איזה אחוז מהעובדים עזב בתקופה מסוימת, ומה זה אומר בקצב שנתי.
תחלופה = עוזבים ÷ ((עובדים בתחילת התקופה + עובדים בסוף התקופה) ÷ 2) × 100. ההערכה השנתית במחשבון מכפילה את השיעור ב־12 ומחלקת במספר חודשי התקופה. אין הגדרה אחת שמחייבת את כולם, ולכן הכי חשוב להחליט על הגדרה אחת ולהישאר איתה לאורך זמן, כדי שההשוואה בין תקופות תהיה אמיתית.
השאלה הראשונה היא מי נכלל. רוב העסקים סופרים כל עובד שיחסי העבודה שלו הסתיימו, בין אם התפטר ובין אם פוטר. כדאי לחשב גם תחלופה מרצון, רק של מי שהתפטר, כי היא מלמדת יותר על שביעות רצון ועל תנאי העבודה. עובדים עונתיים או זמניים שסיימו חוזה מתוכנן מומלץ לספור בנפרד, אחרת כל קיץ ייראה כמשבר.
שאלה שנייה היא מתי. עובד שעזב אחרי שבועיים מספר משהו אחר מעובד שעזב אחרי חמש שנים. פילוח לפי ותק, למשל עזיבה בשלושת החודשים הראשונים, מראה אם הבעיה בגיוס ובקליטה או בהמשך הדרך.
אין מספר "נכון" אחד. בענפים עם הרבה עובדים שעתיים, סטודנטים ומשמרות, תחלופה גבוהה נפוצה יותר מאשר במשרד עם עובדים ותיקים. ההשוואה החשובה היא מול עצמכם: האם השיעור עולה או יורד, ואיפה הוא גבוה במיוחד. פילוח לפי סניף, מחלקה ומנהל מראה לרוב פערים גדולים בתוך אותו עסק, והם המקום לחפש בו את הסיבות.
כדאי לחשב את המדד כל רבעון באותה שיטה, ולהציג אותו לצד הרבעון המקביל בשנה הקודמת, כדי לנטרל עונתיות. בעסקים קטנים, עם פחות מעשרים עובדים, עזיבה אחת משנה את האחוז מאוד, ולכן עדיף להסתכל על מספרים מוחלטים לאורך שנה.
בתחילת הרבעון היו בעסק 40 עובדים ובסופו 44. במהלך הרבעון עזבו 6. ממוצע העובדים הוא 42, והתחלופה לרבעון היא 6 חלקי 42, בערך 14.3%. בקצב הזה, השיעור השנתי המשוער הוא בערך 57%. הדוגמה בדויה.
בעסקים שעובדים במשמרות, כמו מסעדות, חנויות, מחסנים ומוקדי שירות, יש כמה סימנים מוקדמים שכדאי לעקוב אחריהם עוד לפני שעובד מגיש מכתב התפטרות. עובד שמבקש פחות משמרות מחודש לחודש, שמחליף משמרות לעיתים קרובות, או שהאיחורים שלו מצטברים, נמצא לעיתים בדרך החוצה. גם עובד שעובד הרבה מעל המכסה, שבוע אחרי שבוע, נמצא בסיכון לשחיקה.
הנתונים האלה כבר קיימים בסידור העבודה ובדוחות הנוכחות. כשמסתכלים עליהם פעם בחודש, לפי עובד ולפי סניף, אפשר לזמן שיחה בזמן ולא אחרי שההחלטה כבר התקבלה. בנוסף, כדאי לקיים שיחת עזיבה קצרה עם כל עובד שעוזב ולרשום את הסיבה, כדי שבסוף השנה תוכלו לראות אילו סיבות חוזרות.
כל עזיבה מייצרת עלויות: זמן גיוס, ראיונות, קליטה, הדרכה, ותקופה שבה העובד החדש עדיין לא בקצב מלא. בעסקים עם משמרות, עזיבה גם משאירה חורים בסידור ומעמיסה שעות נוספות על מי שנשאר. לכן גם ירידה קטנה בתחלופה יכולה לחסוך הרבה. מה עוזר בפועל: קליטה מסודרת עם חונך, סידור עבודה הוגן שמתפרסם מוקדם, שיחות משוב קבועות, וזיהוי מוקדם של שחיקה. דוחות נוכחות ושעות נוספות לפי עובד יכולים להצביע על עומס לפני שהוא הופך להתפטרות.
בעסק ישראלי יש כמה גורמים שמשפיעים על התחלופה ושכדאי להפריד בחישוב. עובדים עונתיים שסיימו עונה, למשל בקיץ או בחגים, יוצרים קפיצה צפויה, ולכן מומלץ לספור אותם בנפרד. שירות מילואים הוא היעדרות ולא עזיבה, וכדאי לוודא שהמערכת לא סופרת אותו כעוזב. עובדי קבלן לא נספרים בדרך כלל בתחלופה של המעסיק בפועל, אבל אם אתם חברת כוח אדם, מגבלת 9 החודשים אצל לקוח יוצרת תחלופה שאינה מרצון.
בנוסף, כל עזיבה עולה כסף שאפשר לחשב: הודעה מוקדמת, פדיון חופשה, ולעיתים פיצויים, ואחר כך גיוס וקליטה. המחשבונים של הודעה מוקדמת ופיצויי פיטורים נותנים את החלק הישיר.
שני סניפים, בכל אחד ממוצע של 30 עובדים, ובכל אחד עזבו 9 עובדים בשנה, כלומר תחלופה של 30%. הפילוח לפי ותק מראה שהמספר מספר סיפורים שונים. הנתונים בדויים.
| ותק בעזיבה | סניף א׳ | סניף ב׳ |
|---|---|---|
| עד 3 חודשים | 6 | 1 |
| 3 עד 12 חודשים | 2 | 3 |
| יותר משנה | 1 | 5 |
| סך הכול | 9 | 9 |
בסניף א׳ שני שלישים מהעוזבים עזבו בשלושת החודשים הראשונים. זו בעיה של גיוס וקליטה: ציפיות לא מתאימות, חונך שלא היה, או סידור שלא פורסם בזמן. בסניף ב׳ עוזבים בעיקר ותיקים, וזו שאלה של שחיקה, שכר או התקדמות. אותו אחוז, פתרון אחר.
אפשר להדפיס את הדף ולסמן.
מספר העוזבים חלקי ממוצע העובדים בתקופה, כפול 100.
בדרך כלל כל מי שיחסי העבודה שלו הסתיימו. כדאי לחשב בנפרד תחלופה מרצון ועובדים עונתיים.
זה תלוי בענף ובסוג העובדים. ההשוואה החשובה היא מול התקופות הקודמות שלכם ובין סניפים.
כן, ואז המחשבון מציג גם הערכה שנתית לפי הקצב.
לא. המחשבון רץ במכשיר שלכם בלבד, וכשסוגרים את העמוד הנתונים נמחקים.
ב־EZTime רואים שעות נוספות והיעדרויות לפי עובד ולפי סניף, ואלה לרוב הסימנים הראשונים לעומס.