ניהול נוכחות ומשימות בחברת אחזקה וניהול מבנים

תשובה קצרה: בחברת אחזקה, העובדים מתפזרים בין בניינים: איש אחזקה קבוע בבניין אחד, טכנאים שעוברים בין כמה, ומנקים שעובדים בשעות הבוקר. כדי לנהל אותם, ממפים בניינים ושירותים, משבצים לפי סבב קבוע, מבקשים דיווח מכל בניין, ומנהלים קריאות שירות ובדיקות קבועות כמשימות עם תמונה בסיום. כך יש תיעוד לכל ביקור, והחיוב של כל בניין מבוסס על נתונים.

עיקרי הדברים

כל בניין מוגדר עם השירותים והשעות שסוכמו.
סבב קבוע לטכנאים, עם מקום לקריאות דחופות.
דיווח מכל בניין מראה מתי העובד היה שם.
קריאות שירות ובדיקות חוזרות מנוהלות כמשימות עם תמונה.
שעות לפי בניין משמשות לשכר ולחיוב.

עבודה בין בניינים

חברה שמנהלת או מתחזקת בניינים, משרדים או מתחמים, מתחייבת לכל לקוח לשירות מסוים: ניקיון של לובי וחדרי מדרגות, בדיקה של מערכות, טיפול בתקלות. העובדים לא נמצאים במקום אחד, והמנהל לא רואה אותם. כשדייר מתלונן שהמנקה לא הגיע, או שמזמין שואל מתי נבדקה המשאבה, צריך תשובה מתועדת.

מיפוי בניינים ושירותים

לפני השיבוץ, ממפים: לכל בניין מה סוכם, באילו ימים ושעות, ומה רמת הדחיפות של תקלות. מזה נגזר סבב קבוע: איש אחזקה שעובר בשלושה בניינים בבוקר, מנקה שמגיע פעמיים בשבוע, וטכנאי שבודק מערכות פעם בחודש. כדאי להשאיר בסבב מקום לקריאות דחופות, כדי שתקלה אחת לא תפיל את כל היום.

דיווח מכל בניין

כשהעובד מדווח כניסה ויציאה בכל בניין, יש רישום של כל ביקור. ב־EZTime אפשר להציב בכל בניין מדבקת NFC או קוד QR כנקודת דיווח, או להגדיר את הבניין כמקום מותר לדיווח מהאפליקציה. כך הדיווח נעשה מהבניין עצמו, ולא מהרכב בדרך. אפשר גם לקבל התראה כשעובד מסוים מדווח, ותזכורת אוטומטית יוצאת לעובד ששכח לדווח עד השעה שקבעתם.

קריאות שירות ובדיקות כמשימות

תקלה שדייר דיווח עליה הופכת למשימה לעובד, עם תיאור ומועד. העובד רואה אותה באפליקציה, מעדכן סטטוס, מגיב ומצרף תמונה מהשטח בסיום. המנהל מקבל עדכון כשהמשימה הושלמה, והתראה אם היא לא בוצעה בזמן שהוגדר. בדיקות שחוזרות, כמו בדיקת ציוד כיבוי או ניקיון חדר אשפה, מגדירים פעם אחת כמשימות קבועות לפי ימים, והן מופיעות לעובד בכל פעם.

לבדיקות כאלה אפשר להיעזר גם בצ׳קליסט תחזוקת מבנה וביומן בדיקת מטפים.

תקשורת עם הצוות ועם הלקוח

בחברת אחזקה, המנהל מעביר הרבה מידע לעובדים שהוא לא פוגש: שינוי בשעת ניקיון, הנחיה חדשה של ועד הבית, קוד כניסה שהשתנה. הודעות באפליקציה או ב־SMS מגיעות לכל העובדים הרלוונטיים בבת אחת, ומנהלים יכולים להתכתב עם העובד בהקשר של דיווח נוכחות מסוים.

מול הלקוח, התיעוד הוא מה שמראה את השירות. כשאפשר לשלוח לוועד הבית או למנהל הנכס רשימה של ביקורים וקריאות שטופלו, עם תאריכים ותמונות, השיחה על חידוש החוזה נשענת על עובדות. כדאי לקבוע מראש איזה דוח שולחים לכל לקוח ובאיזו תדירות.

שכר וחיוב לפי בניין

כשכל דיווח משויך לבניין או ללקוח, אפשר להפיק בסוף החודש דוח שעות לכל בניין. אותו דוח משמש לחשבות השכר, ולחיוב הלקוח כשהחוזה לפי שעות. גם כשהחוזה גלובלי, הדוח מראה כמה עבודה השקעתם בכל בניין, ועוזר להבין אילו חוזים רווחיים ואילו לא.

כשמגיע זמן לחדש חוזה או לתמחר בניין חדש, נתוני השעות של בניינים דומים הם הבסיס הטוב ביותר להצעה. בלי נתונים כאלה, התמחור נשען על הערכות, ולעיתים קרובות מתברר רק אחרי כמה חודשים שהבניין דורש הרבה יותר עבודה ממה שתומחר. דוח רבעוני של שעות מול הכנסה לכל בניין מראה את זה בזמן.

שעות ועובדים שעתיים

רבים מהעובדים בענף מועסקים בשכר שעתי ובמשרות חלקיות, ולפעמים אצל כמה בניינים באותו יום. זמן נסיעה בין בניינים, הפסקות ושעות נוספות צריכים הגדרה ברורה בהסכם העבודה. מסך החריגות מסמן שעות שחורגות מהכללים שהגדרתם, כך שאפשר לטפל בהן במהלך החודש.

שאלות נפוצות

איך יודעים שהעובד הגיע לבניין?

בדיווח מהבניין עצמו: מדבקת NFC או QR, או מקום מותר לדיווח מהאפליקציה.

איך מנהלים קריאות שירות?

כל קריאה הופכת למשימה לעובד, עם עדכון סטטוס ותמונה בסיום.

אפשר להגדיר בדיקות קבועות?

כן. משימות קבועות לפי ימים או תפקיד מופיעות לעובד בכל פעם, עם התראה אם לא בוצעו בזמן.

איך מחייבים לקוח לפי בניין?

משייכים את הדיווחים לבניין או ללקוח, ומפיקים דוח שעות לכל אחד.

קריאה נוספת

הצעד הבא

רוצים לבדוק איך זה יעבוד אצלכם? השאירו פרטים לשיחה עם נציג או עיינו במחירון. יש 14 ימי ניסיון ללא עלות.

המידע במאמר כללי ואינו ייעוץ משפטי, ייעוץ שכר או ייעוץ מס. הכללים עשויים להשתנות ולחול אחרת לפי ענף, הסכם קיבוצי או צו הרחבה; לפני החלטה מומלץ לבדוק עם עורך דין או יועץ שכר.