למה עובד ששומע על בעיה בעבודה שלו רק בהערכה השנתית מרגיש שהסתירו ממנו משהו כל השנה.
בהערכה שנתית, המנהל צריך לזכור מה קרה לפני עשרה חודשים, ולרוב זוכר בעיקר את החודש האחרון. העובד מגיע לשיחה לחוץ, ושומע על דברים שכבר מאוחר לתקן. משוב מתמשך לא מבטל את השיחה השנתית, אבל הופך אותה לסיכום של שיחות שכבר היו, בלי הפתעות.
משוב מיידי: מילה אחת, בזמן אמת, על משהו ספציפי. טיפלת יפה בלקוח הזה. הערה מתקנת: בפרטיות, קצרה, על התנהגות ולא על האדם. ראיתי שהמקרר נשאר פתוח, בוא נוודא שזה נסגר בסגירה. שיחה קבועה: עשר עד עשרים דקות, פעם בשבועיים או בחודש, שבה העובד מדבר לא פחות מהמנהל: מה הולך טוב, מה מעכב, מה הוא צריך.
היחס הנכון הוא הרבה יותר משוב חיובי מאשר מתקן. עובד שרק שומע הערות, מפסיק להקשיב.
האתגר בעסקים עם משמרות הוא שמנהל לא תמיד עובד באותן משמרות כמו העובד. לכן כדאי לקבוע מראש שיחה קבועה, ולשבץ אותה בסידור, ולא לסמוך על כך שהיא תקרה מעצמה. אחראי משמרת יכול לתת משוב מיידי, והמנהל מקיים את השיחה הקבועה.
אחרי כל שיחה קבועה, שתי שורות: מה עלה ומה סוכם. התיעוד עוזר לזכור, לבדוק בשיחה הבאה אם מה שסוכם קרה, ולהכין את השיחה השנתית בלי לנחש.
שלוש שאלות קבועות עוזרות לשיחה לזרום, גם כשהמנהל עייף והעובד ממהר: מה הלך טוב מאז הפעם הקודמת? מה מעכב אותך או מתסכל אותך? במה אני יכול לעזור? השאלה השלישית חשובה במיוחד, כי היא הופכת את השיחה מבדיקה לשיתוף פעולה.
המנהל מקשיב יותר משהוא מדבר, וכותב שתי שורות בסוף. בשיחה הבאה, מתחילים במה שסוכם בפעם הקודמת.
ומה עם משוב מהעובד למנהל? שיחה קבועה היא גם המקום שבו המנהל שומע מה הוא יכול לעשות טוב יותר. מנהל ששואל מה הייתי יכול לעשות אחרת השבוע, ומקבל תשובה כנה, לומד יותר מכל קורס ניהול. וכשהעובד רואה שהמנהל באמת משנה משהו בעקבות מה שאמר, האמון בשיחות גדל, והן הופכות למשהו ששני הצדדים מחכים לו.
חודש בדוי של מנהלת סניף עם 12 עובדים:
| שיחות קבועות | 12 שיחות של 15 דקות, משובצות בסידור |
|---|---|
| משוב מיידי | כמה מילים טובות כל יום במשמרות שלה |
| נושא שעלה | שלושה עובדים ביקשו הדרכה על הקופה החדשה |
| פעולה | הדרכה קצרה בתדריך של יום ראשון |
הדוגמה בדויה.
שיחה קבועה שמשובצת בסידור העבודה לא נשכחת. ותיעוד קצר בתיק העובד, לצד מסמכים והערכות, מאפשר לראות את התמונה לאורך זמן.
שיחה קבועה לא צריכה תסריט ארוך. שלוש שאלות מספיקות כדי שהיא תהיה שימושית, גם כשהיא נמשכת רבע שעה בפינת המחסן:
בסוף, שתי שורות בכתב: מה עלה ומה סוכם. כך בשיחה הבאה מתחילים מהמקום שבו עצרו, ולא מאפס.
פעם בשבועיים עד פעם בחודש מתאים לרוב הצוותים.
לא בהכרח. הוא הופך אותה לסיכום, בלי הפתעות.
עשר דקות מספיקות. עדיף שיחה קצרה וקבועה מארוכה ונדירה.
משבצים את השיחה בתחילת או בסוף משמרת שלהם, ולא מבקשים מהם להגיע ביום. עובדים שהמנהל רואה פחות צריכים את השיחה הזו יותר, לא פחות.
בסידור העבודה של EZTime אפשר להוסיף לכל עובד זמן לשיחה קבועה בתוך המשמרת, כך שהשיחות לא נדחות שוב ושוב.