תשובה קצרה: במספרה או בסלון יופי, העומס נקבע לפי יומן התורים: ימי חמישי ושישי, ערבי חג ושעות אחר הצהריים מלאים, ובוקר אמצע השבוע שקט. סידור עבודה טוב נבנה לפי העומס הזה ולפי העמדות והחדרים, מתפרסם מוקדם, ומאפשר החלפות מסודרות. דיווח נוכחות מדויק חשוב במיוחד כשחלק מהצוות עובד בשכר שעתי או בשילוב של שכר ועמלות, וכשיש טיפים לחלק.
עיקרי הדברים
- הסידור נבנה לפי עומס התורים, לא לפי שעות הפתיחה בלבד.
- מספר העמדות והחדרים מגביל כמה אנשי צוות אפשר לשבץ.
- החלפות בין אנשי צוות עוברות דרך אישור מנהל.
- נוכחות מדויקת היא הבסיס לשכר, גם כשיש עמלות.
- חלוקת טיפים צריכה כלל ברור ורישום שקוף.
העומס לפי יומן התורים
בסלון יופי, השבוע לא שווה. רוב הלקוחות מגיעים בסוף השבוע, לפני חגים ואירועים ובשעות אחרי העבודה. מנגד, בבוקר של יום שני או שלישי יש פחות תורים. אם הסידור קבוע לכל הימים, יש צוות שעומד בלי עבודה בבוקר ותורים שנדחים בחמישי.
הנתונים כבר קיימים ביומן התורים. מסתכלים על כמה שבועות אחורה, לפי יום ושעה, ובונים מהם את הצורך בצוות. לפני חגים מוסיפים משמרות מוקדם, כדי שאנשי הצוות יוכלו לתכנן.
עמדות, חדרים ובעלי מקצוע
בניגוד לחנות, בסלון אי אפשר להוסיף עוד אדם בלי מקום לעבוד: מספר הכיסאות, העמדות וחדרי הטיפולים מגביל את השיבוץ. בנוסף, לא כל איש צוות עושה כל טיפול. לכן מגדירים לכל משמרת אילו תפקידים נדרשים, למשל ספר, צבע, קוסמטיקאית או מניקוריסטית, ומשבצים לפי זה. כשהסידור מנוהל במערכת, העובדים רואים את המשמרות שלהם באפליקציה.
החלפות וביטולים
כשאיש צוות לא יכול להגיע, הלקוחות שלו כבר קבעו תור. צריך מחליף עם אותה מקצועיות, או להודיע ללקוחות מוקדם. ב־EZTime בקשות החלפה בין עובדים עוברות דרך האפליקציה ומחכות לאישור, ואפשר לפרסם משמרת פתוחה לכל מי שמתאים. בקשות חופשה מוגשות מראש מהאפליקציה, כך שאפשר לחסום תורים בזמן ולא לגלות את ההיעדרות ביום עצמו.
נוכחות ושכר
בסלונים רבים יש שילוב של שיטות שכר: עובדים בשכר שעתי, עובדים חודשיים, ועמלות על טיפולים או מכירת מוצרים. בכל מקרה, שעות העבודה צריכות להיות מתועדות, גם כדי לשלם נכון וגם כדי לעמוד בדרישות החוק לרישום שעות. אילו רכיבים נכללים בשכר ואיך מחושבות עמלות קובעים בהסכם העבודה, בהתאם לדין, ורצוי עם יועץ שכר.
ב־EZTime העובדים מדווחים כניסה ויציאה בטאבלט בעמדה בכניסה, באפליקציה מתוך הסלון כמקום מותר לדיווח, או במדבקת NFC. תזכורת אוטומטית יוצאת לעובד ששכח לדווח, ובסוף החודש הנתונים יוצאים לתוכנת השכר.
טיפים
בחלק מהסלונים לקוחות משאירים טיפ, לפעמים לאיש הצוות ולפעמים לכל הצוות. כדאי לקבוע כלל ברור וכתוב: למי שייך טיפ אישי, איך מתחלק טיפ משותף, ולפי מה. רישום שקוף מונע מתחים. מודול EzTip של EZTime משתמש בנתוני הנוכחות ובסידור העבודה כדי להכין חלוקה לפי כללים שמגדירים מראש, כמו משקל לכל תפקיד, ומפיק לכל עובד פירוט. אפשר לקרוא עליו בעמוד חלוקת טיפים. ההיבטים המשפטיים והמיסויים של טיפים תלויים בנסיבות, ושווה לבדוק אותם עם רואה החשבון.
קליטת איש צוות חדש
בענף היופי יש תחלופה לא מבוטלת, ובעונות עמוסות מצטרפים עוזרים ומתלמדים. כדי שהקליטה תהיה מהירה, שולחים לעובד החדש קישור להעלאת מסמכים מהטלפון, ומחתימים דיגיטלית על טופס 101 ועל הסכם העבודה. תעודות מקצועיות ואישורים נשמרים בתיק העובד. ביום הראשון כדאי לתת רשימת משימות קבועה לפתיחה ולסגירה של הסלון, כמו חיטוי כלים, סידור עמדות וספירת קופה, כדי שהעובד החדש יידע בדיוק מה מצופה ממנו.
כמה סניפים
ברשת של כמה סניפים, מנהלת האזור צריכה לראות את כל התמונה: איפה חסר איש צוות, מי יכול לעבור מסניף לסניף, ומה מצב השעות בכל אחד. מערכת אחת לכל הסניפים מאפשרת לשבץ עובד בסניף אחר בלי טבלה נפרדת, ולראות את השעות שלו בכל המקומות יחד.
שאלות נפוצות
איך בונים סידור עבודה במספרה?
לפי עומס התורים בכל יום ושעה, ולפי מספר העמדות והתפקידים הנדרשים בכל משמרת.
איך מנהלים החלפה של איש צוות?
בקשת החלפה באפליקציה שמחכה לאישור המנהל, או פרסום משמרת פתוחה למי שמתאים.
צריך לרשום שעות גם לעובד עם עמלות?
כן. שעות העבודה צריכות להיות מתועדות. איך משולמות עמלות קובעים בהסכם העבודה.
איך מחלקים טיפים בסלון?
לפי כלל כתוב וברור, למשל לפי שעות עבודה. כדאי לבדוק את ההיבטים המיסויים עם רואה החשבון.
קריאה נוספת
הצעד הבא
רוצים לבדוק איך זה יעבוד אצלכם? השאירו פרטים לשיחה עם נציג או עיינו במחירון. יש 14 ימי ניסיון ללא עלות.
המידע במאמר כללי ואינו ייעוץ משפטי, ייעוץ שכר או ייעוץ מס. הכללים עשויים להשתנות ולחול אחרת לפי ענף, הסכם קיבוצי או צו הרחבה; לפני החלטה מומלץ לבדוק עם עורך דין או יועץ שכר.