התשובה לשאלה כמה אנשים העסק צריך, באילו תפקידים ובאילו שעות. לא רק בגיוס, אלא בכל שבוע מחדש.
טווח ארוך: פתיחת סניף, השקת שירות חדש או צמיחה צפויה. כאן מחליטים על גיוס ועל תקציב שכר שנתי. טווח בינוני: עונות, חגים ותקופות עמוסות. כאן מתכננים עובדים זמניים, חופשות ושעות נוספות. טווח קצר: השבוע הבא. כאן בונים את סידור העבודה ומתמודדים עם היעדרויות.
רוב העסקים הקטנים מתכננים רק ברמה הקצרה, ואז מגלים לפני החגים שחסרים עובדים. כמה שעות של חשיבה רבעונית חוסכות הרבה לחץ.
ביקוש: מכירות, הזמנות, שיחות או משימות לאורך זמן. היצע: כמה עובדים יש, באילו היקפי משרה ועם אילו כישורים. אובדן שעות: חופשות מתוכננות, היעדרויות, תחלופה. ועלות: כמה עולה שעת עבודה בכל תפקיד.
כשהנתונים פזורים בקבצים שונים, התכנון נשען על זיכרון. כשהם במקום אחד, אפשר לראות למשל שבכל דצמבר ההיעדרויות עולות, או שסניף אחד עובד עם 20% יותר שעות מסניף דומה.
תכנון כוח אדם משפיע ישירות על העובדים: כמה שעות יקבלו, אם יתבקשו לעבוד בחגים, ואם יוכלו לצאת לחופשה. תכנון שקוף, עם כללים ברורים לחלוקת משמרות וחופשות, מפחית תחושת אי צדק. שיתוף העובדים בזמינות שלהם מראש משפר את התכנון עצמו.
עסק שלא אסף נתונים בעבר לא צריך לחכות שנה. אפשר להתחיל ממה שיש: דוחות שכר של השנה האחרונה מראים כמה שעות שולמו בכל חודש, ולוח שנה עם החגים והאירועים מראה מתי צפוי עומס. במקביל, מתחילים לאסוף נתוני נוכחות ושיבוץ בצורה מסודרת, וכבר אחרי רבעון אחד יש בסיס לתכנון הבא.
כדאי גם לשתף את מנהלי הסניפים או המשמרות. הם מכירים את העומסים מקרוב, ותכנון שנבנה יחד איתם מתקבל ומיושם טוב יותר.
רשת של ארבעה סניפי מזון מהיר בדקה את הרבעון הרביעי בשנה הקודמת, לקראת אותה תקופה השנה:
| שעות עבודה בפועל לעומת המתוכנן | 12% יותר, בעיקר שעות נוספות |
|---|---|
| היעדרויות בדצמבר | כמעט כפול מהממוצע |
| החלטה | גיוס של 5 עובדים במשרה חלקית כבר באוקטובר |
| החלטה נוספת | פתיחת בקשות חופשה לדצמבר חודשיים מראש |
הדוגמה בדויה. היא מראה איך נתוני העבר הופכים להחלטות קונקרטיות.
כל שלב בתכנון נשען על נתוני נוכחות: כמה שעות עבדו, מתי, ומי נעדר. דוחות שאפשר לחתוך לפי סניף, תפקיד ותקופה הופכים את התכנון הרבעוני מתרגיל בניחושים לעבודה עם מספרים.
כן. גם בעסק עם 10 עובדים, היעדרות של שניים בתקופה עמוסה מורגשת מאוד. התכנון יכול להיות פשוט, אבל הוא חשוב.
סידור עבודה כל שבוע, בדיקה רבעונית של מגמות, ותכנון שנתי של גיוס ותקציב.
שיבוץ משמרות הוא החלק הקצר של התכנון: מי עובד מתי השבוע. תכנון כוח אדם כולל גם את השאלה כמה עובדים צריך בכלל.
נציג EZTime יראה לכם את זרימת העבודה על הנתונים של העסק שלכם.