למה החזר הנסיעות בתלוש מתחיל בשאלה פשוטה: כמה ימים העובד באמת הגיע לעבודה החודש.
החישוב מתחיל במחיר הנסיעה של העובד בתחבורה ציבורית, הלוך וחזור, באותו יום. משווים אותו לתקרה היומית שבצו, ולוקחים את הנמוך מבין השניים. את הסכום היומי מכפילים במספר הימים שבהם העובד הגיע לעבודה בחודש. כשיש כרטיס תחבורה חודשי שזול יותר מסכום הנסיעות הבודדות, המעסיק רשאי לשלם לפי האפשרות הזולה ביותר: נסיעות בודדות, כרטיסייה או כרטיס חודשי.
עובד שגר במרחק הליכה קצר, פחות מכ־500 מטר ממקום העבודה, נחשב בדרך כלל כמי שלא צריך תחבורה, אלא אם יש סיבה מיוחדת כמו מגבלת ניידות. עובד שהמעסיק מסיע בהסעה מאורגנת אינו זכאי להחזר. עובד שמגיע ברכב פרטי זכאי בדרך כלל לאותו החזר, כלומר לפי מחיר התחבורה הציבורית בקו שלו ולא לפי עלות הדלק, אלא אם הסכם העבודה או ההסכם הקיבוצי קובעים אחרת.
מכיוון שההחזר משולם לפי ימי הגעה בפועל, טעות ברישום הנוכחות היא גם טעות בדמי הנסיעה. עובד במשרה חלקית שמגיע שלושה ימים בשבוע, עובד שעבד חצי חודש בגלל חופשה, ועובד שעובר בין סניפים, כולם מקבלים סכום שונה. כשהרישום מדויק, אין צורך לנחש, ואין ויכוח בסוף החודש.
גם עבודה מהבית משפיעה: יום שבו העובד עבד מהבית בלי להגיע למקום העבודה הוא בדרך כלל לא יום נסיעה. כדאי להגדיר זאת מראש במדיניות העבודה ההיברידית, ולסמן את ימי הבית ברישום הנוכחות.
דמי נסיעה מכסים את הדרך מהבית לעבודה ובחזרה. נסיעה במהלך יום העבודה, למשל לפגישה אצל לקוח, לסניף אחר או לאתר עבודה, היא הוצאה לצורך העבודה, והיא מוחזרת לפי נוהל החזר הוצאות של העסק: קילומטרים, חניה, כרטיס נסיעה או מונית. כדאי להפריד בין השניים בתלוש ובנוהל, כדי שלא ייווצרו כפילויות או פערים.
תקרת ההחזר היומית מתעדכנת, ובענפים מסוימים יש הסדרים מיוחדים בהסכם קיבוצי או בצו הרחבה ענפי. גם הטיפול במס ובביטוח לאומי של דמי הנסיעה נקבע לפי כללים משלו. לפני שקובעים מדיניות, כדאי לוודא עם יועץ השכר מה התקרה הנוכחית ומה חל על העסק.
עובד שעובד בשני סניפים בימים שונים זכאי להחזר לפי הנסיעה לכל סניף, כך שהסכום היומי יכול להשתנות. עובד שעובד במשמרת לילה שמסתיימת אחרי שהתחבורה הציבורית הפסיקה לפעול, או בשבת ובחג, מעלה שאלה של עלות בפועל מול התקרה, וכדאי לקבוע לה כלל בנוהל. גם עובד שמקבל הנחה בתחבורה ציבורית, למשל סטודנט, זכאי להחזר לפי המחיר המוזל שהוא משלם בפועל.
כל הכללים האלה יעבדו טוב יותר כשהם כתובים בנוהל אחד, שהעובד מקבל בקליטה וחותם עליו. כך אין הפתעות בתלוש הראשון.
חישוב בדוי לעובדת במשרה חלקית:
| ימי עבודה בחודש | 12 ימי הגעה בפועל |
|---|---|
| מחיר נסיעה יומי | הלוך וחזור, מתחת לתקרה |
| חופשה | 3 ימים, ללא דמי נסיעה |
| עבודה מהבית | 2 ימים, ללא דמי נסיעה |
הדוגמה בדויה. הסכומים והתקרה נקבעים לפי הצו העדכני ולפי מה שחל על העסק.
דוח הנוכחות החודשי מראה כמה ימים כל עובד הגיע בפועל, ומפריד בין ימי עבודה, חופשה ומחלה. הדוח מיוצא לשכר, ויועץ השכר מחשב ממנו את דמי הנסיעה בלי לספור ידנית.
כן, בעד הימים שבהם הגיע לעבודה בפועל.
בדרך כלל לא, כי ההחזר הוא על הגעה בפועל לעבודה.
לפי הצו, ההחזר נקבע לפי מחיר התחבורה הציבורית, אלא אם הוסכם אחרת.
נציג EZTime יראה לכם את זרימת העבודה על הנתונים של העסק שלכם.