השעות שבהן הלקוחות מגיעים, הטלפונים מצלצלים או ההזמנות נערמות. שיבוץ נכון בהן משפיע גם על השירות וגם על עלות השכר.
שיבוץ אחיד לאורך היום מוביל לשתי בעיות בבת אחת. בשעות השיא אין מספיק ידיים, הלקוחות מחכים והעובדים נשחקים. בשעות השקטות יש יותר עובדים ממה שצריך, וזה כסף שיוצא על שעות עבודה שלא מייצרות ערך.
התאמת הצוות לעומס לא אומרת לצמצם עובדים. היא אומרת להזיז שעות. לפעמים מספיק להקדים משמרת בשעה, לפצל אותה, או להוסיף משמרת קצרה של ארבע שעות בדיוק בחלון העמוס.
הדרך הטובה ביותר היא נתונים. עסקים קמעונאיים יכולים להסתכל על מספר העסקאות בקופה לפי שעה. מסעדות על הזמנות ומשלוחים. מוקדים על מספר השיחות הנכנסות. אם אין נתונים כאלה, אפשר להתחיל ברישום ידני פשוט במשך שבועיים: בכל שעה, כמה לקוחות או משימות היו.
חשוב להסתכל גם על דפוסים שבועיים ועונתיים, ולא רק יומיים. יום חמישי לפני חג נראה אחרת מיום חמישי רגיל, וחודש אוגוסט שונה מנובמבר. סידור עבודה טוב מתחשב בכל השכבות האלה.
גם כשהעומס גבוה, חלים כללי שעות העבודה והמנוחה. עובד שעובד בשעות השיא של הבוקר וגם בשעות השיא של הערב באותו יום, למשל, עלול להגיע לשעות נוספות או לפגוע במנוחה בין משמרות. כדאי לבנות את הסידור כך שהעומס מתחלק בין כמה עובדים, ולא נופל על אותם אנשים.
כמה מדדים פשוטים עוזרים לבדוק אם השיבוץ מתאים לעומס. זמן המתנה ממוצע של לקוח בשעות השיא, מכירות לכל שעת עבודה, ומספר השעות הנוספות שנוצרו בגלל חוסר בעובדים. כשמדד מסוים מידרדר שבוע אחרי שבוע, זה סימן לבדוק את התקן של החלון הזה. אין צורך במערכת מורכבת: גיליון אחד שמתעדכן פעם בשבוע מספיק כדי להתחיל.
עוד נקודה שכדאי לזכור היא ההשפעה על העובדים. משמרות שנבנות סביב שעות השיא צריכות להיות צפויות מספיק כדי שעובדים יוכלו לתכנן את החיים שלהם. פרסום הסידור מוקדם ככל האפשר עוזר.
בית קפה פתוח מ־7:00 עד 22:00, ושיבץ עד עכשיו שלושה עובדים לאורך כל היום. אחרי שבועיים של רישום עסקאות לפי שעה, התמונה נראתה כך:
| 7:00 עד 10:00 | עומס גבוה, צריך 4 עובדים |
|---|---|
| 10:00 עד 12:00 | עומס נמוך, מספיקים 2 |
| 12:00 עד 15:00 | עומס גבוה, צריך 4 |
| 15:00 עד 22:00 | עומס בינוני, מספיקים 3 |
הדוגמה בדויה. סך שעות העבודה כמעט לא השתנה, אבל העובדים נמצאים בשעות הנכונות.
סידור עבודה הוא התוכנית, ודוח הנוכחות הוא מה שקרה בפועל. השוואה בין השניים מראה אם העובדים באמת היו שם בשעות העמוסות, ואיפה היו שעות עבודה מיותרות. עם הזמן, הנתונים האלה הופכים את הסידור למדויק יותר.
לפחות שבועיים עד ארבעה שבועות רגילים, ועדיף להמשיך לעקוב לאורך השנה כדי לזהות עונתיות.
אפשר להתחיל ברישום ידני פשוט: כמה לקוחות או משימות היו בכל שעה. גם נתון גס עדיף על ניחוש.
לעיתים כן, אבל כדאי לוודא שהן מתאימות לעובדים ושלא נוצר פיצול לא סביר של יום העבודה.
נציג EZTime יראה לכם את זרימת העבודה על הנתונים של העסק שלכם.