תיעוד עובדתי ומסודר של תאונה, כמעט תאונה, נזק או אירוע חריג אחר, כדי ללמוד ממנו ולמנוע את הפעם הבאה.
תאריך, שעה, מקום מדויק, סוג האירוע ותיאור עובדתי.
תפקידים ופרטי קשר, בלי מידע אישי מיותר.
תיאור כללי של פגיעה, עזרה ראשונה וטיפול מיידי.
סיבה אפשרית לבירור, צעדי מניעה, אחראי ותאריך מעקב.
דיווח בדוי על כמעט תאונה במחסן:
| שדה | פירוט |
|---|---|
| סוג האירוע | כמעט תאונה |
| תיאור | ארגז נפל ממדף עליון במעבר 4 כשעובד עבר בסמוך. לא הייתה פגיעה |
| טיפול מיידי | המעבר נחסם, המדף נפרק ונבדק |
| סיבה אפשרית | העמסה מעבר למשקל המותר למדף |
| מניעה | שילוט משקל על כל מדף ותדריך לצוות, באחריות מנהל המחסן, עד סוף השבוע |
כמעט תאונה היא הזדמנות ללמוד בלי שמישהו נפגע. תיעוד כזה הוא מה שמונע את התאונה הבאה.
הטופס לתיעוד פנימי בלבד. אירועים מסוימים, כמו תאונת עבודה, עשויים לחייב דיווחים נפרדים לגורמים כגון המוסד לביטוח לאומי או רשויות הבטיחות; בדקו מה חל עליכם. אל תכללו מידע רפואי מעבר לנדרש, ושמרו את הטופס בגישה מוגבלת.
המטרה של תיעוד אירועים היא למידה, לא חיפוש אשמים. כשעובדים חוששים שדיווח יוביל לעונש, הם מפסיקים לדווח, ובמיוחד על כמעט תאונות. לכן כדאי להבהיר שהטופס נועד להבין מה קרה ולשפר, ולהודות לעובד שדיווח. כשסיבה אפשרית נכתבת, מנסחים אותה כתנאי שאפשר לשנות, כמו מדף עמוס או רצפה רטובה בלי שלט, ולא כאשמה של אדם.
פעם ברבעון כדאי לעבור על כל הדיווחים יחד. אילו סוגי אירועים חוזרים, באילו אזורים ובאילו שעות? האם צעדי המניעה שהוגדרו אכן בוצעו? סקירה כזו הופכת אוסף של טפסים לתמונה, ועוזרת להחליט איפה להשקיע בבטיחות, בהדרכה או בציוד.
חשוב גם לשמור על הפרטיות של המעורבים. מספרים, שמות ותיאורי פגיעה נשמרים בגישה מוגבלת, ומשתפים את הצוות בלקחים בלי פרטים מזהים.
כשאירוע מתרחש במשמרת, חשוב לדעת מי היה במקום ומתי. נתוני הנוכחות והסידור ב־EZTime עוזרים לשחזר את זה, ואפשר לשמור מסמכים בתיק העובד. ראו תיק עובד דיגיטלי ומערכת נוכחות.
כל אירוע שגרם או עלול היה לגרום לפגיעה או לנזק, וגם אירועים שהעסק בוחר לתעד, כמו תלונה חמורה או אירוע ביטחוני.
מומלץ מאוד. כמעט תאונות מראות איפה הסיכון, לפני שמישהו נפגע.
לא בהכרח. יש חובות דיווח נפרדות לפי דין. הטופס הוא תיעוד פנימי.
רק מי שצריך לטפל או לבדוק. כדאי לשמור אותו בגישה מוגבלת.
נציג EZTime יראה לכם את זרימת העבודה על הנתונים של העסק שלכם.