למה יום גיבוש שתוכנן בלי לשאול את העובדים מסתיים לפעמים בחצי צוות שמצא סיבה לא להגיע.
שואלים את העובדים. סקר קצר עם שלוש או ארבע אפשרויות חוסך את הטעות הנפוצה, שבה המנהל בוחר פעילות שמתאימה לו. כדאי לבחור פעילות שמתאימה לכל הגילים והיכולות, לא דורשת כושר מיוחד, ולא כוללת לחץ לשתות אלכוהול. פעילות שבה כולם יכולים להשתתף עדיפה על חוויה מרשימה שחצי צוות יצפה בה מהצד.
בעסק שפועל כל יום, אי אפשר לסגור לכולם. האפשרויות הן לקיים את היום בשני מחזורים, כך שכל עובד משתתף באחד; לבחור יום שבו העסק סגור או שקט במיוחד; או לקיים פעילות ערב קצרה. חשוב שגם עובדי משמרות לילה וסופי שבוע יוכלו להגיע, אחרת היום מגבש רק חלק מהצוות. את הסידור לאותו יום כדאי לבנות מוקדם, ולהודיע לעובדים לפחות שבועיים מראש.
כשיום הגיבוש מתקיים בשעות העבודה, הוא בדרך כלל נחשב יום עבודה ומשולם כרגיל. כשהוא מחוץ לשעות העבודה, השאלה אם ההשתתפות חובה, ואם היא נחשבת שעות עבודה, תלויה בנסיבות. הדרך הבטוחה היא לקיים את היום בשעות העבודה, או להבהיר מראש שההשתתפות מחוץ לשעות היא רשות. הטבות כמו ארוחות ופעילויות יכולות גם להשפיע על המס, וכדאי לבדוק זאת עם יועץ השכר.
תמונות בקיר הארגוני, תודה לצוות שארגן, ושאלה קצרה מה אהבו ומה לשנות בפעם הבאה. אם יום הגיבוש היה טוב, עובדים מדברים עליו שבועות. ואם לא, הם יגידו לכם למה, אם תשאלו.
ארוחת צוות משותפת בסוף עונה עמוסה, סדנת בישול או אפייה, פעילות התנדבות בקהילה, טיול קצר עם מדריך, או ערב פעילות במקום קרוב לעבודה. פעילויות קצרות, של שלוש או ארבע שעות, קלות יותר לשיבוץ מאשר יום שלם, ומאפשרות לכל המשמרות להשתתף.
ואם התקציב קטן, גם ארוחת בוקר משותפת בסניף לפני הפתיחה, עם כמה מילים של תודה מהבעלים, היא גיבוש. מה שחשוב הוא שהעובדים ירגישו שחושבים עליהם, לא כמה הפעילות עלתה.
יום גיבוש בדוי לרשת בתי קפה עם 40 עובדים:
| סקר | סדנת בישול ניצחה, עם 60% מהקולות |
|---|---|
| מועד | שני ימי שני, כל סניף שולח חצי צוות בכל פעם |
| משמרות | הסידור נבנה חודש מראש |
| אחרי | תמונות בקיר הארגוני ושאלון של שתי שאלות |
הדוגמה בדויה.
סקר באפליקציה עוזר לבחור פעילות, סידור העבודה מאפשר לתכנן מחזורים, וההודעה מגיעה לכל העובדים, גם לאלה שלא יושבים מול מחשב.
בתקציב יום גיבוש מסתכלים בדרך כלל רק על עלות הפעילות. בעסק עם עובדים שעתיים, החשבון גדול יותר. דוגמה בדויה ל־20 עובדים: פעילות ואוכל 250 ₪ לאדם, 5,000 ₪. אם היום מוגדר כיום עבודה וכל עובד מקבל 6 שעות בתעריף ממוצע של 42 ₪, עוד 5,040 ₪. ואם המשמרות של אותו יום מכוסות בשעות נוספות, עוד כמה מאות שקלים.
כלומר, יום גיבוש של 20 עובדים יכול לעלות כ־10,000 ₪ ויותר. זה לא אומר לוותר עליו, אלא לתכנן: לקיים אותו ביום שקט, לחלק את הצוות לשני מועדים כמו בדוגמה, ולהחליט מראש אם זה יום עבודה בתשלום או פעילות רשות. אם ההשתתפות חובה, ככלל מדובר בזמן עבודה.
כשהוא בשעות העבודה, בדרך כלל כן. מחוץ לשעות, תלוי בנסיבות.
בשעות העבודה, זה חלק מהעבודה. מחוץ לשעות, עדיף שזה יהיה רשות.
פעם או פעמיים בשנה מתאים לרוב העסקים.
מציעים מועד חלופי או פעילות קטנה בסניף, ולא מעבירים ביקורת על מי שלא הגיע. עובדים עם ילדים קטנים או עבודה נוספת לא תמיד יכולים, וזה בסדר.
בסידור העבודה של EZTime אפשר לסמן אירוע חד־פעמי, לשבץ חצי צוות בכל מועד ולפרסם את התמונות בקיר הארגוני.