ניהול נוכחות לשליחים ולחברות משלוחים

תשובה קצרה: שליחים מתחילים ומסיימים את היום בדרכים, ולכן הנוכחות שלהם נרשמת מהטלפון ולא בשעון קיר. כדי לנהל אותם טוב, בונים משמרות לפי עומס ההזמנות בכל שעה, מבקשים דיווח כניסה ויציאה מהאפליקציה, מתעדים הוצאות כמו דלק וחנייה עם קבלה, ובודקים מראש אם השליח הוא עובד או נותן שירות עצמאי, כי זה משנה את כל התמונה.

בקצרה

משמרות נבנות לפי עומס ההזמנות לפי שעה ויום.
דיווח מהטלפון מתחילת המשמרת ועד סופה, בלי לחזור למחסן.
הוצאות נסיעה מתועדות עם תמונה של הקבלה.
בטיחות בדרכים היא חלק מהסידור: הפסקות ומשמרות לא ארוכות מדי.
מעמד השליח, עובד או עצמאי, קובע את החובות של העסק.

משמרות לפי עומס

בעסקי משלוחים, העומס משתנה מאוד לאורך היום והשבוע. מסעדות מקבלות את רוב ההזמנות בצהריים ובערב, חנויות מקוונות שולחות בבוקר, וסופי שבוע וחגים שונים לגמרי. הצעד הראשון הוא להסתכל על נתוני ההזמנות של החודשים האחרונים ולראות כמה הזמנות יש בכל שעה. מזה גוזרים כמה שליחים צריך בכל משמרת.

משמרות מפוצלות, למשל צהריים וערב, נפוצות בענף. כדאי לתכנן אותן בהסכמה עם השליחים ולבדוק את ההשלכות על שעות העבודה והמנוחה.

דיווח מהדרך

שליח שצריך להגיע למחסן או למסעדה רק כדי להחתים שעון מבזבז זמן. דיווח מהטלפון מאפשר להתחיל את המשמרת בנקודת האיסוף הראשונה. ב־EZTime אפשר להגדיר מקומות מותרים לדיווח, למשל המחסן או המסעדות שהשליח משרת, ולראות את שעת הדיווח ואת מיקומו כשדיווח המיקום מופעל. כשמשתמשים בנתוני מיקום, חשוב להודיע על כך לעובדים ולבדוק מה מותר.

התראות על יום שנפתח ולא נסגר עוזרות לתפוס שליח ששכח לדווח יציאה בסוף משמרת ערב, לפני שהדוח מגיע לשכר.

הוצאות וכלי רכב

שליחים עם רכב או אופנוע פרטי מוציאים כסף על דלק, חנייה ותחזוקה. כדאי לקבוע מדיניות ברורה: מה מוחזר, לפי מה, ואיך מדווחים. דיווח הוצאות מהאפליקציה עם תמונה של הקבלה חוסך ניירת ומחלוקות. כשהעסק מספק כלי רכב, כדאי לתעד מי קיבל איזה כלי ובאיזה מצב, בדומה לטופס השאלת ציוד.

בטיחות בדרכים

שליחים נמצאים בסיכון מוגבר לתאונות דרכים, ולחץ זמן מגדיל אותו. סידור עבודה יכול לעזור: משמרות לא ארוכות מדי, הפסקות מתוכננות, ויעדי משלוח ריאליים. תדריך בטיחות קצר פעם בשבוע, על נושאים כמו נסיעה בגשם או ציוד מגן, שווה את עשר הדקות שלו. ותאונה בדרך, כולל בדרך לעבודה, עשויה להיחשב תאונת עבודה, ולכן חשוב לדעת מה עושים כשהיא קורה.

עובד או עצמאי

בענף המשלוחים יש שליחים שמועסקים כעובדים, ויש שעובדים כנותני שירות עצמאיים. ההבחנה לא נקבעת לפי מה שכתוב בחוזה, אלא לפי אופי ההתקשרות בפועל: מי קובע את השעות, מי מספק את הכלים, האם השליח עובד רק עבורכם, ועוד. לעובד יש זכויות כמו חופשה, מחלה ושעות נוספות, ולעצמאי אין. זו שאלה משפטית שכדאי לבדוק עם עורך דין לפני שבונים את המודל.

דוגמה: מסעדה עם שישה שליחים

מסעדה (דוגמה בדויה) מקבלת את רוב ההזמנות בין 12:00 ל-14:30 ובין 19:00 ל-22:00. בבדיקה של חודשיים התברר שבצהריים יש בממוצע 18 הזמנות בשעה, ובערב 30. שליח מספיק בממוצע 3 משלוחים בשעה.

צהריים: 18 ÷ 3 = 6, אבל חלק מההזמנות נאספות. בפועל 4 שליחים.
ערב: 30 ÷ 3 = 10. המסעדה עובדת עם 6 שליחים קבועים ועוד שליח מחברת משלוחים בימי חמישי.

המסקנה הייתה לא לאייש באופן אחיד מ-11:00 עד 23:00. שני שליחים עובדים משמרת מפוצלת, צהריים וערב, בהסכמתם, וארבעה עובדים רק בערב. כך השעות המשולמות ירדו, ואף משלוח לא חיכה יותר מבעבר.

מה לכתוב במדיניות החזר ההוצאות

אילו הוצאות מוחזרות: דלק, חנייה, תיקון פנצ׳ר, ומה לא.
לפי מה מחשבים: קבלה בפועל, או סכום קבוע לקילומטר שסוכם מראש.
תוך כמה זמן מדווחים, ואיך: תמונה של הקבלה מהאפליקציה, באותו יום.
מי מאשר, ומתי ההחזר משולם.

שימו לב שזה נושא נפרד מהחזר נסיעות לעבודה וממנה, שעליו חלה תקרה יומית. שליח שמשתמש ברכב שלו לצורך העבודה עצמה צריך מדיניות משלו.

ב-EZTime דיווח הוצאות מהאפליקציה עם צילום קבלה נמצא במסלול הפרימיום.

שאלות נפוצות

איך שליח מדווח נוכחות בלי לעבור במשרד?

מהטלפון, בתחילת המשמרת ובסופה. אפשר להגדיר מקומות מותרים לדיווח.

איך מחזירים הוצאות דלק?

קובעים מדיניות כתובה, והשליח מדווח מהאפליקציה עם תמונה של הקבלה.

כמה שליחים צריך בכל משמרת?

לפי נתוני ההזמנות לפי שעה בחודשים האחרונים, עם מרווח לימי שיא.

שליח שנפגע בדרך לעבודה, זו תאונת עבודה?

עשויה להיות. ההכרעה היא של הביטוח הלאומי, ויש לתעד ולמלא את הטופס.

איך מגדירים מקומות דיווח לשליח שעובד מכמה מסעדות?

ב-EZTime מגדירים מקומות מאושרים לדיווח: עד 3 במסלול המתקדם, וללא הגבלה בפרימיום. כל מסעדה היא מקום, והשליח מדווח רק כשהוא באחד מהם.

מה ההבדל בין החזר נסיעות לבין החזר הוצאות רכב?

החזר נסיעות מכסה את הדרך לעבודה וממנה, ויש לו תקרה יומית. הוצאות רכב בזמן העבודה, כמו דלק למשלוחים, מוחזרות לפי המדיניות שקבעתם.

קריאה נוספת

להתחיל את המשמרת בנקודת האיסוף

הגדירו את המחסן או המסעדות כמקומות מאושרים לדיווח, ותנו לשליחים לדווח מהטלפון בלי לעבור במשרד. השאירו פרטים ונחזור אליכם, או בדקו את המחירון. יש 14 ימי ניסיון בלי כרטיס אשראי.

אין במאמר ייעוץ משפטי או ייעוץ שכר. הוא נועד לעזור להבין את הנושא ולשאול את השאלות הנכונות. השמות והמספרים בדוגמאות בדויים. עודכן: 9.11.2026.