למה סניף עם שלושה עובדים שעומדים בלי לקוחות בעשר בבוקר, ועם שניים בלבד בתור של שתיים בצהריים, משלם יותר ומשרת פחות.
סידור שלא מתאים לעומס: אותו מספר עובדים בכל שעות היום, כשהעומס מרוכז בשעתיים. המתנה לחומרים: סחורה שמגיעה באיחור, הזמנה שלא הוכנה. המתנה להוראות: עובדים שלא יודעים מה לעשות כשאין לקוחות. תקלות: ציוד שמתקלקל ומחכה לטכנאי. נסיעות: אצל עובדי שטח, זמן נסיעה בין לקוחות שלא תוכנן.
לא צריך מדידה מדויקת לכל דקה. מתחילים בהשוואה בין שעות העבודה לבין העומס: כמה עובדים היו בכל שעה, וכמה לקוחות, הזמנות או עבודות היו באותה שעה. כשרואים שעות עם הרבה עובדים ומעט עבודה, ושעות הפוכות, זה המקום לשנות. בעבודות שטח, משווים בין שעות נוכחות לשעות שבהן העובד היה אצל לקוחות.
סידור לפי עומס: משמרות חופפות בשעות השיא, ופחות עובדים בשעות השקטות. משימות לזמן שקט: רשימה קבועה של דברים לעשות כשאין לקוחות, כמו סידור, ניקיון, ספירת מלאי והכנות. תכנון מסלולים: לעובדי שטח, לקבץ עבודות לפי אזור. טיפול בתקלות חוזרות: ציוד שמתקלקל כל שבוע עולה יותר מהחלפה.
המטרה היא לא שעובדים יעבדו בלי הפסקה. הפסקות הן חובה ונחוצות, וזמן קצר בין משימות הוא טבעי. המטרה היא לזהות זמן מת מבני, שחוזר כל יום באותן שעות, ולתקן אותו בתכנון ולא בלחץ על העובדים.
אצל טכנאים, נהגים ועובדי שירות, זמן מת נראה אחרת: נסיעה ארוכה בין שני לקוחות בצדדים שונים של העיר, המתנה ללקוח שלא נמצא בבית, או חזרה למחסן כי חסר חלק. תכנון מסלולים לפי אזורים, תיאום מראש עם הלקוח וערכת חלקים קבועה ברכב מצמצמים את רובו.
כדאי להשוות לאורך זמן בין שעות הנוכחות של העובד לבין השעות שבהן היה אצל לקוחות. פער שגדל הוא סימן שהתכנון צריך שיפור.
סניף בדוי של מאפייה:
| לפני | 4 עובדים מ־7:00 עד 15:00, תור ארוך בצהריים |
|---|---|
| ניתוח | בין 9:30 ל־11:30 כמעט אין לקוחות |
| אחרי | 3 עובדים בבוקר, משמרת רביעית 11:30 עד 15:30 |
| תוצאה | אותן שעות בסך הכול, תור קצר יותר בצהריים |
הדוגמה בדויה.
כשנתוני הנוכחות מראים כמה עובדים היו בכל שעה, ואפשר להשוות אותם לעומס, קל לבנות סידור עם משמרות חופפות בשעות השיא. משימות לזמן שקט אפשר לשייך למשמרת באפליקציה.
זמן מת נשמע מופשט עד שמתרגמים אותו לכסף. דוגמה בדויה: חנות שבה בין 10:00 ל־12:00 עובדים ארבעה עובדים, אבל העומס מצדיק שניים. שני עובדים × שעתיים × 5 ימים = 20 שעות בשבוע. בתעריף של 42 ₪, זה 840 ₪ בשבוע, כ־3,600 ₪ בחודש, על שעות שבהן אין מה לעשות.
הפתרון הוא לא לשלוח עובדים הביתה באמצע משמרת, אלא לבנות את המשמרות לפי העומס: משמרת אחת שמתחילה ב־12:00 במקום ב־8:00, או להעביר לשעות השקטות משימות שתמיד נדחות, כמו ספירת מלאי, סידור מחסן או הדרכה. ככה אותן שעות מייצרות יותר.
לא. הפסקה היא זכות ונחוצה. זמן מת הוא זמן עבודה בלי עבודה.
משווים את מספר העובדים בכל שעה לעומס באותה שעה.
מכינים רשימת משימות שאפשר לעשות בו, כמו הכנות, ניקיון וספירות.
זו שאלה רגישה: עובד שהגיע למשמרת מתוכננת ונשלח הביתה עלול להיות זכאי לשכר על המשמרת שתוכננה, לפי ההסכם והנסיבות. עדיף לתכנן נכון מראש, ולא לתקן באמצע היום.
בסידור העבודה של EZTime מגדירים כמה עובדים צריך בכל שעה ובכל תפקיד, ורואים איפה יש יותר אנשים ממה שצריך.