למה קבלות של עובדים מגיעות תמיד מקומטות, באיחור של חודש, ובלי שאף אחד זוכר על מה הן.
לכל הוצאה: תאריך, סכום, ספק, סיבה, ולאיזה פרויקט או לקוח היא שייכת, אם רלוונטי. וקבלה או חשבונית. בלי קבלה, הרבה הוצאות לא יוכרו לצורכי מס, והעסק משלם אותן בלי לקבל עליהן הכרה. לכן הכלל הפשוט הוא: אין קבלה, אין החזר, אלא אם מנהל אישר במפורש.
ככל שהדיווח קרוב יותר להוצאה, הוא מדויק יותר. קבלה שצולמה ביום ההוצאה עדיין קריאה, ועוד זוכרים על מה היא. קבלה שנמצאה בכיס המכנסיים אחרי חודש, כבר דהויה. עדיף לבקש מהעובדים לצלם את הקבלה מיד ולשלוח, ולא לאסוף ערימה לסוף החודש.
בנוהל החזר ההוצאות כדאי לקבוע מה מותר בלי אישור מראש, למשל חניה ודלק לעובדי שטח, ומה דורש אישור, למשל רכישת ציוד מעל סכום מסוים. מי מאשר, תוך כמה זמן, ומתי משולם ההחזר: בתלוש הבא או בהעברה נפרדת. עובד שמחכה חודשיים להחזר מפסיק להוציא כסף בשביל העבודה, וזה בסוף פוגע בשירות.
חשוב להפריד בין החזר הוצאות לצורך העבודה, כמו נסיעה ללקוח, לבין דמי נסיעה, שהם החזר על הדרך מהבית לעבודה ובחזרה ומחושבים לפי כללים אחרים. ערבוב בין השניים יוצר כפילויות ובלבול בתלוש.
זה קורה. עובד שילם חניה, והקבלה נעלמה. כדאי להגדיר בנוהל מה עושים במקרה כזה: למשל, הצהרה קצרה של העובד עם פרטי ההוצאה ואישור המנהל, עד סכום מסוים ולא יותר מכמה פעמים בשנה. כך העובד לא מפסיד, והעסק לא פותח פתח לדיווחים לא מבוקרים.
והכי טוב למנוע: כשמצלמים את הקבלה מיד, אין מה לאבד.
עוד דבר שכדאי לבדוק פעם ברבעון הוא את סך ההוצאות לפי עובד ולפי סוג. עלייה חדה בהוצאות דלק של צוות מסוים, או הוצאות חוזרות על אותו ציוד, הן לא בהכרח בעיה, אבל הן שאלה שכדאי לשאול. לפעמים התשובה היא ציוד טוב יותר או תכנון מסלולים, שחוסכים כסף לכולם.
שבוע בדוי של טכנאי שטח:
| חניה אצל לקוח | 18 ₪, קבלה צולמה, אושר |
|---|---|
| דלק | 250 ₪, קבלה צולמה, אושר |
| חלק חילוף בחנות | 120 ₪, נדרש אישור, אושר בטלפון |
| ארוחת צהריים | לא בנוהל, לא אושר |
הדוגמה בדויה.
ב־EZTime העובד מדווח הוצאה מהאפליקציה ומצרף צילום של הקבלה, והמנהל רואה את ההוצאות במקום אחד. כך הקבלה לא הולכת לאיבוד, ואפשר להעביר את הנתונים לשכר או לרואה החשבון.
כדי שההוצאה תוכר, כמעט תמיד כן. בלי קבלה, כדאי לא להחזיר אלא באישור מפורש.
במועד שנקבע בנוהל, לרוב עם התלוש הבא.
המנהל הישיר, ומעל סכום מסוים גם הבעלים או מנהל הכספים.
נציג EZTime יראה לכם את זרימת העבודה על הנתונים של העסק שלכם.