ספירה מסודרת של המזומן בסוף משמרת, חישוב אוטומטי של הפערים מול דוח המכירות, ושורות חתימה לקופאי ולאחראי.
כמות לכל שטר ומטבע, והסכום מחושב לבד.
מנכים את העודף שהיה בקופה בפתיחה ומקבלים מזומן נטו.
פער מזומן ופער אשראי מחושבים ונצבעים באדום כשיש הפרש.
שדה להסבר הפער וחתימות של הקופאי ושל מי שספר.
סגירה בדויה של קופה בחנות בגדים:
| שורה | סכום |
|---|---|
| סך מזומן בקופה | 3,420 ₪ |
| קרן פתיחה | 500 ₪ |
| מזומן נטו | 2,920 ₪ |
| מזומן לפי דוח מכירות | 2,940 ₪ |
| פער מזומן | -20 ₪, נרשם הסבר: עודף שגוי ללקוח בשעת עומס |
פער של 20 ₪ עם הסבר הוא חלק מהשגרה. פער שחוזר בכל משמרת של אותו קופאי הוא סיבה לשיחה ולבדיקת התהליך.
ניכוי משכר העובד בגלל חוסר בקופה כפוף למגבלות בדין ואינו מתבצע על סמך הדוח בלבד. לפני כל צעד כזה יש להתייעץ עם יועץ שכר או עורך דין.
רוב הפערים בקופה נובעים מטעויות בעודף בשעות עומס, ממבצעים שלא הוזנו נכון ומהחזרים שלא תועדו. שלושה הרגלים פשוטים מצמצמים אותם: להניח את השטר של הלקוח על הקופה עד שהעודף נמסר, לרשום כל החזר עם חתימת אחראי, ולוודא שהמבצעים של היום מוכרים לכל הקופאים כבר בתדריך.
כדאי גם להגביל את מספר האנשים שעובדים על אותה קופה במשמרת. כשחמישה עובדים נוגעים באותה מגירה, אי אפשר לדעת מאיפה הגיע הפער. קופה לכל קופאי, או לפחות רישום של מי עבד בה ומתי, הופכים את הבדיקה לפשוטה.
שמרו את הדוחות לפי תאריך ועברו עליהם פעם בחודש. גרף פשוט של פערים לפי יום ולפי משמרת מגלה הרבה: אולי הבעיה היא ביום חמישי בערב, כשיש עומס וחסר עובד.
כשמי שסופר יודע מראש כמה "אמור" להיות בקופה, יש פיתוי לעגל. בספירה עיוורת העובד סופר ורושם את המזומן בלי לראות את דוח המכירות, ורק אחר כך האחראי משווה.
איך מיישמים עם התבנית: העובד ממלא רק את טבלת השטרות והמטבעות ומוסר. האחראי ממלא את שורת "מזומן לפי דוח מכירות" ורואה את הפער. בדוגמה בעמוד, פער של 20 ₪ עם הסבר ברור הוא תקין. פער שחוזר אצל אותו עובד שלוש פעמים בחודש הוא סיבה לשיחה ולבדיקת נהלים, לא להאשמה.
חשוב: חוק הגנת השכר מגביל ניכויים משכר. אל תנכו חוסר בקופה מהשכר בלי לבדוק עם יועץ השכר.
בדיקת פער מתחילה בשאלה מי היה במשמרת. ב־EZTime רואים את הנוכחות והשיבוץ של כל עובד, ואפשר לשמור את נוהל הקופה החתום בתיק העובד. ראו EZTime לקמעונאות ומערכת נוכחות.
סכום קבוע של עודף שמכניסים לקופה בתחילת היום. מנכים אותו בספירת הסגירה כדי לקבל את המזומן שנכנס בפועל.
מומלץ שהקופאי יספור בנוכחות אחראי משמרת, ושניהם יחתמו.
רושמים הסבר, מדווחים לפי הנוהל, ועוקבים אם הוא חוזר. פער חד פעמי קטן הוא בדרך כלל טעות.
יש מגבלות בדין על ניכויים משכר. אין לעשות זאת בלי בדיקה מקצועית.
רק את קרן הפתיחה של מחר. את השאר מפקידים או מכניסים לכספת, לפי נוהל העסק והביטוח.
ב־EZTime השיבוץ והנוכחות של כל עובד שמורים, כך שבדיקת פער מתחילה עם עובדות.