כמה עובדים צריך במשמרת: איך קובעים תקן לפי עומס

תשובה קצרה: מספר העובדים במשמרת צריך לנבוע מהעומס הצפוי ולא מהרגל. אוספים נתונים על העומס לפי יום ושעה, כמו מכירות, הזמנות, לקוחות או משימות, מגדירים כמה עבודה עובד אחד מספיק בשעה בכל תפקיד, וקובעים מינימום קבוע לכל משמרת. משם בונים תקן לכל משמרת, משבצים לפיו, ופעם בחודש משווים את התכנון לנוכחות בפועל ולעומס שהיה, ומתקנים.

עיקרי הדברים

תקן משמרת נקבע לפי נתוני עומס, לא לפי "תמיד היו ארבעה".
לכל תפקיד יש מינימום, גם בשעות השקטות ביותר.
שעות שיא קצרות מכוסות לפעמים טוב יותר במשמרת חופפת קצרה.
השוואה חודשית בין התכנון לבפועל משפרת את התקן עם הזמן.
עודף עובדים עולה כסף, וחוסר עובדים עולה בשירות ובשחיקה.

למה זו שאלה חשובה

עלות השכר היא בדרך כלל אחת ההוצאות הגדולות בעסק עם משמרות. משמרת עם עובד אחד מיותר, כל יום, מצטברת לסכום משמעותי בסוף השנה. מצד שני, משמרת עם עובד אחד חסר בשעת שיא פוגעת בשירות, מייצרת תורים, מתסכלת לקוחות ושוחקת את העובדים שכן הגיעו. רוב העסקים נעים בין שני הקצוות האלה בלי לדעת, כי התקן נקבע פעם, לפני שנים, ומאז לא נבדק.

קביעת תקן לפי נתונים לא דורשת מערכת מתוחכמת. היא דורשת כמה שבועות של איסוף מידע, וחשיבה מסודרת.

שלב 1: לאסוף נתוני עומס

השאלה הראשונה היא מה מייצר עבודה בעסק שלכם. בכל עסק התשובה אחרת:

במסעדה: מספר סועדים או הזמנות לפי שעה.
בחנות: מספר עסקאות בקופה לפי שעה.
במוקד שירות: מספר שיחות נכנסות לפי חצי שעה.
במחסן: מספר הזמנות לליקוט או משטחים לקבלה.
בחברת ניקיון: מספר אתרים או מטרים לניקוי.

אספו את הנתון הזה לפי יום בשבוע ושעה, לפחות לארבעה עד שמונה שבועות. רוב מערכות הקופה וההזמנות שומרות אותו. כשמסדרים אותו בטבלה, הדפוס מופיע מהר: ימים חזקים, שעות שיא, שעות מתות.

שלב 2: כמה עבודה עובד אחד מספיק

עכשיו צריך להעריך כמה עבודה עובד אחד בכל תפקיד יכול לבצע בשעה, ברמת שירות שאתם רוצים. למשל, כמה עסקאות קופאי מטפל בהן בשעה בלי שהתור יגדל, או כמה שולחנות מלצר יכול לשרת. אפשר להעריך את זה מהניסיון של העובדים והמנהלים, או למדוד בכמה משמרות.

חשוב לזכור שלא כל העבודה קשורה ישירות ללקוחות. יש הכנות, ניקיון, סידור, קבלת סחורה, משימות פתיחה וסגירה. את העבודה הזו כדאי להעריך בנפרד, ולשבץ לה זמן בשעות השקטות.

שלב 3: מינימום לכל תפקיד

גם בשעה הכי שקטה, יש דברים שחייבים להתקיים. כדאי להגדיר מינימום לכל משמרת:

אחראי משמרת אחד לפחות.
לפחות עובד אחד בכל עמדה שחייבת להיות פתוחה, כמו קופה או מטבח.
עובדים עם הסמכות נדרשות, כמו מגיש עזרה ראשונה או מפעיל ציוד מסוים.
שיקולי בטיחות, למשל לא להשאיר עובד אחד לבד בסגירה בלילה, אם זו מדיניות העסק.

המינימום הזה הוא הרצפה. התקן לפי עומס נבנה מעליו.

שלב 4: לבנות תקן לכל משמרת

עכשיו מחברים: לכל שעה, מחלקים את העומס הצפוי בכמה שעובד אחד מספיק, מוסיפים את העבודה שאינה מול לקוחות, ומוודאים שהתוצאה לא נמוכה מהמינימום. התוצאה היא מספר העובדים הנדרש בכל שעה ובכל תפקיד.

לרוב יתברר שהצורך לא אחיד לאורך המשמרת. למשל, במסעדה הצורך קופץ בין 12:00 ל־14:00 ובין 19:00 ל־21:00. במקום להחזיק את כל הצוות כל היום, אפשר לשבץ משמרות חופפות קצרות יותר שמכסות את השיא, או משמרת אמצע שמתחילה לפני השיא ומסתיימת אחריו. כאן צריך לשים לב גם לכללים על אורך משמרת מינימלי שנהוג אצלכם, לשעות מנוחה ולשעות נוספות.

דוגמה מספרית

נניח שבחנות יש בממוצע 40 עסקאות בשעה ביום חמישי בין 16:00 ל־19:00, ו־15 עסקאות בשעה בבוקר. קופאי מטפל בנוחות בכ־20 עסקאות בשעה. בשעות השיא צריך שני קופאים, ובבוקר אחד מספיק. אם בנוסף צריך עובד לסידור מדפים ולקבלת סחורה בבוקר, ועובד אחראי בכל משמרת, התקן ביום חמישי יכול להיראות כך: בבוקר אחראי, קופאי ועובד מחסן; אחר הצהריים אחראי, שני קופאים ועובד רצפה. המספרים להמחשה בלבד, אבל השיטה עובדת בכל גודל.

שלב 5: לבדוק ולתקן כל חודש

התקן הוא השערה, והוא משתפר רק אם בודקים אותו. פעם בחודש, השוו שלושה דברים: כמה עובדים תוכננו בכל משמרת, כמה עבדו בפועל לפי דוח הנוכחות, ומה היה העומס. אם במשמרות מסוימות עבדו יותר שעות מהתכנון באופן קבוע, אולי התקן נמוך מדי, או שיש בעיה בשחרור עובדים. אם התורים מתארכים בשעה מסוימת, כנראה שחסר שם עובד.

שימו לב גם לעונתיות: חגים, קיץ, תחילת שנת לימודים. מה שנכון לנובמבר לא בהכרח נכון לאפריל. כדאי לשמור את הנתונים של כל שנה, ולהשתמש בהם לתכנון של השנה הבאה.

גמישות בתוך התקן

גם תקן טוב לא חוזה כל יום. יש ימים שקטים מהצפוי וימים עמוסים מהצפוי. כדי להתמודד עם זה, כדאי להחזיק רשימת עובדים שמוכנים להגיע בהתראה קצרה או לסיים מוקדם. כך אפשר להוסיף כשיש עומס, ולשחרר עובד כשהמשמרת שקטה, בתיאום מראש ובהתאם לכללים שחלים על העסק. חשוב לנהוג בהוגנות בעניין הזה, ולא לשחרר תמיד את אותו עובד.

לשתף את הצוות

אחראי משמרת ועובדים ותיקים יודעים הרבה על העומס, לפעמים יותר מהנתונים. הם יודעים שביום שני הראשון בחודש יש תור ארוך בבוקר, או שאירוע באולם הסמוך מביא לקוחות בערב. כדאי לשאול אותם כשבונים את התקן, ולבקש מהם לרשום בדוח סוף המשמרת אם הרגישו חוסר או עודף.

השיתוף הזה עוזר גם לקבלת התקן. עובדים שמבינים למה במשמרת מסוימת יש שלושה עובדים ולא ארבעה, ושיודעים שהתקן נבדק ומתעדכן, פחות מרגישים שחוסכים על חשבונם.

עלות מול שירות: איפה לעמוד

אין מספר עובדים אחד נכון. יש בחירה בין רמות שירות ועלות. עסק שמתחרה על חוויית לקוח מהירה ירצה מרווח גדול יותר בשעות השיא, ועסק שמתחרה על מחיר יעדיף תקן הדוק יותר ויקבל תורים קצרים לפעמים. החשוב הוא שהבחירה תהיה מודעת.

כדי לראות את הבחירה במספרים, חשבו את עלות כוח האדם כאחוז מההכנסות לכל יום בשבוע. אם ביום מסוים האחוז גבוה במיוחד, כנראה יש עודף. אם ביום אחר הוא נמוך במיוחד והלקוחות מתלוננים, כנראה יש חוסר. הנתון הזה, יחד עם התקן, נותן למנהל שפה ברורה לשיחה עם הבעלים או עם ההנהלה.

מתי לחשוב על גיוס ומתי על שיבוץ

לפעמים התקן מראה שחסרים עובדים, ולפעמים הוא מראה שהעובדים קיימים אבל משובצים במקום הלא נכון. לפני שמגייסים, כדאי לבדוק אם אפשר להזיז שעות מהשעות השקטות לשעות השיא, או להכשיר עובד קיים לתפקיד נוסף. רק כשהתקן מראה חוסר קבוע, שבוע אחרי שבוע, זה הזמן לגייס, ואז כבר יודעים בדיוק לאילו משמרות ולאיזה תפקיד.

כך כל גיוס נשען על נתונים, ולא על תחושה של עומס.

טעויות נפוצות

לקבוע תקן אחד לכל ימות השבוע, כשהעומס שונה מאוד בין ימים.
לשכוח את העבודה שאינה מול לקוחות, ואז לא לעמוד במשימות.
לשבץ לפי מי שזמין ולא לפי מי שצריך בכל תפקיד.
לא לבדוק את התקן אף פעם, גם כשהעסק השתנה.
לחסוך במינימום של אחראי או של עובד מוסמך.

איך EZTime עוזרת

ב־EZTime בונים את הסידור לפי תפקידים ומשמרות, ורואים בדוחות הנוכחות כמה שעות עבדו בפועל בכל משמרת ובכל מחלקה. השוואה בין הסידור לבין הדיווחים מראה איפה התכנון חרג, ומסך החריגות מרכז שעות שחרגו מהכללים שהוגדרו. הנתונים מיוצאים גם לשכר, כך שקל לראות איך התכנון משפיע על עלות כוח האדם.

שאלות נפוצות

איך יודעים כמה עובדים צריך במשמרת?

מחלקים את העומס הצפוי בכמות העבודה שעובד אחד מספיק, מוסיפים עבודה שאינה מול לקוחות, ומוודאים שלא יורדים מתחת למינימום לכל תפקיד.

מה זה תקן משמרת?

מספר העובדים הנדרש בכל משמרת ובכל תפקיד, לפי העומס הצפוי ולפי מינימום קבוע.

כל כמה זמן צריך לעדכן את התקן?

כדאי לבדוק אותו פעם בחודש מול הנוכחות והעומס בפועל, ולעדכן לפני עונות עמוסות.

מה עושים עם שעות שיא קצרות?

משבצים משמרת חופפת קצרה או משמרת אמצע שמכסה את השיא, במקום להגדיל את כל המשמרת.

קריאה נוספת

הצעד הבא

רוצים לבדוק איך זה יעבוד אצלכם? השאירו פרטים לשיחה עם נציג או עיינו במחירון. יש 14 ימי ניסיון ללא עלות.