קובץ אקסל חינמי שמחשב שעות מתוכננות לכל עובד, מסמן משמרות חסרות ומטפל במשמרת שעוברת חצות. כולל דוגמה ממולאת לבית קפה.
הקובץ נבדק בחישוב אוטומטי (LibreOffice) לפני הפרסום. הדוגמה והשמות בדויים.
| עמודה | מה ממלאים | הערה |
|---|---|---|
| תאריך | התאריך של המשמרת | היום בשבוע נקבע אוטומטית |
| עובד/ת | שם או מזהה פנימי | לא מזינים מספר זהות |
| תפקיד, סניף | תפקיד המשמרת והמקום | מאפשר לראות כיסוי לכל תפקיד |
| התחלה, סיום | שעות בפורמט 07:00 | סיום מוקדם מההתחלה נחשב משמרת שעוברת חצות |
| הפסקה (דקות) | הפסקה לא בתשלום | מופחתת מהשעות המתוכננות |
| שעות מתוכננות | מחושב אוטומטית | תכנון בלבד |
| סטטוס | טיוטה, פורסם, הוחלף או חסר שיבוץ | שורה 'חסר שיבוץ' נצבעת באדום |
בדוגמה 8 עובדים בשני תפקידים (בר ומטבח), שתי משמרות ביום, ושלושה מקרים שכדאי להכיר:
| עובד/ת | שעות מתוכננות | משמרות |
|---|---|---|
| נועה | 30.0 | 4 |
| אורי, ליה, מאיה, עומר, אלון | 22.5 לכל אחד | 3 |
| שירה, דניאל | 20.75 לכל אחד | 3 |
סה״כ בדוגמה: 189.75 שעות מתוכננות ומשמרת אחת חסרת שיבוץ.
אקסל טוב לצוות קטן ולסידור אחד. כשכמה מנהלים מעדכנים, ההחלפות תכופות, או שצריך להשוות את הסידור לדיווחי הנוכחות בפועל, כל עדכון בגיליון הופך לעוד גרסה שצריך לשלוח ולבדוק. במצב כזה כדאי לבחון מערכת סידור עבודה, שבה הסידור והנוכחות באותו מקום.
סידור מתוכנן. הוא מראה מי אמור לעבוד מתי. מה שהעובדים עבדו בפועל נרשם בדיווח הנוכחות, ושם מחושב השכר.
מזינים שעת סיום מוקדמת משעת ההתחלה, למשל 18:00 עד 02:00. הנוסחה מוסיפה יום ומחשבת את השעות נכון.
מעדכנים את שם הגרסה ותאריך הפרסום בראש הגיליון, שולחים רק את הקובץ העדכני ומבקשים למחוק ישנים.
לא. היא לא בודקת שעות מנוחה, שעות נוספות או היתרים. את הדין הישראלי בודקים במקורות הרשמיים, ולמידע כללי יש מדריך על חוק שעות עבודה ומנוחה.
אפשר להעלות את הקובץ לגוגל דרייב ולפתוח אותו בשיטס. כדאי לבדוק שהנוסחאות והרשימות הנפתחות עובדות אחרי הפתיחה.
ב־EZTime הסידור והדיווח באותה מערכת. תאמו הדגמה ונראה לכם איך זה נראה אצלכם.