פתיחת סניף חדש: איך מגייסים, מכשירים ומשבצים צוות לפני היום הראשון

תשובה קצרה: סניף חדש מצליח או נכשל במידה רבה לפי הצוות שפותח אותו. כדי שהצוות יהיה מוכן ביום הפתיחה, כדאי להתחיל לתכנן כמה חודשים לפני: להעריך כמה עובדים צריך בכל משמרת, לגייס בהדרגה, להעביר לסניף החדש כמה עובדים ותיקים שמכירים את השיטה, להכשיר את החדשים בסניף קיים לפני הפתיחה, ולבנות לשבועות הראשונים סידור עם יותר עובדים מהרגיל. אחרי הפתיחה, בודקים את העומס בפועל ומתאימים.

עיקרי הדברים

מתחילים לתכנן את הצוות חודשים לפני הפתיחה, לא שבועות.
מעריכים את מספר העובדים לפי שעות הפעילות והעומס הצפוי.
עובדים ותיקים מסניף קיים מעבירים את התרבות והשיטה.
החדשים מתאמנים בסניף קיים לפני הפתיחה.
בשבועות הראשונים משבצים יותר עובדים, ואחר כך מתאימים.

למה הצוות הוא החלק הקשה

כשפותחים סניף חדש, יש רשימה ארוכה של משימות: חוזה שכירות, שיפוץ, ציוד, רישיונות, מלאי, שילוט. הצוות נראה לפעמים כמו עוד סעיף ברשימה, ומגיעים אליו מאוחר. אבל הצוות הוא מה שהלקוחות פוגשים. סניף יפה עם צוות לא מאומן שעובד בלחץ ייתן ללקוחות חוויה גרועה בדיוק בשבועות הראשונים, כשהרושם נקבע.

גיוס, הכשרה ובניית צוות לוקחים זמן. אם מתחילים שבועיים לפני הפתיחה, מגייסים את מי שזמין ולא את מי שמתאים, ומכשירים בחופזה. התכנון צריך להתחיל מוקדם יותר.

שלב 1: כמה עובדים צריך

התחילו משעות הפעילות ומהעומס הצפוי. כמה משמרות יש ביום? כמה עובדים צריך בכל משמרת, בשעות רגילות ובשעות שיא? אם יש לכם סניפים קיימים, הם מקור טוב להערכה: סניף בגודל דומה ובאזור דומה ייתן נקודת התחלה.

מהמספר הזה מחשבים כמה עובדים צריך לגייס בסך הכול, בהתחשב בהיקף המשרות. צוות של משרות חלקיות דורש יותר אנשים מאשר צוות של משרות מלאות לאותן שעות. וכדאי להוסיף מרווח: עובדים חדשים חלקם לא יחזיקו, חלקם יחלו, וחלקם יבקשו חופש בדיוק בשבוע הפתיחה.

חשוב גם להחליט מראש על התפקידים: מנהל סניף, אחראי משמרות, עובדים עם הסמכות מיוחדות. התפקידים האלה דורשים גיוס מוקדם יותר, כי הם צריכים להיות מוכנים לפני כולם.

שלב 2: לוח זמנים לגיוס

לוח זמנים לדוגמה, שאפשר להתאים לפי גודל הסניף וסוג העסק:

חודשיים עד שלושה לפני: בחירת מנהל הסניף. אם הוא מגיע מבחוץ, הוא מתחיל לעבוד בסניף קיים כדי ללמוד את השיטה.
חודש וחצי לפני: בחירת אחראי המשמרות, ובחירת עובדים ותיקים שיעברו לסניף החדש.
חודש לפני: גיוס עיקר הצוות החדש.
שבועיים עד שלושה לפני: הכשרה של העובדים החדשים, בסניף קיים או במקום.
שבוע לפני: עבודה בסניף החדש עצמו: סידור, הכנה, תרגול.

המטרה היא שביום הפתיחה אף עובד לא יעבוד בפעם הראשונה בחייו בעסק הזה.

שלב 3: עובדים ותיקים כעוגן

אחת ההחלטות החשובות היא להעביר לסניף החדש כמה עובדים ותיקים מסניף קיים, גם אם זה מחליש לזמן מה את הסניף שלהם. עובדים ותיקים מכירים את הנהלים, את המוצרים ואת הסטנדרט. הם עונים על שאלות של עובדים חדשים, מראים בפועל איך עושים, ומעבירים את התרבות של העסק.

כדאי לבחור עובדים שרוצים לעבור, שמתאימים מבחינת המיקום והשעות, ושיש להם יכולת להדריך. אפשר להציע להם את המעבר כהזדמנות, לפעמים עם קידום לתפקיד אחראי. והסניף שממנו הם יוצאים צריך לגייס במקביל, כדי שלא ייווצר חוסר.

יש עסקים שמעבירים עובדים ותיקים לתקופה מוגבלת בלבד, למשל לחודש הראשון, ואחר כך הם חוזרים. זה עוזר בפתיחה, אבל צריך לוודא שעד שהם חוזרים, יש בסניף החדש מספיק עובדים שלמדו.

שלב 4: הכשרה לפני הפתיחה

המקום הטוב ביותר להכשיר עובדים חדשים הוא סניף קיים שעובד. שם הם רואים לקוחות אמיתיים, עומס אמיתי, ואיך העבודה נראית ביום רגיל. כדאי שכל עובד חדש יעבוד כמה משמרות בסניף קיים, לצד עובד ותיק, לפני שהוא מגיע לסניף החדש.

בשבוע האחרון לפני הפתיחה, הצוות עובד בסניף החדש עצמו: מסדר, לומד את המקום, מתרגל. אפשר לעשות פתיחה רכה: יום או כמה ימים עם קהל מצומצם, כמו חברים ומשפחה, שבהם הצוות מתרגל בלי לחץ של פתיחה מלאה. כל תקלה שמתגלה בפתיחה הרכה היא תקלה שלא תקרה מול לקוחות.

כדאי לבנות רשימת נושאים להכשרה לכל תפקיד, ולסמן מה הושלם. כך המנהל יודע מי מוכן ומי צריך עוד.

שלב 5: הסידור של השבועות הראשונים

בשבועות הראשונים, הסידור צריך להיות שונה מהסידור הרגיל. כמה עקרונות:

משבצים יותר עובדים ממה שיידרש בהמשך. העומס בפתיחה לא צפוי, והעובדים עדיין לומדים.
בכל משמרת לפחות עובד ותיק אחד או אחראי מנוסה.
מנהל הסניף נוכח ברוב המשמרות, כולל ערבים וסופי שבוע.
משמרות קצרות יותר לעובדים החדשים, כדי למנוע עייפות ושחיקה בשבוע הראשון.
אנשי קשר זמינים מהסניפים הקיימים או מההנהלה, לשאלות ולגיבוי.

אחרי שבועיים־שלושה, כשיש נתונים אמיתיים על העומס, בודקים אילו משמרות עמוסות מדי ואילו ריקות מדי, ומתאימים את הסידור. זה גם הזמן לבדוק אילו עובדים מתאימים ואילו פחות.

אחרי הפתיחה

הפתיחה היא לא סוף התהליך. בחודשים הראשונים כדאי שמנהל הסניף והממונה עליו ייפגשו כל שבוע, יעברו על הנתונים: שעות, עלויות, היעדרויות, תחלופה, ויחליטו מה לשנות. ותדאגו להקשיב לעובדים: הם יודעים מה לא עובד הרבה לפני שזה מופיע בנתונים.

כדאי גם לתעד את מה שלמדתם. מה עבד בפתיחה הזו, ומה הייתם עושים אחרת? הרשימה הזו תהיה שווה זהב בפתיחה של הסניף הבא.

דוגמה מעשית

רשת של שלוש מאפיות פתחה סניף רביעי. שלושה חודשים לפני, היא בחרה מנהלת מתוך הצוות של סניף קיים. חודש וחצי לפני, שלושה עובדים ותיקים הסכימו לעבור לסניף החדש, אחד מהם קודם לאחראי משמרת. שמונה עובדים חדשים גויסו חודש לפני, ועבדו כל אחד חמש משמרות בסניפים הקיימים. בשבוע הראשון, כל משמרת כללה עובד אחד יותר מהמתוכנן, ובכל משמרת היה עובד ותיק. אחרי שלושה שבועות, הסידור הותאם לעומס בפועל. הדוגמה להמחשה בלבד.

תקציב הצוות בפתיחה

פתיחה עם יותר עובדים, הכשרה בסניף קיים ופתיחה רכה עולות כסף. כדאי לכלול אותן בתקציב הפתיחה מההתחלה, כמו שכוללים ציוד ושיפוץ, ולא לגלות אותן אחרי. שעות ההכשרה הן שעות עבודה, ועובד שמתאמן בסניף אחר צריך לקבל עליהן שכר. העלות הזו נמוכה בדרך כלל ביחס לעלות של פתיחה כושלת, של לקוחות שלא חוזרים ושל עובדים שעוזבים בחודש הראשון.

כדאי גם לתכנן מראש מה קורה אם הפתיחה נדחית, כי זה קורה לעיתים קרובות: עובדים שגויסו לתאריך מסוים צריכים לדעת מה יקרה איתם בינתיים.

טעויות נפוצות

להתחיל לגייס שבועיים לפני הפתיחה.
לפתוח עם צוות שכולו חדש, בלי אף עובד ותיק.
להכשיר רק בסניף החדש, בלי ניסיון בסניף פעיל.
לשבץ בשבוע הראשון את מספר העובדים הרגיל.
להחליש סניף קיים בלי לגייס לו תחליפים.

איך EZTime עוזרת

ב־EZTime אפשר להגדיר מקומות מותרים לדיווח לכל סניף, כך שהעובדים בסניף החדש מחתימים מהמקום שבו הם נמצאים, גם בתקופה שבה הם מתאמנים בסניף אחר. מנהל הסניף רואה את העובדים שלו, וההנהלה רואה את כל הנתונים.

אפשר להגדיר משימות קבועות לפתיחה ולסגירה של הסניף החדש, עם הנחיות, קבצים או סרטון, ולשלוח הודעות לכל הצוות החדש באפליקציה וב־SMS. ובקליטה, את המסמכים של כל עובד חדש אפשר להחתים דיגיטלית ולשמור בתיק העובד, כולל טופס 101 דיגיטלי.

שאלות נפוצות

כמה זמן לפני פתיחת סניף צריך להתחיל לגייס?

תלוי בגודל הסניף ובסוג העסק, אבל כדאי להתחיל בתפקידי המפתח, כמו מנהל הסניף ואחראי המשמרות, חודשיים עד שלושה לפני, ובעיקר הצוות כחודש לפני.

כמה עובדים צריך לסניף חדש?

מעריכים לפי שעות הפעילות, מספר המשמרות והעומס הצפוי, ומשווים לסניף קיים דומה אם יש. כדאי להוסיף מרווח, כי חלק מהעובדים החדשים לא יחזיקו.

האם כדאי להעביר עובדים ותיקים לסניף החדש?

כן, כמה עובדים ותיקים עוזרים מאוד: הם מכירים את השיטה, מדריכים את החדשים ומעבירים את התרבות. צריך לדאוג לגייס במקביל לסניף שממנו הם יוצאים.

איפה מכשירים עובדים לסניף חדש?

המקום הטוב ביותר הוא סניף קיים שעובד, לצד עובד ותיק. בשבוע האחרון לפני הפתיחה עוברים לסניף החדש לתרגול ולפתיחה רכה.

כמה עובדים לשבץ בשבוע הראשון?

יותר ממה שיידרש בהמשך, כי העומס לא צפוי והעובדים לומדים. אחרי שבועיים־שלושה מתאימים לפי הנתונים בפועל.

קריאה נוספת

הצעד הבא

רוצים לבדוק איך זה יעבוד אצלכם? השאירו פרטים לשיחה עם נציג או עיינו במחירון. יש 14 ימי ניסיון ללא עלות.