבד, ולא מעקב רציף. מחוץ לשעות העבודה: האם מצופה לענות להודעות, ומתי לא. אבטחה: נעילת מסך, ומה עושים אם הטלפון אבד. סיום עבודה: הסרת גישה למערכות העסק.
השקיפות היא העיקר. עובד שיודע בדיוק מה האפליקציה רואה ומתי, סומך עליה יותר.
הטלפון הוא מכשיר אישי, ולכן איסוף מידע ממנו רגיש. בתי הדין בישראל עסקו בגבולות הניטור של עובדים, והעיקרון הכללי הוא שאיסוף מידע צריך להיות לתכלית לגיטימית, מידתי ושקוף לעובד. בדיווח נוכחות, למשל, מקובל לאסוף מיקום ברגע הכניסה והיציאה כדי לאמת את הדיווח, ולא לעקוב אחרי העובד לאורך היום. כדאי לבדוק את המדיניות מול יועץ.
לא כל עובד מחזיק סמארטפון, ולא כל עובד מסכים להתקין אפליקציות עבודה על המכשיר שלו. כדאי שתהיה חלופה: עמדת טאבלט במקום העבודה, כרטיס או תג, או מכשיר של העסק. כך אף עובד לא נדרש להשתמש במכשיר הפרטי כתנאי להעסקה, והדיווח נשאר אחיד.
שאלה שעולה לפעמים היא מי משלם על השימוש: חבילת גלישה, סוללה, בלאי. ברוב המקרים השימוש בדיווח נוכחות ובצפייה בסידור זניח. כשהעבודה דורשת שימוש משמעותי, כמו שיחות רבות עם לקוחות או ניווט כל היום, יש עסקים שמשתתפים בעלות או מספקים מכשיר. כדאי לקבוע את זה מראש ולא לחכות לבקשה.
חברת ניקיון עם צוותים באתרים שונים הטמיעה דיווח נוכחות מהטלפון:
| מה נאסף | מיקום בזמן החתמת כניסה ויציאה בלבד |
|---|---|
| עובדים בלי סמארטפון | 3 מתוך 45, מדווחים בתג NFC באתר |
| הודעות מחוץ לשעות | רק בשינוי משמרת של היום הבא |
| סיום עבודה | הגישה נחסמת ביום האחרון |
הדוגמה בדויה.
אפליקציית נוכחות בטלפון היא אחת הדרכים הנוחות לדווח, במיוחד לעובדי שטח. שילוב עם עמדה או תג NFC למי שלא משתמש בטלפון שומר על דיווח אחיד לכל העובדים.
זה תלוי בנסיבות, ועדיף להציע חלופה. כדאי להתייעץ לפני שקובעים חובה.
זה תלוי באפליקציה ובהגדרות. במדיניות מידתית אוספים מיקום רק בזמן החתמה.
חוסמים את הגישה שלו למערכות העסק ומבקשים להסיר את האפליקציות.
נציג EZTime יראה לכם את זרימת העבודה על הנתונים של העסק שלכם.