מבנה קבוע לכתיבת כל נוהל בעסק, כך שכל עובד יודע איפה למצוא את מה שהוא צריך, וכל נוהל נראה אותו דבר.
מה הנוהל משיג ועל מי הוא חל.
מי מבצע, מי מאשר, ומה פירוש המונחים.
טבלה עם שלב, פעולה, מבצע ונקודת בדיקה.
מה עושים כשמשהו משתבש, ומה נשמר.
שלבי עבודה מתוך נוהל בדוי של קבלת סחורה במחסן:
| שלב | פעולה | מי מבצע | נקודת בדיקה |
|---|---|---|---|
| 1 | מקבלים את תעודת המשלוח מהנהג | מקבל/ת סחורה | התעודה ממוענת לסניף |
| 2 | סופרים קרטונים מול התעודה | מקבל/ת סחורה | חוסר נרשם על התעודה לפני חתימה |
| 3 | בודקים נזק נראה לעין | מקבל/ת סחורה | צילום של כל פריט פגום |
| 4 | חותמים ומעבירים לקליטה | מקבל/ת סחורה | עותק נשמר בתיקייה |
| 5 | קולטים במלאי באותו יום | אחראי/ת מלאי | אישור במערכת עד סוף המשמרת |
כל שלב מתחיל בפועל, ולכל שלב יש נקודת בדיקה שאפשר לראות. ככה גם עובד חדש יודע מתי השלב הסתיים כמו שצריך.
נהלי בטיחות ונהלים שנדרשים לפי דין, כמו בתחום המזון, הבריאות או עבודה בגובה, צריכים לעמוד בדרישות הרגולטוריות שחלות עליכם. התבנית היא מבנה בלבד.
כתבו כל שלב כפעולה אחת שמתחילה בפועל: סופרים, בודקים, חותמים. משפטים ארוכים עם כמה פעולות גורמים לדילוגים. אם שלב מורכב, חלקו אותו לשניים.
השתמשו בתמונות כשאפשר. תמונה של המדף הנכון, של המסך במערכת או של הדרך הנכונה להרים ארגז שווה פסקה שלמה. אפשר להוסיף אותן ישירות למסמך, או לתלות גרסה מקוצרת עם תמונות ליד העמדה.
שמרו את כל הנהלים במקום אחד עם מספור קבוע, ושלחו הודעה לצוות על כל עדכון. נוהל שעודכן אבל העובדים ממשיכים לעבוד לפי הגרסה הישנה גרוע מנוהל שלא נכתב, כי הוא יוצר בלבול.
נוהל טוב עוזר רק כשהעובדים יודעים עליו. ב־EZTime אפשר לשלוח נהלים לצוות, לבקש אישור קריאה ולשמור את כל המסמכים במקום אחד. ראו ניהול הודעות ועדכונים והחתמת מסמכים.
ראשי תיבות של Standard Operating Procedure, נוהל עבודה קבוע. בעברית פשוט נוהל עבודה.
מספיק כדי שעובד חדש יוכל לבצע את המשימה בלי לשאול. אם הוא נתקע, חסר פרט.
מי שמבצע את המשימה בפועל, יחד עם המנהל שמאשר.
בכל שינוי בתהליך, ובבדיקה כללית פעם בשנה.
נציג EZTime יראה לכם את זרימת העבודה על הנתונים של העסק שלכם.