ניהול נוכחות ושיבוץ מטפלים בחברת סיעוד בבית

תשובה קצרה: בחברת סיעוד בבית, כל מטפל עובד אצל מטופל אחד או כמה, בבתים שונים, ולרוב לבד. המנהלת צריכה לדעת שהמטפל הגיע, כמה זמן היה, ומה נעשה, בלי להיות שם. בונים שיבוץ קבוע של מטפל למטופל, מבקשים דיווח נוכחות מבית המטופל, מנהלים את המטלות בכל ביקור כמשימות, ושומרים את מסמכי המטפלים עם תאריך תוקף.

עיקרי הדברים

שיבוץ קבוע של מטפל למטופל בונה אמון ורציפות.
דיווח מבית המטופל מראה שהביקור התקיים ומתי.
מטלות קבועות בכל ביקור מנוהלות כמשימות.
ביקורים קצרים ונסיעות ביניהם צריכים הגדרה ברורה בשכר.
דוח לפי מטופל משמש לבקרה ולדיווח לגורם המממן.

מה מיוחד בסיעוד בבית

בניגוד למוסד, אין לחברת סיעוד מקום עבודה אחד. כל בית הוא אתר נפרד, וכל מטופל עם צרכים, שעות ואנשי קשר משלו. חלק מהמטפלים עובדים כמה שעות ביום אצל מטופל אחד, וחלק עוברים בין כמה בתים. המנהלת לא רואה את העבודה, ומשפחת המטופל רואה רק את מה שקורה בבית שלה.

חלק גדול מהשירות ממומן על ידי גורם ציבורי או ביטוח, ולכן נדרש דיווח מסודר על השעות שבוצעו בפועל. הכללים של כל גורם מממן שונים, וכדאי להכיר אותם היטב.

שיבוץ מטפל למטופל

השאיפה היא שכל מטופל יקבל מטפל קבוע, או צוות קטן של מטפלים קבועים. מטופל מבוגר מרגיש בטוח יותר כשמגיע אליו אדם שהוא מכיר, והמטפל לומד את הצרכים ואת הבית. לכן הסידור נבנה קודם לפי מטופלים: לכל מטופל השעות שאושרו לו, הימים, וההעדפות. אחר כך משייכים מטפלים לפי זמינות, אזור מגורים ושפה. כשמטפל לא יכול להגיע, מחפשים מחליף שכבר מכיר את המטופל.

דיווח נוכחות מבית המטופל

הדרך לדעת שהביקור התקיים היא דיווח מהבית עצמו. ב־EZTime המטפל מדווח כניסה ויציאה מהאפליקציה, ואפשר להגדיר את בית המטופל כמקום מותר לדיווח עם רדיוס, כך שהדיווח נעשה רק משם. אפשר גם להשאיר בבית מדבקת NFC שהמטפל סורק. כל דיווח משויך למטופל, כך שבסוף החודש יש דוח שעות לפי מטופל ולפי מטפל. אפשר להגביל את ההתחברות למכשיר אחד לכל עובד.

מערכת ההתראות שולחת למטפל תזכורת אם לא דיווח עד שעה שנקבעה, ומסמנת למנהלת ביקור שלא נפתח. כך ביקור שלא התקיים מתגלה באותו יום, ולא כשהמשפחה מתקשרת.

מטלות בכל ביקור

בכל ביקור יש מטלות קבועות לפי תוכנית הטיפול: עזרה ברחצה, הכנת ארוחה, ליווי לבדיקה. אפשר להגדיר אותן כמשימות קבועות שמופיעות למטפל בכל ביקור. המטפל מעדכן סטטוס ויכול להוסיף הערה, והמנהלת רואה מה בוצע. כשמשהו חריג, המטפל כותב תגובה במשימה, והמידע מגיע למי שצריך.

ביקורים קצרים, נסיעות ושכר

מטפל שעובר בין שלושה בתים ביום מבלה זמן בנסיעה ביניהם. השאלה איך מתייחסים לזמן הזה, ואיך משלמים על ביקורים קצרים, צריכה תשובה ברורה בהסכם העבודה, בהתאם לדין ולהסכמים שחלים על הענף. דוח שמבוסס על כניסה ויציאה בכל בית מראה בדיוק כמה זמן עבד המטפל אצל כל מטופל, ומה הפער ביניהם. בסוף החודש הנתונים יוצאים לתוכנת השכר.

קשר עם המשפחות

משפחת המטופל רוצה לדעת שהמטפל הגיע, ובזמן. כשיש דיווח נוכחות מהבית ורשימת מטלות שבוצעו, קל לענות על שאלה של בן משפחה עם עובדות: מתי הגיע, כמה זמן היה, ומה נעשה. כדאי לקבוע מראש מי בחברה מדבר עם המשפחה, ואיזה מידע משתפים, בהתאם לכללי הפרטיות ולהסכמת המטופל.

גם תלונה של משפחה על איחורים חוזרים נבדקת מהר יותר כשיש רישום. לפעמים מתברר שהבעיה היא במסלול הנסיעה בין הבתים, ולא במטפל, והפתרון הוא שינוי בסדר הביקורים.

מסמכים ורישיונות

מטפלים צריכים להציג מסמכים בקליטה, ולעיתים גם הכשרות או אישורים שיש להם תוקף. בתיק העובד הדיגיטלי מגדירים מסמכי חובה, והמטפל מצלם ומעלה אותם מהטלפון. המערכת מסמנת מה חסר ומה עומד לפוג, ושולחת תזכורות לפני שמסמך פג. כשיש תחלופה גבוהה, קליטה מהירה כזו חוסכת ימים.

שאלות נפוצות

איך יודעים שהמטפל הגיע לבית המטופל?

בדיווח מהאפליקציה מתוך בית המטופל כמקום מותר לדיווח, או בסריקת מדבקת NFC שנמצאת בבית.

איך מפיקים דוח שעות לפי מטופל?

משייכים כל דיווח למטופל, ובסוף החודש מפיקים דוח לפי מטופל ולפי מטפל.

מה עושים כשמטפל לא מגיע?

המערכת מסמנת ביקור שלא נפתח, והמנהלת משבצת מחליף, רצוי מישהו שכבר מכיר את המטופל.

איך מתייחסים לזמן הנסיעה בין מטופלים?

לפי מה שנקבע בהסכם העבודה, בהתאם לדין ולהסכמים שחלים על הענף. דוח כניסה ויציאה מכל בית מראה את הזמנים בפועל.

קריאה נוספת

הצעד הבא

רוצים לבדוק איך זה יעבוד אצלכם? השאירו פרטים לשיחה עם נציג או עיינו במחירון. יש 14 ימי ניסיון ללא עלות.

המידע במאמר כללי ואינו ייעוץ משפטי, ייעוץ שכר או ייעוץ מס. הכללים עשויים להשתנות ולחול אחרת לפי ענף, הסכם קיבוצי או צו הרחבה; לפני החלטה מומלץ לבדוק עם עורך דין או יועץ שכר.