ניהול נוכחות וסידור נהגים בחברת הסעות

תשובה קצרה: בחברת הסעות הנהג מתחיל את היום ליד הרכב או בנקודת האיסוף, לא במשרד, ולכן הנוכחות שלו נרשמת מהטלפון או בנקודת דיווח בחניון. סידור העבודה נבנה לפי קווים, רכבים ושעות שהלקוחות קבעו, עם נהגים מחליפים לכל בוקר. רישיונות והסמכות נשמרים עם תאריך תוקף, ושעות הנהיגה, ההמתנה וההפסקות נבדקות כל שבוע ולא רק בסוף החודש.

עיקרי הדברים

הסידור בנוי סביב קווים ורכבים, לא רק סביב אנשים.
דיווח מהטלפון או מנקודת דיווח בחניון חוסך נסיעה למשרד.
רישיון נהיגה והסמכות נבדקים לפני השיבוץ, עם תזכורת לפני שהם פגים.
משמרות מפוצלות ושעות המתנה צריכות הגדרה ברורה מראש.
מגבלות על שעות נהיגה ומנוחה קבועות בדיני התעבורה, ושווה לעקוב אחריהן במהלך השבוע.

מה מיוחד בהסעות

חברת הסעות עובדת לפי לוחות זמנים של אחרים: מפעל שמסיים משמרת בשש, בית ספר שמתחיל בשמונה, אולם אירועים שמסיים בחצות. היום של נהג מורכב לעיתים מכמה קטעים, בוקר וצהריים או בוקר וערב, עם הפסקה ארוכה באמצע. נהג שלא הגיע בבוקר משאיר עשרות אנשים בתחנה, ולכן בהסעות אין דבר כזה "נסדר את זה אחר כך".

בנוסף, רוב העבודה נעשית רחוק מהמשרד. המנהל לא רואה מי יצא לדרך ומתי, ומגלה בעיות כשהלקוח מתקשר.

בונים סידור לפי קווים ורכבים

נקודת המוצא היא רשימת הקווים: לכל קו שעות יציאה, מסלול, סוג הרכב הנדרש ודרישות מיוחדות של הלקוח. אחרי זה משייכים רכב לכל קו, ורק אז נהג. נהג מקבל קו שהוא מכיר ורכב שיש לו רישיון לנהוג בו. כשהסידור בנוי כך, קל לראות איזה קו עדיין בלי נהג ואיזה רכב פנוי.

כדאי לפרסם את הסידור כמה ימים מראש, ולשמור לכל בוקר נהג מחליף אחד או יותר. בהסעות, החלפה של הרגע האחרון היא שגרה, והשאלה היא רק אם יש למי לפנות.

דיווח נוכחות מהדרך

נהג שמתחיל את הקו בחניון או בנקודת האיסוף הראשונה לא צריך לעבור במשרד כדי להחתים שעון. ב־EZTime הנהג מדווח מהאפליקציה, ואפשר להגדיר מקומות מותרים לדיווח, למשל החניון או מסוף היציאה, כך שהדיווח נעשה רק משם. אפשר גם להציב בחניון מדבקת NFC כנקודת דיווח. מערכת ההתראות מסמנת יום עבודה שנפתח ולא נסגר, ותזכורת אוטומטית יוצאת לנהג ששכח לדווח עד שעה שקבעתם.

במשמרת מפוצלת, הנהג מדווח יציאה בסוף הקטע הראשון וכניסה בתחילת השני. כך שעות ההמתנה ביניהן לא נרשמות כעבודה, אלא אם כך נקבע בהסכם. חשוב להחליט מראש איך מתייחסים להמתנה, ולכתוב את זה בהסכם העבודה.

רישיונות והסמכות בתוקף

נהג שהרישיון שלו פג לא יכול לצאת לקו, גם אם הוא הנהג הכי ותיק בחברה. בתיק העובד הדיגיטלי של EZTime שומרים רישיון נהיגה, אישורים והדרכות עם תאריך תוקף. המערכת מסמנת מה עומד לפוג, שולחת לעובד תזכורת לפני שהמסמך פג, ושולחת ל־HR מייל יומי על מסמכים שפגו. הנהג יכול לצלם ולהעלות את הרישיון המחודש מהטלפון.

שעות נהיגה, מנוחה ושעות נוספות

על נהגים חלים גם חוק שעות עבודה ומנוחה וגם כללים של דיני התעבורה, שמגבילים שעות נהיגה ודורשים מנוחה. הפרטים תלויים בסוג הרכב ובסוג ההסעה, ולכן כדאי לבדוק אותם עם יועץ בטיחות או עורך דין שמכיר את הענף. מה שהמערכת יכולה לעשות הוא להראות לכם בזמן אמת כמה שעות עבד כל נהג, ולסמן חריגה מהכללים שהגדרתם בהסכם העבודה.

דוח שבועי של שעות לכל נהג, בהשוואה לסידור, חושף מוקדם נהג שמצטבר לו עומס. זה חשוב לבטיחות, וגם לתקציב השכר.

חיוב לקוחות לפי קווים

כשכל דיווח משויך לקו או ללקוח, אותם נתונים משמשים גם לשכר וגם לחיוב. ב־EZTime אפשר לשייך שעות לפרויקטים ולקוחות, ולהוציא דוח לפי לקוח בסוף החודש. כך הוויכוח עם הלקוח על כמה הסעות בוצעו נשען על רישום ולא על זיכרון.

שאלות נפוצות

איך נהג מדווח נוכחות בלי לעבור במשרד?

מהאפליקציה, מתוך מקום מותר לדיווח כמו החניון, או במדבקת NFC שמוצבת בנקודת היציאה.

איך מנהלים משמרת מפוצלת של נהג?

הנהג מדווח יציאה וכניסה בין הקטעים, ומחליטים מראש בהסכם איך מתייחסים לזמן ההמתנה.

איך עוקבים אחרי תוקף רישיונות?

שומרים אותם בתיק העובד עם תאריך תוקף, ומקבלים תזכורת לפני שהם פגים.

האם המערכת בודקת את מגבלות הנהיגה של דיני התעבורה?

המערכת מסמנת חריגה מהכללים שהגדרתם בהסכם העבודה. את הכללים עצמם כדאי לקבוע עם יועץ שמכיר את הענף.

קריאה נוספת

הצעד הבא

רוצים לבדוק איך זה יעבוד אצלכם? השאירו פרטים לשיחה עם נציג או עיינו במחירון. יש 14 ימי ניסיון ללא עלות.

המידע במאמר כללי ואינו ייעוץ משפטי, ייעוץ שכר או ייעוץ מס. הכללים עשויים להשתנות ולחול אחרת לפי ענף, הסכם קיבוצי או צו הרחבה; לפני החלטה מומלץ לבדוק עם עורך דין או יועץ שכר.