איך עסק מחליט כמה עובדים צריך בכל סניף, ומה בודקים לפני שמגייסים עוד אחד.
בעסקים עם משרות מלאות, נוח למדוד תקן במספר משרות. בעסקים עם עובדי משמרות וחלקיות, עדיף למדוד בשעות: כמה שעות עבודה בשבוע צריך בכל סניף ובכל תפקיד. 400 שעות בשבוע יכולות להיות 10 עובדים במשרה מלאה או 16 עובדים במשרות חלקיות, והתמהיל משפיע על הגמישות ועל העלות.
את התקן גוזרים מתכנון כוח האדם: שעות הפעילות, העומס בכל שעה, והיחס בין עובדים לעבודה.
בקשה טובה עונה על כמה שאלות: איזה תפקיד ובאיזה היקף? האם זו החלפה של עובד שעזב או תוספת? מה הבעיה שהגיוס פותר? מה העלות הצפויה? האם יש אפשרות אחרת, כמו גיוס פנימי, שינוי סידור או הרחבת משרה של עובד קיים? וממתי צריך את העובד?
השאלה האחרונה חשובה במיוחד: גיוס לוקח זמן, וקליטה לוקחת עוד זמן. בקשה שמוגשת שבוע לפני העונה העמוסה מגיעה מאוחר מדי.
נתונים: האם יש באמת חוסר? כמה שעות נוספות עשו העובדים הקיימים, כמה משמרות לא אוישו, כמה פעמים הוזעקו מחליפים. חלופות: האם אפשר לשנות את הסידור, להרחיב משרה חלקית או לנייד עובד מסניף אחר. תקציב: עלות מלאה של העובד, כולל הפרשות. קליטה: מי יחפוף ויחנוך את העובד החדש.
כשהנתונים מראים שעות נוספות קבועות של אותם עובדים, לרוב זה סימן שיש צורך אמיתי, וגם שגיוס יכול להיות זול יותר מהשעות הנוספות.
בעסקים עונתיים, התקן משתנה לאורך השנה. מסעדה בעיר תיירותית צריכה יותר שעות בקיץ, וחנות צריכה יותר לפני החגים. כדאי להגדיר תקן בסיס לכל השנה, ותקן עונתי לתקופות העמוסות, ולתכנן את הגיוס העונתי חודש או חודשיים מראש. עובדים עונתיים שחוזרים כל שנה חוסכים גיוס וקליטה, ולכן כדאי לשמור איתם על קשר.
גם תקן הבסיס צריך בדיקה פעם בשנה: אולי העומס השתנה, אולי נפתח סניף, ואולי השעות הנוספות הקבועות מסמנות שהתקן נמוך מדי.
מנהלת סניף ביקשה עובד נוסף:
| הבקשה | קופאי/ת ל־24 שעות שבועיות, ערבים |
|---|---|
| נתונים | 3 חודשים של 20 שעות נוספות בשבוע בערבים |
| חלופה שנבדקה | הרחבת משרה לעובדת קיימת: אפשרית רק ל־8 שעות |
| החלטה | הרחבת משרה וגיוס ל־16 שעות |
הדוגמה בדויה וממחישה בלבד.
הנתונים שמצדיקים או דוחים בקשת גיוס נמצאים בדוחות: שעות נוספות לפי סניף, משמרות לא מאוישות והחלפות. כשהם זמינים, ההחלטה מהירה ומבוססת.
תקן הוא מספר המשרות או השעות. תקציב השכר הוא הכסף שמוקצה להן.
גם עסק קטן נהנה מלדעת כמה שעות עבודה הוא צריך בכל סניף, ולבדוק כל גיוס מול זה.
בודקים אם צריך להחליף אותו באותו היקף, או שזה הזמן לשנות את התמהיל.
נציג EZTime יראה לכם את זרימת העבודה על הנתונים של העסק שלכם.