מדד אחד שמראה כמה מזמן העבודה המתוכנן לא התממש בגלל היעדרויות, ועוזר לזהות בעיות לפני שהן מתרחבות.
השאלה הראשונה היא אילו היעדרויות נכללות. יש עסקים שסופרים רק היעדרויות לא מתוכננות, כמו מחלה פתאומית או אי הגעה, ויש שסופרים הכול כולל חופשות. כדי שהמדד יעזור, כדאי להפריד: שיעור היעדרות לא מתוכננת, שמשפיע על התפעול, ושיעור היעדרות כולל, שעוזר בתכנון כוח אדם.
חשוב גם להחליט מה היחידה: שעות או ימים. בעסק עם משמרות באורך שונה, שעות מדויקות יותר.
שיעור היעדרות הוא כלי ניהולי, לא כלי להענשה. עובד שנעדר בגלל מחלה, מילואים, אבל או לידה מממש זכות, ופגיעה בו בגלל זה עלולה להיות אסורה. המדד נועד לשאלות כמו: למה בסניף אחד ההיעדרויות כפולות? האם יש עומס שגורם לשחיקה? האם צריך עוד עובדים בדצמבר? לא כדי לסמן עובדים.
כשנתון של עובד מסוים חריג, הצעד הנכון הוא שיחה, לא מסקנה.
שיעור היעדרות היסטורי עוזר לתכנן כמה עובדים צריך. אם בממוצע 6% מזמן העבודה אובד להיעדרויות, ובעונת החורף 10%, אפשר לתכנן גיבוי מראש ולא להיתפס בהפתעה.
שיעור היעדרות אומר כמה זמן אבד, אבל לא איך. מדד משלים שימושי הוא תדירות: כמה אירועי היעדרות היו, לא רק כמה שעות. עשר היעדרויות של יום אחד משפיעות על התפעול אחרת מהיעדרות אחת של עשרה ימים. מדד נוסף הוא ההשפעה על המשמרת: כמה משמרות נשארו בלי כיסוי מלא. שילוב של שלושת המדדים נותן תמונה הרבה יותר שימושית ממספר אחד.
הקפידו להציג את המדדים לפי צוות ותקופה, ולא כטבלת דירוג של עובדים. כך הם משרתים את המטרה הנכונה: שיפור ארגון העבודה.
מחסן לוגיסטי עם 30 עובדים בדק את חודש ינואר:
| שעות מתוכננות בחודש | 5,400 |
|---|---|
| שעות היעדרות לא מתוכננת | 324 |
| שיעור היעדרות לא מתוכננת | 6% |
| משמרת לילה בלבד | 11%, נבדק מול עומס ושחיקה |
הדוגמה בדויה. ההשוואה בין המשמרות היא שהובילה לבדיקה, ולא המספר הכללי.
המדד מחושב משני נתונים שכבר קיימים במערכת נוכחות וסידור עבודה: השעות המתוכננות והשעות שבהן העובד נעדר, לפי סוג ההיעדרות. כשההיעדרויות מסומנות נכון, אפשר להפיק את המדד לפי צוות או סניף בלי עבודה ידנית.
אין מספר אחד. הוא תלוי בענף, בעונה ובהגדרה. עדיף להשוות לעבר של העסק עצמו ובין צוותים.
כדאי לחשב שני מדדים: אחד להיעדרויות לא מתוכננות, ואחד כולל לתכנון כוח אדם.
היעדרות שהיא מימוש זכות, כמו מחלה או מילואים, אסור להפוך לבסיס לפגיעה בעובד. המדד מתאים לזיהוי מגמות ולשיחה, לא לענישה.
נציג EZTime יראה לכם את זרימת העבודה על הנתונים של העסק שלכם.