מעקב פשוט אחרי כלים, מכשירים, מפתחות וציוד מגן שעוברים בין עובדים: מי לקח, מתי, באיזה מצב, ומתי זה חזר.
שם העובד, הפריט ומספר סידורי או מזהה.
רשימה נפתחת: חדש, תקין, פגם קל, לא תקין, במסירה ובהחזרה.
השאלה, החזרה צפויה והחזרה בפועל. שורה באיחור נצבעת באדום.
כמה פריטים בהשאלה כרגע וכמה באיחור.
מחלקת אחזקה בדויה, ארבע שורות מהטופס:
| עובד | פריט | החזרה צפויה | מצב |
|---|---|---|---|
| אבי | מקדחה נטענת #3 | 10/11 | הוחזרה תקינה |
| רונית | מכשיר קשר #12 | 05/11 | באיחור |
| סאמר | סט מפתחות מחסן B | קבוע | בהשאלה |
| דנה | מד לחץ | 12/11 | בהשאלה |
מכשיר הקשר באיחור קפץ באדום, והאחראי ביקש אותו בתדריך של הבוקר.
ניכוי משכר בגלל ציוד שאבד או ניזוק כפוף למגבלות בדין ואינו מתבצע על סמך הטופס בלבד. התייעצו עם יועץ שכר או עורך דין.
הצעד הראשון הוא לסמן כל פריט במזהה ייחודי: מדבקה עם מספר, חריטה או קוד. בלי מזהה, אי אפשר לדעת אם המקדחה שחזרה היא אותה מקדחה שיצאה. לוקח שעה לסמן את כל הציוד, וזה חוסך שעות של חיפושים.
כדאי למנות אחראי ציוד אחד לכל מחסן או מחלקה. הוא זה שמעדכן את הטופס, בודק מצב בהחזרה ומטפל באיחורים. כשכולם אחראים, אף אחד לא אחראי.
פעם ברבעון עשו ספירה: מה רשום כנמצא במחסן, ומה נמצא בפועל. פער בין השניים מראה שיש השאלות שלא נרשמו, וזה הזמן לרענן את הנוהל עם הצוות.
כשציוד ניתן לעובד באופן קבוע, כמו טלפון או מחשב נייד, כדאי לתעד את זה גם בתיק העובד, כדי שבסיום העבודה יהיה ברור מה צריך לחזור. ב־EZTime אפשר לשמור מסמכים בתיק אישי ולהחתים עובדים דיגיטלית. ראו תיק עובד דיגיטלי והחתמת מסמכים.
כל ציוד שעובר בין עובדים או שעלותו משמעותית: כלים, מכשירי קשר, מפתחות, מחשבים, ציוד מגן מיוחד.
רושמים את המצב בהחזרה ומעבירים לתיקון. כדאי לשאול מה קרה, בלי האשמה.
מומלץ, במיוחד על ציוד יקר או קבוע. אפשר להוסיף עמודת חתימה או להחתים דיגיטלית.
בודקים בטופס מה רשום על שם העובד ומבקשים החזרה לפני היום האחרון.
נציג EZTime יראה לכם את זרימת העבודה על הנתונים של העסק שלכם.