עמוד אחד שהאחראי היוצא ממלא בסוף המשמרת, כדי שהאחראי הנכנס ידע בדיוק מה קרה ומה מחכה לו.
כמה שובצו, כמה הגיעו, איחורים ושינויים בסידור.
עומס, מלאי חסר ותקלות בציוד.
תלונות, מחמאות, אירועים חריגים וכמעט תאונות.
מה המשמרת הבאה צריכה לדעת, משימות פתוחות ומי אחראי.
דוח בדוי של משמרת ערב בחנות:
| שאלה | פירוט |
|---|---|
| עובדים משובצים / הגיעו | 5 / 4. עובד אחד הודיע על מחלה ב־15:00 |
| מלאי שחסר | שקיות קנייה גדולות, נשארו כ־50 |
| תקלות בציוד | מדפסת בקופה 2 נתקעת, עברנו לקופה 3 |
| לקוחות | לקוחה ביקשה החזר על מוצר פגום, טופל ונרשם |
| משימות פתוחות | להזמין שקיות ולבדוק את המדפסת, באחריות אחראית הבוקר |
האחראית הנכנסת קראה את הדוח בפתיחה, הזמינה שקיות ופנתה לטכנאי עוד לפני שהקופה נדרשה.
אל תכללו בדוח מידע רפואי או אישי מעבר לנדרש. אירועי בטיחות מתעדים גם בטופס דיווח על אירוע חריג.
דוח סוף משמרת שימושי הוא קצר, עובדתי וממוקד במה שהמשמרת הבאה צריכה לעשות. במקום לכתוב היה עמוס, כותבים בין 19:00 ל־21:00 היו בממוצע 12 לקוחות בתור, נפתחה קופה נוספת. במקום הייתה תקלה, כותבים מה התקלקל, מה נעשה ומי אחראי להמשך. ככה האחראי הנכנס יכול לפעול מיד.
כדאי לקרוא את הדוחות גם במבט רחב. מנהל שעובר פעם בשבוע על הדוחות של כל המשמרות יראה דברים שלא רואים ביום אחד: מלאי שנגמר תמיד ביום חמישי, ציוד שמתקלקל שוב ושוב, או משמרת שבה חסרים עובדים באופן קבוע. אלה בדיוק הנתונים שעוזרים לשפר הזמנות, תחזוקה וסידור עבודה.
אם הצוות שונא למלא טפסים, אפשר לקצר: לסמן רק את השאלות שרלוונטיות לעסק, ולהשאיר את השאר ריקות. העיקר הוא העקביות, כלומר שהדוח ימולא בכל משמרת, גם כשנראה שלא קרה כלום. גם המשפט לא היו חריגות הוא מידע.
חלק מהשאלות בדוח, כמו מי הגיע ומי איחר, כבר מופיעות בנתוני הנוכחות. ב־EZTime אפשר לראות בזמן אמת מי החתים כניסה, לשלוח עדכונים לצוות ולשמור הודעות במקום אחד. ראו מערכת נוכחות וניהול הודעות ועדכונים.
אחראי המשמרת היוצאת. האחראי הנכנס קורא וחותם.
חמש עד עשר דקות, כשממלאים באופן קבוע.
צ'קליסט סגירה בודק שמשימות בוצעו. דוח סוף משמרת מעביר מידע: מה קרה ומה צריך להמשיך.
כן. במשמרות רצופות הדוח חשוב במיוחד, כי אין חפיפה ארוכה בין הצוותים.
נציג EZTime יראה לכם את זרימת העבודה על הנתונים של העסק שלכם.