הצד התפעולי של ניהול עובדים: מי עובד, מתי, כמה, ואיך כל זה מגיע לשכר. כשהחלקים מחוברים, הכול פשוט יותר.
תכנון: כמה עובדים צריך ובאילו תפקידים, לפי עומס ועונה. שיבוץ: מי עובד באיזו משמרת, לפי זמינות, כישורים והוגנות. נוכחות: מי הגיע, מתי ולכמה זמן. היעדרויות ובקשות: חופשות, מחלות, החלפות. בקרה: חריגות, שעות נוספות, עלויות מול תקציב. שכר: העברת נתונים מאושרים להכנת התלושים.
כל אחד מהמרכיבים יכול לעבוד לבד, אבל הערך נוצר כשהם מדברים זה עם זה.
הסידור בקובץ אחד, הנוכחות בשעון אחר, הבקשות בוואטסאפ, והשכר אצל רואה החשבון. בסוף החודש מישהו צריך לחבר את הכול ידנית, ושם קורות הטעויות: משמרת שהוחלפה ולא עודכנה, חופשה שאושרה בשיחה ולא נרשמה, שעות נוספות שאף אחד לא ראה עד התלוש.
הבעיה היא לא חוסר מאמץ, אלא חוסר חיבור. כשאותו מידע נרשם במקום אחד, כל שלב משתמש בנתונים של השלב הקודם.
חלק מהעבודה היא עמידה בדרישות: רישום שעות עבודה, מנוחה בין משמרות, מנוחה שבועית, תשלום על שעות נוספות. ניהול מסודר לא רק חוסך זמן אלא גם מקטין את הסיכון לטעויות שעלולות להפוך לתביעות.
בעסקים קטנים, הבעלים עושה הכול. ככל שהעסק גדל, כדאי להגדיר מי אחראי על כל שלב: מנהל הסניף על הסידור והאישורים, רכזת או מנהלת משרד על הבקשות והחריגות, ורואה החשבון על השכר. הגדרה ברורה של תחומי אחריות, יחד עם לוח זמנים שבועי וחודשי, מונעת מצב שבו כל אחד חושב שמישהו אחר טיפל בבעיה.
עוד נקודה שכדאי לחשוב עליה היא נגישות לעובדים. כשעובדים יכולים לראות את הסידור שלהם, להגיש זמינות, לבקש החלפה או חופשה ולבדוק את השעות שלהם מהטלפון, חלק גדול מהשאלות והבקשות שהגיעו למנהל בטלפון נעלמות. זה חוסך זמן למנהלים, ונותן לעובדים תחושת שליטה על הזמן שלהם, שהיא אחד הגורמים החשובים לשביעות רצון.
חברת אבטחה עם 60 מאבטחים בכמה אתרים מדדה את הזמן שלוקח לסגור חודש:
| לפני | כ־4 ימי עבודה של רכזת |
|---|---|
| השינוי | סידור, נוכחות ובקשות במקום אחד, עם אישור שבועי |
| אחרי | כיום עבודה אחד |
| תוצאה נוספת | פחות תיקונים בתלושים אחרי ההפקה |
הדוגמה בדויה.
מערכת שמשלבת סידור עבודה, שעון נוכחות, בקשות ודוחות לשכר היא בדיוק הכלי לניהול כוח אדם בעסק עם משמרות. ההחלטה כמה לחבר ובאיזה קצב תלויה בגודל העסק ובכאב העיקרי.
משאבי אנוש רחב יותר וכולל גיוס, פיתוח ותרבות. ניהול כוח אדם מתמקד בזמן העבודה: תכנון, שיבוץ, נוכחות ועלויות.
גם עסק עם 10 עובדים במשמרות מתמודד עם סידור, החלפות ושכר. ככל שהחלקים מחוברים, נחסך זמן.
לזהות איפה הולך הכי הרבה זמן או איפה קורות הכי הרבה טעויות, ולהתחיל משם.
נציג EZTime יראה לכם את זרימת העבודה על הנתונים של העסק שלכם.