בקשה מסודרת לציוד, עם סכום אוטומטי, מאשר ותאריך נדרש, וגיליון שמראה כמה הוזמן בכל סניף.
תאריך, מבקש, סניף, מאשר ותאריך נדרש.
תיאור, כמות ומחיר, עם סכום שורה וסכום כולל.
ממתין, אושר, אושר חלקית, נדחה, הוזמן, התקבל.
כל ההזמנות ברבעון, עם סכום מאושר וכמה ממתינות.
בקשה בדויה של מזכירת סניף:
| פריט | כמות | סה"כ |
|---|---|---|
| נייר מדפסת A4 | 10 חבילות | 250 ₪ |
| טונר למדפסת | 2 | 640 ₪ |
| עטים | 2 קופסאות | 60 ₪ |
| כיסא משרדי | 1 | נדחה, ייבדק ברבעון הבא |
שלושה פריטים אושרו באותו יום, ואחד נדחה עם הסבר. כולם יודעים מה הסטטוס.
סכומי אישור, ספקים ונהלי רכש נקבעים לפי העסק. התבנית היא כלי ארגוני בלבד.
קבעו יום קבוע להזמנה מרוכזת, למשל כל יום ראשון. בקשות שמגיעות במהלך השבוע מצטברות, והמאשר עובר עליהן פעם אחת. רק דברים דחופים באמת עוקפים את התור.
החזיקו רשימת מינימום לפריטים שנגמרים תמיד, כמו נייר, טונר וקפה. כשמגיעים למינימום, מזמינים בלי לחכות שמישהו יבקש.
ובסוף כל רבעון, הסתכלו בגיליון המעקב. סניף שמזמין פי שניים מסניף בגודל דומה הוא שאלה שכדאי לשאול.
הגיליון "מעקב הזמנות" מראה כמה הוציא כל סניף או מחלקה. כדי שהמספר יגיד משהו, כדאי לקבוע תקציב לכל רבעון, למשל לפי מספר העובדים. עסק שהוציא ברבעון הקודם 1,800 ₪ על 12 עובדים, כלומר 150 ₪ לעובד, יכול לקבוע תקרה דומה לרבעון הבא.
שלוש בדיקות פשוטות בסוף כל רבעון: מה הפריט שהוזמן הכי הרבה, האם יש סניף שמזמין פי שניים מסניף בגודל דומה, וכמה הזמנות היו "דחופות". אם רוב ההזמנות דחופות, כנראה שהמלאי המינימלי נמוך מדי.
כשעובדים קונים בעצמם ציוד קטן ומבקשים החזר, כדאי שהקבלה לא תלך לאיבוד. ב־EZTime העובד מדווח הוצאה מהאפליקציה עם תמונה של הקבלה, במסלול הפרימיום של הנוכחות. ראו תיעוד הוצאות ונוהל החזר הוצאות.
המנהל הישיר, ומעל סכום מסוים גם הבעלים או מנהל הכספים. כתבו את הסף בנוהל.
כדי לדעת מה דחוף ומה יכול לחכות להזמנה המרוכזת הבאה.
כן, ומומלץ. הזמנה מרוכזת פעם בשבוע או בחודש חוסכת משלוחים וזמן.
כותבים סיבה, ומודיעים למבקש. בקשה שנדחתה בלי הסבר תחזור.
כן, ושומרים אותה עם הטופס. זה עוזר להנהלת החשבונות ולבדוק אחר כך שקיבלתם את מה ששילמתם עליו.
ב־EZTime עובד מדווח הוצאה מהנייד עם תמונה של הקבלה, והמנהל רואה את כל ההוצאות במקום אחד.